Verohallinnolta on postitettu huomattava määrä verotuspäätöksiä virheellisin tiedoin. Osa päätöksen tiedoista on omia verotietoja, mutta samassa päätöksessä on myös ihan puuta heinää olevaa tietoa. Tai sitten verottaja on jotenkin onnistunut paljastamaan kaikki mahdolliset kaksoiselämät; puoliso onkin myös jonkun toisen puoliso tai lapsia on verotuspäätöksellä useampi kappale kuin kotoa löytyy. Osakkaiden omistukset ja lainojen tiedot ovat yhtä iloisesti sekaisin. Tai mistä sitä tietää, jos vaikka tilapäisenä muistinmenetyksen hetkenä onkin tullut käytyä pankissa tai hankittu osakesalkku.

Toivon todellakin hartaasti, että kysymyksessä on todella ”vain” tulostustekninen ongelma, ja että tiedot järjestelmässä ovat kuitenkin oikein. Iso moka on joka tapauksessa tapahtunut, ihan jo GDPR- näkökulmasta.

Verottajan järjestelmät eivät ole mitenkään vakuuttaneet toiminnallaan. Se on tässä viime vuosina tullut todettua.

OmaVero oli susi jo ennen syntymäänsä. Ongelmat OmaVerossa vain kasvoivat sen myötä mitä enemmän sinne tuupattiin tietoa. Verojen kuittauslogiikkaa ei ymmärrä kukaan. On todella vaikeaa yrittää neuvoa asiakasta milloin vero OmaVeroon kannattaa maksaa, jotta ei aiheutuisi lumipalloilmiötä, jonka seurauksena kuitataan vaikka kaikki seuraavan vuoden erääntymättömät ennakkoverot.

Paperiakaan verottajalla ei ole erityisemmin säästelty. Verotuspäätöksiä on tullut moneen kertaan, mikä on aiheuttanut hämminkiä asiakkaissa. Aiheettomia selvityspyyntöjä on tullut poikkeuksellisen paljon. Asiakkaat ovat
hämmentyneitä ja jokaiseen selvityspyyntöön kuitenkin reagoitava. Verottajan puolelta ei kuitenkaan anneta löysää yhtään; jos asiaa ei hoideta ajoissa, niin sanktioautomaatti alkaa laulamaan.

Digitalisaatio on minusta hieno asia. Monta asiaa hoituu kätevämmin kuin ennen vanhaan. Robotiikka ei myöskään minua pelota; en oikeastaan malttaisi odottaa sitä päivää, jolloin robotti alkaisi hoitaa nämä minunkin työni :).

Julkishallinnon digitalisaatiossa mentiin kuitenkin perä edellä puuhun. Viimeisin osoitus tästä on tänä vuonna käyttöön otettu Tulorekisteri.

Olisiko mitenkään ollut mahdollista, että järjestelmiä olisi otettu käyttöön vähitellen ja ehkä testattu paremmin ennen käyttöönottoa? Nytkin tulorekisteriä on testattu oikeilla käyttäjillä, yritysten kustannuksella, koko alkuvuosi.

Suuret tsempit kuitenkin verohallinnon työntekijöille!

Odottaako yrittäjä innolla lomaa, vai onko loma yrittäjälle vain yksi suuri stressin aihe?

Ennen lomaa stressitaso on mahdollista saada tappiin hyvinkin helposti. Yrityksen kun on kuitenkin toimittava vaikka yrittäjä lomailee. Töitä pitää urakoida ennen lomaa koska deadlinet eivät tunne lomaa ja monta asiaa pitää miettiä/delegoida, jotta hommat rullaa vaikka itse onkin kuviosta ulkona.

Kun viimeiset viikot tai päivät ennen lomaa on paljon töitä ja monta asiaa mielessä, ehtiikö pää ollenkaan mukaan lomafiilikseen? Varsinkin kun yrittäjällä lomat eivät yleensä ole neljä viikkoa putkeen, vaan lyhempiä pätkiä kerrallaan. Olisi sääli, jos viikon lomasta viisi ensimmäistä päivä kuluu enemmän tai vähemmän työasioiden parissa, ja kuudentena päivänä kun vihdoin pääsee lomafiilikseen, niin viimeisenä päivänä sitten voikin alkaa surra sitä että huomenna tämä jo loppuu.

Itse olen onneksi oppinut ottamaan kaiken irti lyhyestäkin lomasta ja heti loman ensimmäisestä päivästä alkaen. Tässäpä jakoon muutama itselle hyväksi havaittu ja koettu vinkki

• Se pakollisten ennen lomaa hoidettavien töiden lista on aina pitkä kuin nälkävuosi. Mikään ei ole kuitenkaan raivostuttavampaa kuin se, että viimeisenä työpäivänä raksuttaa takaraivossa että tuo, tuo ja tuo pitää vielä ehtiä hoitaa. Tai se että ensimmäisenä lomapäivänä pitää vielä hoitaa viimeisiä työasioita tai vähintään miettiä, että tuliko kaikki varmasti hoidettua. Tämän vuoksi pusken apinan raivolla tarvittaessa vaikka pari yövuoroa hyvissä ajoin ennen loman alkua. Tällöin voin viimeisenä työpäivänä ottaa varaslähdön lomalle; hoidella ihan rauhassa muutamat viimeiset työt ja siirtää ajatukset pikkuhiljaa lomamoodiin

• Heti samana päivänä kun loma alkaa, kannattaa lähteä mökille tai reissuun. Työasiat katoavat mielestä helpommin kun ympäristö vaihtuu ja/tai aivot joutuvat askartelemaan toisenlaisten asioiden parissa. Eikä niiden toisenlaisten asioiden tarvitse olla sen kummempia kuin että miten kaasuliedellä keitettiinkään se pannukahvi, tai että miten lontoon kielellä tilattiin valkoviiniä

• On kuulemma tyhmää ottaa työkalut (tietokone ja salasanat) lomalle mukaan. Mutta otan siitä huolimatta. Juttu on vaan silleen, että pystyn lomailemaan rennommin, jos työkalut on varmuuden vuoksi messissä. Siten tiedän että voin tarvittaessa alkaa hoitaa asioita, jos tilanne jostain syystä niin vaatii

• Lomalla en lue sähköpostia. Lomaviesti sähköpostissa kertoo milloin olen tavattavissa ja miten kiireellisten asioiden kanssa pitää toimia.

No, eihän kaikki ihan noin yksinkertaista aina ole.  Selkeätä rajaa lomalle ja työlle ei, ainakaan yrittäjän elämässä, ole. Puhelin soi ja voi joutua hoitamaan jotain kiireellistä. Oleellista on, että pystyy lennossa vaihtamaan moodista toiseen. Silloin saa lyhyestäkin lomasta kaiken irti! Leppoisaa lomaa kaikille!

Sähköisestä taloushallinnosta usein ajatellaan, että se on vain isojen yritysten juttu.

On tietysti totta, että isossa yrityksessä sähköisen taloushallinnon edut korostuvat. Mutta kyllä hyötyjä saadaan pienemmässäkin mittakaavassa, vaikkapa yhdistystoiminnassa.  Yhdistyksen kun on kuitenkin pakko tehdä tilinpäätös, usein myös veroilmoitus sekä pitää kokouksia. Monenlaista paperinpyöritystä siis riittää.

Otavan Vpk on yhdistys, jossa on neljä aktiivisesti toimivaa osastoa ja noin 60 palokuntahenkistä jäsentä. Palokunnan hälytysosasto hoitaa nimensä mukaisesti hälytystehtäviä, nais- ja veteraaniosastot ovat mukana tukitoimissa ja nuoriso-osastossa kasvatetaan tulevia sammuttajia.

Otavan Vpk:n arkistoon on kertynyt kunnioitettava määrä punaisia mappeja, jotka sisältävät menneiltä vuosilta paitsi paljon mielenkiintoista historiaa, myös mittavat määrät tositeaineistoa. Tätä ihan toimivaa ja hyväksi havaittua toimintatapaa olisi edelleenkin voinut jatkaa, mutta viime keväänä Otavan Vpk:ssa tehtiin fiksu päätös siirtyä sähköiseen taloushallintoon.

Miten se sähköinen taloushallinto yhdistyksessä toimii?

Se toimii ihan samalla tavalla kuin yrityksissäkin.

Otavan Vpk:lle ostolaskut tulevat verkkolaskuina tai skannauspalveluun. Yhdistyksen puheenjohtaja tarkistaa ja hyväksyy laskut omalla käyttäjätunnuksellaan. Hyväksymisen jälkeen rahastonhoitaja hoitaa hyväksyttyjen laskujen maksatuksen ja kirjanpitokäsittelyn.

Myyntilaskuja Otavan Vpk:ssa kirjoitellaan harvakseltaan, koska suurin tulonlähde yhdistykselle on kaupungin avustus. Mutta silloin kun myyntilasku lähtee, se lähtee verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Kun suoritus laskuun sitten aikanaan saapuu, se kirjautuu reskontrasta automaattisesti maksetuksi. Suoritusten valvominen on siten helppoa, ja maksukehotuksetkin saa tarvittaessa tulostettua kätevästi.

Käytössä on luonnollisesti myös konekieliset tiliotteet. Kaikki tositeaineisto, joka ei ole lähtökohtaisesti sähköisenä, skannataan järjestelmään.

Tositeaineiston lisäksi sähköiseen arkistoon skannataan muitakin dokumentteja.

Pöytäkirjat, tilinpäätökset, toiminnantarkastajan kertomukset, talousarviot, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, vakuutuskirjat, kiinteistöveroliput ja kaikki muut hallinnon dokumentit ovat parin klikkauksen takana.

Oikeastaan voisikin ajatella, että juuri yhdistykset ovat niitä, jotka erityisesti hyötyvät taloushallinnon sähköistämisestä paristakin syystä

• yhdistyksillä on harvoin palkattua henkilökuntaa. Asioita hoitavat yhdistyksen vapaaehtoiset toimihenkilöt, joiden aikaa vie työ, perhe ja ehkä muutkin harrastukset yhdistyksen asioiden lisäksi. Kun kaikki yhdistyksen dokumentit ovat helposti kaikkien niiden saatavilla (käyttäjätunnuksia voi olla vaikka jokaisella hallituksen jäsenellä omansa), ei tarvitse pitää niin paljon kokouksia asioiden läpikäymistä varten

• yhdistykselle tulevilla laskuilla on pysyvä laskutusosoite. Jos toimihenkilöt vaihtuvat, ei tarvitse siinä yhteydessä käydä läpi laskutusosoitteiden muutosrumbaa, eikä laskuja pääse hukkumaan siirtymävaiheissa.

Jos otetaan käyttöön sähköinen taloushallinto, tarvitseeko sitten ottaa myös tilitoimiston palvelut?

Ei tarvitse. Jos yhdistyksellä on osaamista kirjanpitoasioissa ja kirjanpito aikaisemminkin hoidettu omatoimisesti, ei sähköisen taloushallinnon myötä tarvitse ottaa tilitoimistoa.

Mikkelin Yrityspalvelun kautta saa kuukausimaksulla käyttöön ohjelmistopaketin, joka sisältää osiot osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn ja kirjanpidon hoitamiseen, sekä dokumenttiarkiston. Ympäristö laitetaan Mikkelin Yrityspalvelun toimesta käyttövalmiiksi ja sen käyttöön annetaan koulutus. Lisäksi pakettiin voidaan halutessaan paketoida myös neuvontaa kirjanpitoon liittyvissä asioissa.

Jos sähköiseen taloushallintoon siirtymistä on yhdistyksessä harkittu, mutta isojen ohjelmistotalojen kanssa asiointi mietityttää, niin on hyvä tietää että ohjelmistoa ei tarvitse hankkia isosta ohjelmistotalosta. Sen saa hankittua oman kylän tilitoimiston kautta :).

Lue lisää sähköisen taloushallinnon hyödyistä! https://www.mikkelinyrityspalvelu.fi/blogi/kirja/kirjanpitoaineisto-kasaan-hankalasti-vai-helposti

Nuo kaksi radiomainoksessa kuulunutta lausetta ovat saaneet niskakarvat pystyyn palkanlaskijoilla ja tilitoimistossa. Mainoksessa kaverilta kysytään, että miten sinulla on aikaa olla täällä (matsissa, joogaamassa jne.), eikös pitäisi olla ilmoittamassa työntekijöiden palkkoja. Kaveri vastaa että ei tarvitse, koska tulorekisteri helpottaa elämää.

Varsinkin nyt, kun tilitoimistossa tehdään kovasti töitä, jotta saadaan tulorekisteri-ilmoittaminen toimimaan, on mainoksen harhaanjohtavuuden aiheuttama ärtymys ymmärrettävää. Kun ei ne palkat sinne tulorekisteriin yksinään osaa mennä.

 Mistä siinä tulorekisterissä olikaan kysymys?

Tähän asti on ollut niin, että palkat ilmoitettiin palkansaajakohtaisesti kerran vuodessa (tammikuussa) neljään eri paikkaan: verottajalle, eläkevakuutusyhtiölle, työttömyysvakuutusrahastoon sekä tapaturmavakuutusyhtiöön. Yhteensä ilmoituksia oli siis neljä kappaletta.

Tulorekisteriin palkat ilmoitetaan palkansaajakohtaisesti viiden kalenteripäivän sisällä siitä kun palkka on tulonsaajan tilillä.

Jos yrityksellä on kaksi palkanmaksupäivää kuukaudessa, niin ilmoituksia palkoista palkansaajakohtaisesti tehdään kaksi kappaletta kuukaudessa.

Ilmoitusten määrä siis lisääntyy. No, se ilmoittaminen ei itsessään kuitenkaan ole se isoin juttu.

Tulorekisteri on poikinut ilmoittamisen lisäksi liudan muita duuneja

Otetaan esimerkiksi yritys, jonka soveltama työehtosopimus edellyttää, että palkat maksetaan kaksi kertaa kuukaudessa.

Näissä on saattanut olla käytäntönä, että kuukauden ensimmäinen palkka on ollut ”kottitili”, eli työntekijälle on maksettu palkkaennakkona joku sopiva summa. Loppukuusta on laskettu koko kuukauden palkka ja kottitili vähennetty nettopalkasta.

Tällä järjestelyllä on ollut parikin etua. Yrittäjä/työnantaja on säästänyt tilitoimistokustannuksissa. Tilitoimistoyrittäjä on voinut joskus pitää pidemmän loman, koska palkanmaksukertoja on ollut harvemmin.

Tulorekisteri kieltää kottitilit, joten jatkossa palkat on oikeasti paitsi laskettava myös ilmoitettava tulorekisteriin kaksi kertaa kuukaudessa. Yrittäjän kustannukset kasvavat ja tilitoimistoyrittäjä joutuu pakkaamaan lomamatkakassiin myös läppärin (tosin tilitoimistoyrittäjä pakkaisi sen kyllä muutenkin :))

Tulorekisterissä ei myöskään ole minkäänlaista euromääräistä alarajaa, vaan ihan kaikki pienetkin summat on ilmoitettava reaaliaikaisesti

Ajatellaan esimerkkinä sivutoimista yrittäjää, joka ei nosta palkkaa mutta hänellä on luontoisetuna puhelin.

Luontoisedut pitää ilmoittaa tulorekisteriin nautintaperiaatteen mukaan viimeistään nautintakuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Tähän saakka pelkän puhelinedun on voinut ilmoittaa koko vuoden kerralla 20 euroa x 12 = 240 euroa, mutta jatkossa tästä samasta asiasta tehdään 12 kpl ilmoituksia; 20 euroa jokaiselle kuukaudelle.

 Tietysti jos tilitoimistolla on vain sellaisia asiakkaita, joille palkat maksetaan kerran kuussa ja palkat ovat simppeleitä palkkoja tyyliin tuntipalkka x tunnit ja siitä pois vähennykset, ja tulorekisteriin ilmoitetaan vain pakolliset tiedot (ei esimerkiksi poissaolotietoja), niin silloin on mahdollista, että tulorekisteri ei tuo suurta muutosta palkanlaskennan arkeen.

Jos tilitoimisto tarjoaa palkanlaskentapalveluja laajemmin, niin silloin palkanlaskentoja on väistämättä pitkin kuukautta ja niitä on mahdollisesti tullut lisää, koska esimerkiksi aiemmin mainitut kottitilit on kielletty. Ja kaikki palkat eivät todellakaan ole ”nappia painamalla” – hommia tulorekisterin suhteen; näistä esimerkkinä kansainväliset tilanteet.

Mutta miten se arki tulorekisterin kanssa on lähtenyt käyntiin?

Ohjelmistotaloille tulorekisterin toteutus on ollut iso projekti, ja ihan kaikkea ei vieläkään ole valmiina. Pikku bugeja on ollut siellä täällä, ja ilmoitusten lähettämisessä on ollut ohjelmistoista riippuen erilaisia ongelmia.

Tulorekisterikään ei ole aina ollut kauhean vastaanottavainen. On ollut huoltokatkoja tai muita katkoja ja ilmoituksia pomppii takaisin mukanaan kryptisiä virheilmoituksia, joita ymmärtääkseen pitäisi kai olla jonkun sortin koodari.

Iso peukku pitää antaa myös heille, joilla ei ole ohjelmiston rajapintaa palkkatietojen ilmoittamiseen, vaan palkkatiedot on pitänyt tallentaa tulorekisterin asiointipalvelun verkkolomakkeelle. Verkkolomakkeen käyttökokemukset eivät kuulemani mukaan ole olleet ihan siitä positiivisemmasta päästä.

Joten monenlaista ylimääräistä selvitystyötä on tulorekisteri tuonut tähän alkuvuoteen ”helpottamaan elämää”.

Mentiinkö reaaliaikaisuudessa kuitenkin liian pitkälle?

En ole tulorekisterivastainen. Uskon, että tulorekisteri, kunhan se on saatu valmiiksi ja alkukankeudet on selätetty, tulee palvelemaan niitä tarkoituksia, joita varten se on tehty. Mutta silti, mentiinkö reaaliaikaisuuden vaatimuksessa liian pitkälle?

Ketä viiden päivän sisällä ilmoittaminen oikeasti palvelee? Olisiko tietojen ilmoittaminen esimerkiksi seuraavan kuukauden alussa ollut ihan riittävän reaaliaikaista?

Kuka tarvitsee pieniä tietoja kerran kuukaudessa, esimerkiksi tuota yrittäjän 20 euron puhelinetua? Olisiko ilmoitettaville tiedolle voinut olla joku euromääräinen alaraja, jotta ihan kaikkia pieniä kymppien ripellyksiä ei tarvitsisi ilmoittaa erikseen, vaan niitä olisi voinut ilmoittaa kootusti pidemmältä ajalta kerrallaan?

Eniten kyseenalaistan tulorekisterin tekemää harhaanjohtavaa radiomainontaa. Mainoksessa kun annetaan ymmärtää että se tulorekisteri hoitaa ilmoittamiseen itsekseen. Mainosbudjetin olisi voinut käyttää paljon fiksummin.

Olen kuitenkin iloinen optimisti, ja näen jo valoa tunnelin päässä. Tosin se valo on vielä kaukana.

Nimittäin, palkkojen vuosi-ilmoitukset tehtiin tänä vuonna viimeistä kertaa. Olen perinteisesti käyttänyt joulun ja uuden vuoden väliset päivät näiden ilmoitusten tekemiseen tai ainakin valmisteluun.

Koska ilmoituksia ei tarvitse enää tänä vuonna tehdä, voisin pitää joulun ja uuden vuoden välillä vapaata. Se olisi nimittäin semmoinen ylellisyys, johon minulla ei koskaan aikaisemmin ole ollut mahdollisuutta koko tilitoimistourani aikana. Tämä tietysti edellyttää, että tulorekisterin ongelmat on siihen mennessä selätetty ja ilmoittaminen sinne toimii kuin junan vessa.

Joten kyllä se tulorekisteri kuitenkin helpottaa elämää. Jos vain jaksaa odottaa siihen h-hetkeen saakka :)

Kirjanpitoaineiston kasaaminen tilitoimistoa varten ei tunnu olevan kenenkään yrittäjän lempipuuhaa.

Yrittäjä A on lykännyt tätä epämieluisaa tehtävää mahdollisimman pitkälle, mutta tarttuu viimein itseään niskasta kiinni ja toimeen.

Yrittäjä A on tehnyt myyntilaskut omalla koneellaan olevalla edullisella myyntilaskutusohjelmalla ja tulostanut jokaisesta myyntilaskusta kopion tilitoimistoa varten. Myyntilaskut ovatkin siis nätissä pinossa työpöydän kulmalla valmiina. Tai no, eivät ne enää ihan nätissä pinossa ole, koska Yrittäjä A on pöyhinyt pinoa samalla kun on verkkopankissa käydessään tarkistanut ovatko asiakkaat maksaneet laskunsa.

Maksetut ostolaskut Yrittäjä A löytää työpöydän laatikosta. Hieman Yrittäjä A:ta kyllä askarruttaa, ettei pinoon vaan vahingossa olisi joutunut maksamattomia ostolaskuja. Mutta koska Yrittäjä A on kuitenkin kohtuullisen vakuuttunut siitä, että maksamattomat ostolaskut ovat toisessa pinossa, hän laittaa ostolaskut myyntilaskujen päälle tilitoimistoon vietäväksi.

Yrittäjä A:n pöyhiessä työpöytää laskupino putoaa pöydän kulmalta. Yrittäjä A lausuu muutaman painokelvottoman sanan ja keräilee paperit lattialta. Papereiden järjestys menee totaalisesti sekaisin, mutta se ei Yrittäjä A:ta huolestuta. Hän tietää nimittäin, että hänen kirjanpitäjänsä on varsinainen taikuri, joka loihtii alta aikayksikön sekaisen paperikasan siistiksi tarkassa järjestyksessä olevaksi tositeaineistoksi.

Yrittäjä A tulostaa vielä sähköpostistaan sinne tulleen puhelinlaskun. Tässä yhteydessä Yrittäjä A huomaa että puhelinlasku onkin jäänyt maksamatta, koska se on unohtunut sähköpostin syövereihin. Yrittäjä A kirjautuu verkkopankkiin maksamaan puhelinlaskun ja tulostaa samalla sinne tulleet ostolaskut. Yrittäjä A tulostaa varmuuden vuoksi muutaman vanhemmankin laskun, koska ei ole ihan varma että mitä kaikkea kirjanpitäjälle tulikaan viime kuussa vietyä.

Kaikki laskut ovat siis nyt kasassa ja Yrittäjä A laittaa ne kirjekuoreen.

Jäljellä on vielä kuittisulkeiset. Yrittäjä A kaivaa työpöydän laatikosta sekä lompakosta kaikki kuitit, ja sulloo ne kirjekuoreen laskujen seuraksi. Jokunen yksityinen kuittikin saattoi sekaan lipsahtaa, mutta Yrittäjä A tietää kokemuksesta, ettei kirjanpitäjä niitä haksahda kuitenkaan yrityksen kuluksi kirjaamaan.

Heti kun Yrittäjä A on saanut kuitit kirjekuoreen, hän muistaa että kuitteihin pitää kirjoitella selvityksiä. Kirjanpitäjä on selittänyt Yrittäjä A:lle miksi esimerkiksi tarjoilukuitteihin pitää kirjoittaa nimiä, ja Yrittäjä A kyllä tämän ymmärtää. Mutta se ei silti estä Yrittäjä A:ta puhisemasta yksinään, että miten sitä nyt kukaan voi muistaa kenen kanssa sitä toista kuukautta sitten on tullut ruokailtua.

Yrittäjä A on jo ovella lähdössä tilitoimistoon, kun hän muistaa vielä että vakuutusyhtiön lasku pitää vielä tulostaa vakuutusyhtiön verkkopalvelusta.

Koska kirjanpitoaineiston kasaamiseen menikin koko iltapäivä, Yrittäjä A joutuu lähtemään illalla liikenteeseen ja viemään kirjekuoren tilitoimiston postilaatikkoon. Oikeastaan se olikin ihan hyvä, sillä Yrittäjä A:n paperit olivat sen verran sekaisin, että olisi ollut noloa antaa ne kirjanpitäjälle käteen. Ja toisaalta aina Yrittäjä A:n käydessä tilitoimistossa, kirjanpitäjä alkaa puhua jostain sähköisestä kirjanpidosta. Sehän se kuulostaa Yrittäjä A:n mielestä varsin vaivalloiselta, ja sitä paitsi tosi kalliilta!

Yrittäjä A tietää, että muutaman päivän kuluttua tilitoimistosta tulee sähköpostia, jossa kerrotaan mm. kuinka paljon arvonlisäveroa pitää maksaa. Viesti tuleekin parin päivän kuluttua, mutta viestin sisältö ei ole sitä mitä Yrittäjä A odotti. Sen sijaan että Yrittäjä A pääsisi maksamaan arvonlisäveronsa pois, viestissä onkin lista puuttuvista tositteista, ja pyyntö toimittaa ne mahdollisimman pian. Yrittäjä A huokaa syvään, etsii puuttuvat tositteet, ja skannaa ne ja lähettää sähköpostilla tilitoimistoon.

Parin päivän päästä tulee sitten odotettu sähköpostiviesti; tieto maksettavasta arvonlisäverosta sekä tuloslaskelma. Yrittäjä A maksaa kirjautuu verkkopankkiin ja maksaa arvonlisäveron. Tuloslaskelmaan Yrittäjä A ei jaksa pahemmin paneutua; siinähän on toissa kuukauden luvut ja paljon asioita on tapahtunut sen jälkeen.

Yrittäjä B:n arjessa sen sijaan kuukauden vaihtuminen ja kirjanpitoaineisto eivät näyttele juuri minkäänlaista roolia.

Yrittäjä B on tehnyt myyntilaskut tilitoimiston ohjelmalla. Laskuja ei tarvitse tämän vuoksi tulostaa erikseen tilitoimistolle. Eikä niitä muuten tarvitse tulostaa asiakkaallekaan, koska laskut lähtevät maailmalle verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Laskujen suorituksetkin kirjatuvat automaattisesti viitteillä ja Yrittäjä B näkee yhdellä silmäyksellä laskutusohjelmastaan ketkä ovat laskunsa maksaneet.

Yrittäjän B:n sähköpostiin tulee aika ajoin viestejä, että ostolaskuja pitäisi käydä hyväksymässä. Yrittäjä B:n ostolaskut nimittäin tulevat verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta. Yrittäjä B on ottanut tavakseen noin kerran viikossa tarkistaa ja hyväksyä tulleet ostolaskut. Tässä samassa yhteydessä Yrittäjä B tekee maksettavista laskuista maksuaineistot viikoksi eteenpäin pankkiin valmiiksi, ihan vain muutamalla napin painalluksella, ilman että tarvitsee tallentaa ainokaistakaan viite- tai tilinumeroa.

Yrittäjä B joutuu myöskin Yrittäjä A:n tavoin käymään läpi kuittisulkeiset. Omat sulkeisensa yrittäjä B tekee kerran viikossa, samalla kertaa kun hoitaa viikon ostolaskut. Yrittäjä B kaivaa kuitit lompakostaan ja avaa puhelimestaan kuittisovelluksen. Yrittäjä B kuvaa kuittisovellukseen jokaisen kuitin ja sovellukseen saa kätevästi kirjoiteltua kuiteille selvitykset. Yrittäjä B tietää myös, että kirjanpitäjää kiinnostaa esimerkiksi se miksi ja kenen kanssa Yrittäjä B on ruokaillut. Kun yrittäjä B saa kaikki kuitit kuvatuksi, hän rutistaa kuitit palloksi ja nakkaa pallon roskikseen. Yrittäjä B tietää että kirjanpitäjä näkee kuitit omilla tunnuksillaan.

Yrittäjä B:n ei tarvitse odotella kirjanpitäjältä sähköpostia maksettavasta arvonlisäverosta. Yrittäjä B:n maksettavan arvonlisäveron määrä ilmestyy kirjanpitäjän toimesta maksettavien laskujen joukkoon.

Yrittäjä B:n ei tarvitse tuloslaskelman osalta tyytyä toissa kuukauden lukuihin. Hän voi katsella omaa reaaliaikaista tuloslaskelmaansa koska tahansa.

No, Yrittäjä A ja Yrittäjä B ovat kärjistettyjä esimerkkejä. Kyllä paperisen kirjanpitoaineiston saa järjestelmällisyyttä noudattaen kasaan kohtuullisella vaivannäöllä ja sähköisen kirjanpitoaineiston kanssa on myös mahdollista sählätä.

On kuitenkin fakta, että sähköiseen taloushallintoon siirtyminen säästää yrittäjän aikaa. Jos aikaa säästyy vaikkapa kolme tuntia kuukaudessa, niin ajan säästölle voi laskea hinnan oman tuntiveloituksen mukaan.  Jos säästyneet tunnit saa tehtyä omaa työtä omalla tuntiveloituksella, niin muutaman kympin ohjelmistomaksu alkaa kuulostaa pieneltä. Tai jos on käynyt mielessä, että olisipa kiva jos olisi aikaa postailla viikoittain jotain kivaa yrityksen facebook-sivulle tai kirjoittaa blogia, niin tässähän sitä aikaa olisi. Tai harvoin sitä vapaa-aikaakaan yrittäjällä on yhtään liikaa.

Sähköisten palveluiden käyttöönoton teemme asiakkaalle Avaimet käteen – periaatteella. Hoidamme kaiken valmiiksi ja koulutamme asiakkaan käyttämään ohjelmaa. Käyttöönotto ja koulutus ei maksa asiakkaalle mitään. Tämä ihan sen vuoksi, että haluamme auttaa asiakkaitamme toimimaan tehokkaammin ja sitä kautta kehittämään liiketoimintaansa.

Moni asiakkaamme on seurannut Yrittäjä B:n esimerkkiä ja siirtynyt sähköiseen taloushallintoon. Ja mikä parasta, kukaan heistä ei mistään hinnasta haluaisi palata takaisin papereiden maailmaan!

Kansallinen tulorekisteri (Katre) tulee ensi vuonna, ja se muuttaa merkittävästi palkkojen maksuun sekä ilmoittamiseen liittyviä käytänteitä. Kaikki palkat ilmoitetaan Tulorekisteriin ensi vuonna viiden kalenteripäivän sisällä siitä kun palkka on saajan tilillä.

Tuo Tulorekisterin pääperiaate on varmaan jo tullut ihan jokaiselle selväksi. Asia on varsin kattavasti ollut julkisuudessa esillä. Mutta mitä ihan käytännön asioita Tulorekisteri tulee muuttamaan?

Tulorekisterin myötä tulee muutoksia muutamiin käytäntöihin ja pelisääntöihin. On olemassa ihan toimivia käytäntöjä, jotka Tulorekisterin myötä joudutaan pistämään uusiksi. On myös olemassa käytäntöjä, jotka eivät ole toimivia eivätkä mitenkään järkeviä, ja siksi on ihan loistavaa, että niihin tulee nyt muutos. Ensimmäisistä mainittakoon palkanlaskennan ohi maksetut matkalaskut sekä palkkaennakot. Jälkimmäisiä taas ovat jälkeenpäin palkkana käsitellyt puuttuvat tositteet.

Palkanlaskennan ohi maksetut matkalaskut

Asiakkaan palkanlaskenta on ulkoistettu tilitoimistoon, mutta yrittäjä maksaa itselleen matkalaskun (kilometrikorvaukset ja päivärahat) ohi palkanlaskennan.

Tämä on ollut ihan toimiva käytäntö silloin kun matkalaskuja on ollut satunnaisesti: tilitapahtuma kirjataan matkaennakoksi, ja kun matkalasku saapuu kirjanpitoon, se käsitellään jälkikäteen palkanlaskennassa ja näin saadaan tiedot matkakorvauksista kerran vuodessa tehtävälle vuosi-ilmoitukselle.

Ensi vuonna näin ei voida toimia edes satunnaisten matkalaskujen kanssa. Myös nämä matkakorvaukset pitää ilmoittaa Tulorekisteriin viiden kalenteripäivän sisällä siitä kun raha on saajan tilillä.

Näissä tapauksissa tulemme tekemään tiukan linjauksen. Jos asiakas haluaa jatkaa kyseistä käytäntöä, hän ottaa itse vastuun siitä että matkakorvaukset tulevat ilmoitettua Tulorekisteriin. Vaihtoehtona on että matkalasku toimitetaan tilitoimistoon, ja se käsitellään ja maksetaan palkanmaksun yhteydessä. Tällöin Tulorekisteri-ilmoitus matkakorvauksista hoituu palkanmaksun sivutuotteena tilitoimiston rajapintaa pitkin.

Palkkaennakot

Työntekijälle tulee rahapula kaksi viikkoa ennen palkkapäivää. Työnantaja ymmärtää työntekijänsä tuskan ja maksaa ennakkoa, joka vähennetään seuraavassa palkassa.

Ensi vuonna kuvatun kaltainen menettely on kielletty. Tulorekisterissä ei tunneta palkkaennakoita.

Jos palkkaennakot ovat olleet yrityksen käytäntö, niin nyt on hyvä aika miettiä asiat uusiksi.

Työnantajan pitää ottaa tiukka linja että palkkaennakkoa ei anneta enää ensi vuonna. Tai jos annetaan, niin palkkaennakko on käsiteltävä palkanlaskennassa kuten palkka ja tieto siitä lähetettävä Tulorekisteriin. Tämä monta-palkkapäivää-kuukaudessa- menettely ole tosin mitenkään järkevää, koska tilitoimiston työt ja sitä kautta yrityksen palkanlaskennan kustannukset kasvavat.

Puuttuneiden tositteiden käsittely jälkeenpäin osakkaan palkkana

Joskus osakeyhtiön osakkaan omat rahat ja yrityksen rahat menevät sekaisin. Esimerkiksi yrityksen tililtä on maksettu oma henkilökohtainen lasku. Kun kirjanpitäjä sitten tiedustelee laskusta, yrittäjä vastaa iloisesti: ”se on mun oma lasku, maksoin firman tililtä kun siellä oli enemmän rahaa, laita se mulle palkaksi”.

Kyseinen menettely ei ole suotavaa nykyäänkään, mutta ensi vuonna Tulorekisterin myötä mahdottomuus. Kukaan kirjanpitäjä ei kestä perässä niin että pystyisi ilmoittamaan ko. tapahtumat Tulorekisteriin viiden kalenteripäivän sisällä maksusta.

Meillä ei onneksi ole yllä kuvatulla tavalla toimivia asiakkaita olenkaan. Kiitos siitä kuulunee sille, että olemme pitäneet nutturaa varsin kireällä ja ohjeistaneet asiakkaita että omat rahat ja yrityksen rahat on vaan osattava pitää erillään.  Vahinkoja tietysti joskus sattuu, esimerkiksi kaupan kassalla annetaan vahingossa yrityksen pankkikortti oman pankkikortin sijaan. Näissä tapauksessa ohjeistuksena on riittänyt ja toiminut ko. summan maksaminen yrityksen pankkitilille viipymättä, eikä palkanlaskentaa ole tarvinnut sotkea mukaan ollenkaan.

Pienempiä yksityiskohtia pitää siis myös hioa kohdilleen Tulorekisterin suurten linjojen ohella. Kaiken pitää olla valmista tammikuussa.

Loppusyksy näyttää siis varsin kiireiseltä Tulorekisterin merkeissä. Työtä on paljon: palkkalajit pitää kytkeä tulolajeihin, jokaisen palkansaajan henkilötiedot pitää tarkistaa ja täydentää, sekä pitää tiedottaa asiakkaita.

Vaikka Tulorekisteri aiheuttaakin varsinaisen hulabaloon tilitoimistomaailmassa ihan valmistelujenkin suhteen, sekä lisää palkanlaskennan työmäärää kuukausitasolla, uskon että kyllä siitä loppu viimein ihan hyvä tulee.

Verotusasiat ovat näin syksyllä kovasti tapetilla. Verotuspäätöksiä odotetaan jännityksellä, että onko sitä palautusta tulossa vai joutuuko maksamaan mätkyjä.

Verotuksen lopputuleman ei pitäisi kenellekään yrittäjälle olla kauhean suuri yllätys. Tilinpäätös ja veroilmoitus on tehty jo alkuvuodesta, ja silloin olisi jo pitänyt olla selvillä tilikauden verojen määrä.

Oikeastaan jo näin loppupuolella vuotta on hyvä tarkastella kuluvan vuoden ennakkoverojen riittävyyttä jo toteutuneeseen tulokseen.

Ennakkoverothan eivät välttämättä vastaa todellista tilannetta ollenkaan. Ennakkoverot ovat vain verottajan ehdotus siitä minkä verran veroja verovuonna pitäisi maksaa, ja tämä ehdotus perustuu historiatietoon.

Jos yrityksen toiminta on joka vuosi hyvin tasaista, ja verotettava tulos ei hirveästi heittele suuntaan eikä toiseen, niin silloin tämän ehdotuksen mukaan maksetut verot eivät juurikaan poikkea lopullisista veroista.

Kaikilla yrityksillä eivät vuodet kuitenkaan ole veljeksiä. Ennakkoverot saattavat olla liian suuret tai liian pienet verrattuna siihen mitä todelliset verot tulevat olemaan.

Näin alkusyksystä, kun vähän yli puolet vuodesta on takana, on hyvä aika verrata kertynyttä verotettavaa tuloa ennakkoveroihin.

Alkuvuoden tulot ja menot ovatkin siis tiedossa, mutta haasteeksi tässä muodostuu loppuvuoden vastaavien lukujen arviointi.

Paras työkalu loppuvuoden ennustamiseen olisi ehdottomasti kristallipallo :). Kukaan ei ole kuitenkaan suostunut myymään minulle sellaista kristallipalloa, jossa olisi täydellinen toimintatakuu :), joten joudumme tyytymään vähemmän eksoottisiin työkaluihin.

Alkuvuoden toteutuneen tuloksen perusteella voi jossakin tilanteissa tehdä ihan päteviä johtopäätöksiä loppuvuodesta. Edellisen vuoden toteutuneet luvut myös antavat jonkinlaista osviittaa jos kysymyksessä on vaikkapa kausiluonteinen ala, jonka laskutus painottuu tietyille kuukausille.

Jotta päästäisiin vielä tarkempaan arvioon, tenttaamme yrittäjältä tietoja koskien loppuvuotta. Esimerkiksi että onko tullut uusia asiakkaita tai sopimuksia, joilla on vaikutusta loppuvuoden laskutukseen. Tai että onko tiedossa hankintoja tms. muita isompia kuluja, joilla on taas vaikutusta kulupuoleen.

Jos yrittäjä tietää ja osaa antaa tarkentavia tietoja, niin teemme niiden perusteella tulosennusteen. Tätä ennustetta sitten peilataan ennakkoveroihin, ja teemme ehdotuksen ennakkoverojen pitämiseksi ennallaan tai niiden hakemiseksi isommiksi/pienemmiksi.

Jos yrittäjä ei tiedä itsekään mitä loppuvuodella tuleman pitää, niin ei tilitoimistossakaan sen viisaampia (kristallipallon puuttuessa) olla. Pystymme kertomaan vain sen mikä on ennakkoverojen tilanne nyt ja miten niille käy jos loppuvuosi menee saman kaavan mukaan kuin alkuvuosikin.

Tämä, että loppuvuosi-menee-kuten-alkuvuosi, on kuitenkin parempi tieto kuin ei tietoa ollenkaan. Jos ei edes tiedosteta sitä että ennakkoverot ovat vain verottajan ehdotus, niin verotuspäätös vuoden kuluttua postilaatikkoon kopsahtaessaan saattaa sisältää jonkinlaisen yllätyksen

Olen tavallaan aina tiennyt haluavani toimia liiketalouden alalla. Kun peruskoulun jälkeen opiskelin itseni merkonomiksi, olin varma että tulevaisuuden urani rakentuu pääasiallisesti markkinoinnin puolelle ja olin lähes poissulkenut taloushallinnon puolen kokonaan pois.

Kaikki kuitenkin muuttui, kun päätin muutama vuosi valmistumiseni jälkeen hakea opiskelemaan tradenomiksi.  Aloin miettiä, että ehkä numerot olisi sittenkin se oma juttu. Päätin ottaa ”riskin” ja erikoistua taloushallintoon, vaikka en ole ollut koskaan mikään matemaattinen nero.

Tätä päätöstä en ole katunut.

Opiskelujen edetessä alkoi olla kokoajan enemmän selvää, että olen löytänyt oman juttuni, ja että haluan tulevaisuudessa työskennellä taloushallinnon parissa, esimerkiksi tilitoimistossa tai pankissa.

Kun oli aika valita syventävää harjoittelupaikkaa, oli minulle selvää, että halusin suorittaa sen tilitoimistossa.

Koska työ on haastavaa, ja kokemattomana, pelkällä koulupohjalla harjoitteluun lähtö pelotti aikamoisesti, halusin hakea harjoittelupaikkaa nimenomaan pienestä tilitoimistosta. Uskoin, että pienessä tilitoimistossa tietäisin aina, keneltä kysyä, ja että saisin perehtyä monenlaisiin eri asioihin lähietäisyydeltä.

Päätin hakea Mikkelin Yrityspalveluun ja onneksi tärppäsi.

Olen oppinut täällä hurjan paljon kirjanpitäjän työstä ja sen vaatimuksista. Minua on henkilökohtaisesti opastettu, olen päässyt tekemään monipuolisesti kaikkea ja työpaikalla vallitsevan avoimen ilmapiirin ansiosta olen uskaltanut myös erehtyä ja sitä kautta oppia lisää.

Olen saanut kokonaisvaltaisen kuvan siitä, mitä kaikkea kirjanpitäjänä pitää tietää ja osata ja mitä pitää milloinkin tehdä.

Alkuun pelotti ja jännitti se, kuinka mahdan pärjätä, kun en omaa kauhean vahvaa matemaattista taustaa. Sekin pelko on jo hälvennyt, kun olen huomannut, että laskutoimitukset ovat itse asiassa aika yksinkertaisia, ja ennen kaikkea on kyse siitä, että ymmärtää, mistä mikäkin luku tulee ja mitä se tarkoittaa.

Sattui vielä niinkin hyvä tuuri, että sain Mikkelin Yrityspalvelulta loistavan opinnäytetyön aiheen, jonka on määrä valmistua ensi kevääksi.

Sen lisäksi, että itse pääsen hyödyntämään harjoittelussa oppimiani asioita tekemällä opinnäytetyön samaan yritykseen, missä olen saanut ensi askeleet tämän työn tekemiseen, uskon myös, että siitä on hyötyä yhtälailla toimeksiantajallekin.

Harjoittelu ja opinnäytetyö yhdessä antavat minulle varmasti loistavat valmiudet lähteä tavoittelemaan urahaaveitani taloushallinnon saralla. Tätä työtähän ei voi koskaan oppia täysin kokonaan, koska aina tulee jokin uusi lakiasetus tai toiminnanmuutos, ja siksi itseään onkin kokoajan pidettävä ajan tasalla. Toivon kuitenkin, että jonain päivänä voisin olla yhtä ammattitaitoinen kuin Mikkelin Yrityspalvelun väki ja toimia asiantuntijatehtävissä.

Ainakin nyt tiedän mitä kohti lähteä.

Edustuskulut                                                                 

Edustuskuluiksi luetaan ne kulut, joita yritykselle aiheutuu asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden syöttämisestä ja juottamisesta tai viihdyttämisestä. Edustamisen tarkoituksena on siis edistää liikekumppanuutta ja liikesuhteita.

Edustusmenoista saa vähentää verotuksessa 50 prosenttia, mutta arvonlisäveron vähennysoikeutta edustuskuluilla ei ole.   

Yritysvierailut, jotka on järjestetty yksittäiselle asiakkaalle ja sisältävät tarjoilua, kuuluvat myös edustusmenoihin.

Sen sijaan isoille ryhmille, esimerkiksi koululaisille järjestetty vierailu, jonka tarkoituksena on luoda positiivista suhtautumista yritykseen, eivät ole edustusmenoa vaikka ne sisältäisivätkin kahvi- tms. virvoketarjoilua.

Edustusmatkat

Asiakkaille, tavarantoimittajille tai muille liiketuttaville järjestetyt virkistysluonteiset matkat ovat edustusmatkoja.

Jos matkan pääasiallinen tarkoitus on edustaminen, käsitellään matkasta aiheutuneet kulut edustusmenoina. Niitä ovat tällöin myös näiden matkojen isännyydestä aiheutuneet menot, kuten esimerkiksi yrityksen omien työntekijöiden matkakulut.

Edustusmenoja ovat myös matkakulut esimerkiksi asiakasliikkeen juhlatilaisuuteen.

Yhtiön tilintarkastajalle, hallintoelinten jäsenille tai muille luottamusmiehille järjestetyt matkat eivät ole edustusmatkoja. Jos näiden henkilöryhmien matkaa ei voida pitää liiketoiminnan tai hallinnon ja tilintarkastuksen kannalta tarpeellisena, siitä aiheutuneet kustannukset eivät ole vähennyskelpoisia myöskään muina menoina.

Koska edustusmenojen tulee liittyä tulon hankkimiseen, ei edustusmenoina voida myöskään vähentää yrittäjän tai osakkaan tai perheenjäsenen yksityismatkoista aiheutuneita menoja.

Neuvottelukulut

Neuvottelukuluiksi luetaan yrityksen sisäiset, omalle henkilökunnalle tarkoitetuista palavereista aiheutuneet kulut.

Myös viranomaisten, tilintarkastajien tai muiden asiantuntijoiden kanssa pidetyt palaverit ovat neuvottelukuluja.

Myös asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut pienet tarjoilut (esim kahvila, lounas) lasketaan neuvottelumenoiksi, kunhan dokumentaatiossa on eroteltu se, millaisesta tilaisuudesta on kyse, kenen kanssa se on pidetty ja minkä takia.                                        

Verohallinnon ohjeen mukaan asiakasneuvottelujen yhteydessä neuvottelumenoihin voidaan lukea vain tavanomaisesta tarjoilusta johtuneet kohtuulliset menot. Ilman huolellista selvitystä neuvottelukulut tulkitaan helposti edustuskuluiksi.

Neuvottelukulut ovat verotuksessa kokonaan vähennyskelpoisia. Myös alkoholin tarjoaminen esimerkiksi firman pikkujouluissa omalle henkilökunnalle on verotuksessa kokonaan vähennyskelpoinen.

Markkinointikulut

Välillä rajanveto markkinointikulujen ja edustuskulujen välille on vaikea tehdä.

Jos yritys ostaa esimerkiksi muutamalle tärkeimmälle yhteistyökumppanille tai asiakkaalle yksilöidyn lahjan, se katsotaan edustuslahjaksi.

Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu aina edustamiseen liittyviksi.

Jos kyseessä taas on edullinen tai yleisesti jaettava lahja, pidetään sitä täysimääräisiin vähennyksiin oikeuttavana mainoslahjana.

Markkinointitilaisuudet ovat yleensä avoimia tilaisuuksia, eikä niihin ole rajattu ennalta osallistujajoukkoa.

Jos tilaisuudessa tarjoillaan myös alkoholia, verottaja tulkitsee hyvin suurella todennäköisyydellä, että kyseessä on edustustilaisuus, ja näin ollen täydet vähennykset jäävät saamatta.

Edustustilaisuudet ovat yleensä firman puolesta etukäteen rajattuja ja tilaisuuteen on kutsuttu tietyt henkilöt. Edustustilaisuudet ovat yleensä ohjelmaltaan vapaamuotoisia, mutta niihinkin voi sisältyä esimerkiksi uutuustuotteiden esittelyä.

Rajanvetäjänä markkinointitilaisuuden ja edustustilaisuuden välillä toimii siis se, onko tilaisuus osallistujien osalta avoin vai rajattu.

Alun perin tämän kirjoituksen piti koskea työhyvinvointia, mutta jotenkin päädyin lopulta pohtimaan alaistaitoja ja työantaja-työntekijä suhdetta. Olen opiskellut johtamista nykyisissä ylemmän ammattikorkeakoulun opinnoissani ja aihe kiinnostaa minua erityisesti sen vuoksi, että monissa yhteyksissä korostetaan esimiestaitojen tärkeyttä todella paljon, mutta sitten työntekijän vastuuta käsitellään huomattavasti vähemmän.

Tällä kirjoituksella haluankin tuoda esille, että työsuhde on kahden kauppa, ei vain toisen osapuolen vastuulla.

Ja sitten aiheeseen..

Mielestäni työntekijällä sekä esimiehellä on molemmilla yhtä suuri vastuu siitä, että hommat hoituvat huolella.

Hyvä työntekijä mm. hoitaa työnsä huolella, ottaa vastuuta työstään ja on rehellinen.

Hyvä esimies on mm. reilu, motivoi työntekijäänsä, on esimerkillinen ja antaa palautetta työntekijälleen.

Mutta miten esimies voi motivoida työntekijää, jolla ei ole tippaakaan kiinnostusta tekemäänsä työtä kohtaa? Siinäpä se. Tai miten esimies voi luottaa työntekijäänsä, jos työntekijä pahimmillaan väärentää tuntikirjauksia ja pimittelee virheitään?

Sama pätee myös toisinpäin, miten työntekijä voi kertoa esimiehelleen virheistään, jos jatkuvasti vihjaillaan potkuista?

Nämä nyt ovat ääriesimerkkejä, mutta valitettavasti ihan oikean elämän tilanteita.

Vaikka olen itse työntekijä, niin pystyn tarkastelemaan asiaa molemmista puolista, sillä hoidan työkseni yritysten asioita ja monet näistä yrityksistä ovat myös työnantajia.

Pienelle yksinyrittäjälle (jos nyt yrityksille yleensäkin) työntekijän palkkaaminen on todella suuri riski.

 Henkilöstökustannukset ovat yksi suurimmista menoeristä yrityksen liiketoiminnassa.

Minua harmittaa, että todella on niitä työntekijöitä jotka eivät kanna minkäänlaista vastuuta työstään, valehtelevat ja huonontavat omalla käytöksellään työilmapiiriä ja sitten irtisanomistilanteissa alkavat riitelemään ja lopun voikin arvata.

Toisaalta onneksi on myös niitä työntekijöitä, jotka ovat valmiita panostamaan työhönsä ja kehittämään itseään.

Ilman hyviä työntekijöitä moni työnantaja olisi pulassa. Tästäkin huolimatta työntekijän palkkaaminen on työnantajalle aina riski, siitä ei pääse mihinkään.

Aihetta voisi pohtia loputtomiin molempien osapuolten näkökulmasta ja viedä aiheen aina koskemaan työssä viihtyvyyttä ja työhyvinvointia.

 Lisäksi aihetta voisi pohtia myös siitä näkökulmasta, että miten toimii johtaminen isommissa organisaatioissa, joissa esim. työnantaja ei ole sama kuin esimies. Aihe on todella laaja-alainen ja moniulotteinen.

Sitten on vielä, se että ihminen on ihminen. Työ on vain yksi osa ihmisen elämää. Jos muut osa-alueet eivät ole elämässä kunnossa, näkyy se todennäköisesti myös työssä. Onneksi kuitenkin myös työelämässä eletään murrosvaihetta, asiat kehittyvät ja asioita tarkastellaan yhä enemmän useista näkökulmista.

Yhteenvetona sanon, että tärkein asia työntekijän ja esimiehen välillä on molemminpuolinen luottamus ja vuorovaikutus. Asioista pitää pystyä puhumaan ja sen sijaan että esimerkiksi virheiden kohdalla mietitään kuka mitäkin on tehnyt, pitäisi tilannetta lähestyä ratkaisukeskeisesti: Miten korjata virhe? Ja palautetta pitää pystyä antamaan molemmin puolin, rakentava palaute on tärkeää, mutta niin on positiivinenkin palaute. Kuten jo edellä sanoin työsuhde on kahden kauppa, vastuu on molemmilla.

Ja loppuun pieni kevennys:

Kun työntekijä tekee työt hyvin, kiitä. Kun esimies johtaa reilusti, kiitä. Ollaanhan armollisia sekä itselle että toisillemme.

• Veera

Kun nämä henkilötietojen tietoturva-asiat ovat nyt niin kovasti tapetilla, niin päätinpä minäkin väsätä firmalle tietosuojaselosteen.

Vaikka henkilötietojen kerääminen ei nyt ihan toimialana ole, niin niitä väkisinkin meidän haltuun kerääntyy erinäisistä syistä.

Ensinnäkin meillä on asiakasrekisteri. Siinä on kaikista asiakkaista sekalaista tietoa; nimeä, sähköpostiosoitetta ja onpa jotain arkaluonteisempaakin tietoa. Tietojen hamstraamiselle on ihan hyvät syyt; olisihan esimerkiksi asiakkaan veroilmoituksen tekeminen ilman henkilötunnusta hivenen haasteellista hommaa.

Asiakasrekisterit ovat yleensä ottaen semmoisia rekistereitä, josta voi esittää pyynnön päästä pois. Se on kuitenkin vähän siinä ja tässä, että hyväksytäänkö pyyntö aina. Jossain tapauksissa nimittäin tietojen säilyttämisen määräaikoja säätelee ylempi taho, esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö.

Markkinointiaiheisia sähköpostiviestejä meillä ei ole aikaa, osaamista eikä oikeastaan tarvettakaan lähetellä, joten markkinointirekisteriä meillä ei ole. Joten jos joku on nettisivujen yhteydenottolomakkeella mennyt lupaamaan, että hänelle saa lähettää markkinointiviestejä, ja on toiveikkaasti niitä viestejä odotellut, niin voipi lopettaa odottamisen. Sähköpostilla pommitan ainoastaan asiakkaita, ja niitäkin yleensä tylsillä asioilla. Kuten että joku vero pitää (taas) maksaa tai että pitää laatia joku-ihmeen-tietosuojaseloste.

On meillä vielä yksi rekisteri, jota rahanpesulaki edellyttää meitä pitämään, jotta voisimme olla ikään kuin ilmaisia poliiseja rahanpesuviranomaisille. Tästä rekisteristä ei valitettavasti ihan pyytämällä pääse pois.

Sittenhän meillä on valtava määrä rekistereitä, jotka eivät ole meidän rekistereitä vaan ovat asiakkaidemme rekistereitä. Olemme noissa rekistereissä käsittelijöinä, ja siksi jotkut saattavat ajatella että ne ovat meidän rekistereitä.

Ovatko nuo kaikki rekisterit sitten turvassa?

Kyllä ovat.

Paperilla olevat henkilötiedot ovat kahden lukon takana. Toimiston ovi on lukossa ja kaapin ovi on lukossa. Lisäksi meillä on se etu puolellamme, että toimistomme on kuudennessa kerroksessa. Jos henkilötietorosvo on päättänyt ottaa toimitilakiinteistömme kohteekseen, niin hän varmasti jää alempiin kerroksiin. Niissä on nimittäin huomattavasti paljon mielenkiintoisempia henkilötietoja, koska niissä sijaitsee työvoimatoimisto.

Henkilötietoja on myös sähköisissä rekistereissä, jotka sijaitsevat palvelimella. Palvelin on iso, musta, huriseva mötikkä toimistomme äärimmäisessä nurkassa.

Tiedot palvelimella ovat salasanan takana. Salasanasta voin antaa sen verran vinkkiä, että se ei ole aviomieheni nimi tai syntymäaika eikä niiden yhdistelmä. Se ei myöskään ole mikään kolmen lapseni nimestä eikä kenenkään syntymäaika. Se ei myöskään ole lemmikkieläimen nimi ihan siitä syystä, että minulla ei ole lemmikkieläintä.

Jos henkilötietorosvo ei saa murrettua palvelimen salasanaa ja suivaantuu siitä niin että näyttää palvelimelle lekaa, ei tästäkään huolimatta ota ohraleipä. IT-yhteistyökumppanimme Marski Data nimittäin ottaa palvelimesta varmuuskopiota. Varmuuskopio tallennetaan pilveen, joka viimeisimmän havainnon mukaan killuu jossain Hollannin kohdalla.

Henkilötietoja on myös toisessa pilvessä. Se onkin toooosi iso pilvi; se on nimittäin Visman pilvi. Visma on taloushallinnon ohjelmistomme ja sieltähän tuli luettavaksi romaanin kokoinen pienellä präntillä painettu tietosuojaselostus, joten johan se on ihan pakko uskoa, että tiedot ovat siellä Visman pilvessä turvassa. Jolleivat olisi, niin kyllä kai siitä vähintään keskinkertaista isompi haloo nousisi.

Eli henkilörekistereitä meillä on. On omia ja on vieraita. Kaikista niistä pidetään yhtä hyvää huolta.

Virallisen tietosuojaselosteen saat pyytämällä.

Olen tänä keväänä Etelä-Savon ammattiopistosta merkonomiksi valmistuva aikuisopiskelija. Aloitin liiketalouden perusopinnot syksyllä 2016. Nyt kahden vuoden jälkeen tuntuu siltä, että aika on kulunut yhdessä hujauksessa.

Erityisesti viimeinen opiskeluvuosi on ollut kiireinen, mutta samalla niin antoisa ja opettavainen.

Syventävinä aineina olen opiskellut kirjanpitoa, tilinpäätöstä ja yrityksen verotusta sekä palkanlaskentaa. Koulun teoriatunneilta saatu perustieto oli hyvä tiivis tietopaketti, jota olen päässyt soveltamaan puolen vuoden ajan Mikkelin Yrityspalvelussa. Samalla olen päässyt kurkistamaan sisään tilitoimistomaailmaan, mitä kaikkea mahdollista se pitääkään sisällään. Käytännön harjoittelun alkuvaiheessa tuntuikin hetkittäin siltä kuin olisi Liisa ihmemaassa.

Tilitoimistossa työskentelee todellisia moniosaajia.

Työ vaatii kirjanpito- ym. lakien ja asetusten tuntemuksen lisäksi mm. erityistä huolellisuutta ja tarkkuutta, näppäryyttä ja kärsivällisyyttä eri ohjelmistojen parissa puuhastelussa, suunnitelmallisuutta, joustavuutta ja paineensietokykyä. Hyvät vuorovaikutustaidot ovat tarpeelliset, jotta asioista pystytään puhumaan samalla kielellä asiakkaan kanssa. Myös ongelmanratkaisutaidoille on käyttöä päivittäisessä työssä.

Työ edellyttää jatkuvaa ajan hermolla pysymistä, mitä lakeja ja asetuksia ollaan muuttamassa tai mitä uusia vaatimuksia tai käytäntöjä esimerkiksi verottaja asettaa kirjanpidon hoitamisen suhteen.

Kirjanpitäjän täytyy myös tuntea eri alojen asiakkaidensa toimialaa niin hyvin, että hän pystyy kirjaamaan esim. liiketoiminnan ostot ym. kulut oikeille tileilleen.

Lisämaustetta soppaan antavat eri yritysmuodot, joiden kirjanpitokäytänteet eroavat toisistaan.

Mitä tarkoittavat toimintavaraus, tyel-jaksotus, nettovarallisuus, pääomalaina tai sidottu oma pääoma ja vapaa oma pääoma? Näihin ja moniin muihin termeihin on käytännönharjoittelu tuonut konkreettisuutta tarjoamalla esimerkkejä elävästä elämästä eivätkä ne ole enää vain painettuja sanoja oppikirjan sivujen täytteenä.

Toisinaan kirjanpitäjältä kuluu paljon aikaa erilaisten selvittelytöiden parissa. Esimerkiksi onko jokin tietty henkilövakuutus verotuksessa vähennyskelpoinen vai ei yms. Valmista vastausta ei yleensä saa eteensä hopeatarjottimella teen ja leivonnaisten kera, vaan tietoa pitää osata etsiä monista eri paikoista ja sitä täytyy myös osata soveltaa.

Mielestäni kirjanpitäjän ammatti ei aina saa osakseen ansaitsemaansa arvostusta. Oman kokemukseni myötä olen ymmärtänyt, että alan tuntemus ja asioiden sisäistäminen vaativat pitkän perehtymisajan. Työ vaatii paljon pitkäjänteistä ja sinnikästä käytännön tekemistä ja asioiden itsenäistä opiskelua, kirjanpidon ja tilinpäätöksen kokonaisuuden ymmärtämiselle pitää antaa aikaa.

Oma arvostukseni alaa kohtaan on kasvanut huimasti. Vaikka uudet asiat ja tiedon runsaus ovat välillä saaneetkin pääni pyörryksiin asti, olen erittäin tyytyväinen monipuoliseen käytännönharjoittelujaksooni ja voinkin todeta lopuksi

”Ei kannata palata eiliseen, koska olin aivan eri ihminen silloin.”

Lewis Carroll - Liisa ihmemaassa

- Henna -

Tilitoimistoissa käydään juuri nyt kiihkeätä lähitaistelua aikaa vastaan. EU-tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy 25.5. ja aiheeseen liittyvä dokumentointi pitää tuolloin olla valmiina.

Tietosuoja ei itsessään ole uusi asia. Henkilötiedot pitää suojata ja tämä on jo lähtökohtaisesti hallussa, hoidettu ja ymmärretty jokaisessa tilitoimistossa.

EU-tietosuoja-asetuksen mukaan ei riitä, että henkilötiedot ovat suojassa, vaan tämä on myös pystyttävä näyttämään.

Tämä näyttäminen on osoittautunut yllättävän haasteelliseksi.

Asiasta on tietoa internet pullollaan. Koulutuksia aiheesta on järjestetty pilvin pimein. Pääpiirteissään onkin selvää minkälaista dokumentaatiota asetus edellyttää.

On kuitenkin paljon yksittäisiä kysymyksiä, joihin ei ole yksiselitteisiä vastauksia. On tulkinnanvaraisia asioita ja käytäntöjä ei vielä ole. Tämän vuoksi kouluttajat ja lakimiehet ohjeistavat toimimaan varman päälle.

Kärjistettynä voisikin sanoa, että tilitoimistoissa väännetäänkin nyt varmuuden vuoksi kaikki mahdollinen dokumentaatio kaikista mahdollisista asioista, jotka ehkä mahdollisesti saattavat olla henkilötietoja, joissa tilitoimisto ehkä mahdollisesti saattaa olla käsittelijä.

Veikkaanpa että vuoden kuluttua kun käytännöt alkavat tarkentua, huomataan että tehtiin kärpäsestä härkänen ja tämä paperisota olisi voitu hoitaa keveimmillä panoksilla.

Mutta. Vielä on edessä viikon mittainen loppusota, jonka tuloksena syntyy lopuillekin asiakkaille sormen paksuinen nippu paperia ihmeteltäväksi.

Tee työtä, jolla on tarkoitus :)

Yrittäjien keskustelupalstoilla käydään toisinaan keskustelua kirjanpidon hinnoista: mikä siinä kirjanpidon tekemisessä oikein maksaa, ja mistä löytää hyvä ja halpa kirjanpitäjä.

Jälkimmäiseen voi sen verran kommentoida, että yhdistelmä hyvä ja halpa harvoin kulkevat käsi kädessä, oli kyseessä ihan mikä tahansa palvelu tai tuote. Se sitten on toinen asia, että mikä kenenkin mielestä on halpaa ja mikä kallista.

Mutta mikä siinä kirjanpidon tekemisessä tosiaan maksaa?

Kirjanpitäjät ja tilitoimistot, jos ei oteta huomioon muutamaa isoa tilitoimistoketjua, ovat yrittäjiä itsekin ja hinnoittelevat työnsä samalla periaatteella kuin kaikki yrittäjät: kulut pitää kattaa ja yrittäjälle jäädä työpanoksesta kohtuullinen palkka.

Keskustelupalstoilla törmää joskus kysymyksiin että miksi kirjanpitäjä veloittaa neuvoistaan. Tähän voisi esittää vastakysymyksen: miksi esimerkiksi kioskiyrittäjä veloittaa karkkipussista tai keksipaketista? Siksi, koska yrittäjä on ostanut tuotteet varastoon ja myy tuotteet varastostaan katteella.

Tieto on meidän kirjanpitäjien varastoa. Tätä varastoa pitää kartuttaa jatkuvasti: osallistuttava koulutuksiin, opiskelemalla itse ja seuraamalla koko ajan asioita. Tilitoimiston ”varaston hallinta” on itse asiassa nykyään erittäin haasteellista, kun otetaan huomioon vaikkapa verottajan digiloikka tai tietosuojalainsäädäntö.

No, jokaisella tilitoimistolla on tietenkin omat perusteensa miten hinnoitella varastonsa. Meillä kiinteään kuukausihintaan on paketoitu tavanomainen neuvonta. Tavanomaisesta poikkeavasta neuvonnasta (konsultointi) veloitetaan erikseen ja siitä annetaan etukäteen hinta-arvio.

Ajatellaanpa sitten remonttimiestä, joka saa kaksi toimeksiantoa, molemmat koskien makuuhuoneen tapetointia.

Toisesta makuuhuoneesta vanha tapetti on asiakkaan toimesta poistettu ja seinän tasoitustyöt tehty. Yksiväristä tapettia on hankittuna riittävä määrä.

Toisessa makuuhuoneessa työ pitää aloittaa vanhan tapetin poistamisella. Valmiiksi on hankittu kuviollista tapettia, joka loppuu kesken.

On täysin selvää, että tapetoinnin hinta ei ole molemmilla huoneilla sama.

Kirjanpidon suhteen on vähän sama juttu.

Jos ”pohjatyöt” on tehty (tositteet, olivatpa ne sitten paperisia tai sähköisessä muodossa olevia tositteita, ovat järjestyksessä) ja ”tapettia” on riittävästi (tositteita ei puutu), ja jos tositteissa on vielä tarvittavat lisäselvitykset, niin ”remontti” sujuu varsin ketterästi.

Kaikilla ei kuitenkaan ole halua, kiinnostusta, osaamista tai aikaa tehdä pohjatöitä, oli kysymyksessä sitten vanhan tapetin poisto tai tositeaineiston järjestely. Tämä vuoksi on olemassa mahdollisuus ostaa erilaisia palveluita ja hinnoittelu tietenkin myös erilainen.

Sitten jos verrataan vaikka kahta toiminimiyrittäjää: sähköasentajaa ja pitopalvelua. Sähköasentajan kirjanpidossa olevat ostolaskut ovat kaikki samaa alv-kantaa ja käteisellä ei osteta mitään. Pitopalveluyrittäjän kirjanpidossa on ostolaskuja, joissa on useampaa verokantaa sekä paljon käteiskuitteja. Jos käytetään edelleen tuota tapetointiesimerkkiä, niin sähköasentajan kirjanpito on se yksivärinen tapetti ja pitopalvelun kirjanpito kuviollinen tapetti.

Se, mitä kaveri tai kaverin kaveri maksaa kirjanpidostaan, ei ole siis välttämättä vertailukelpoinen oman kirjanpidon hinnan kanssa.

Tapettimestari tuskin pitää hintaa alentavana tekijänä sitä että asiakas pörrää työmaalla auttamassa. Tai kampaaja sitä, että asiakas sanoo tuoliin istahtaessaan, että on leikannut itse hiuksistaan enimmät pois ja työ vaatii vain viimeistelyn. Kumpikin ammattilainen tässä tilanteessa todennäköisesti huokaisee (mielessään) syvään: työn tekemiseen menee luultavasti hieman oletettua pidempi aika, mutta asiakas odottaa kuitenkin alempaa hintaa omatoimisuutensa vuoksi. Hankala tilanne.

Myös me kirjanpitäjät arvostamme sitä, että saamme tehdä ammattitaitoa vaativan osuuden työstä itse. Ne pohjatyöt ovat asia erikseen.

Tilanne, jossa asiakkaalla ei ole kokemusta eikä osaamista palkanlaskennasta, mutta haluaa silti laskea palkat itse, saa aikaan muutaman pisaran tuskanhikeä kirjapitäjän otsalle. Tiedossa on juuri sitä turhauttavaa täsmäytys- ja selvittelytyötä, johon menee sama aika, tai pahimmassa tapauksessa enemmän aikaa kuin siihen jos palkanlaskenta olisi hoidettu itse.

Myös erilaiset mobiilisovellukset, joilla kirjanpito mainostekstien mukaan valmistuu itsestään, kirvoittavat kirjanpitäjältä syvän huokaisun.

Sovellukset ovat toki käteviä esimerkiksi laskuttamiseen tai kuittien säilyttämiseen. Ne säästävät myös yrittäjän aikaa, joten niitä kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön. Kirjanpitoa ne eivät kuitenkaan itsekseen tee, vaan kirjanpitäjän on käsiteltävä tositeaineisto joka tapauksessa.

Mitä se kirjanpidon tekeminen sitten on?

Vastoin yleistä luuloa, kirjanpidon tekeminen ei ole pelkkää debetin ja kreditin hakkaamista vuorovedolla kirjanpito-ohjelmaan.

Kirjanpitoa tehdessään kirjanpitäjä tekee monenlaisia ratkaisuja. Ei ole esimerkiksi ihan yhdentekevää mihin kohtaan tuloslaskelmassa kulu sijoitetaan. Kirjanpitäjä myös miettii ja selvittää esimerkiksi onko joku kulu vähennyskelpoinen tai saako arvonlisäveron vähentää, ja tarkistaa tarvittaessa asiaa lähdeteoksista, verottajalta, kollegalta tai tilintarkastajalta. Kirjanpitäjä tarkistaa ennakkoperintärekisteröintejä, VAT-numeroita, onko OmaVeroon maksettu summa kohdistunut oikein, onko kaikkiin myyntisaamisiin tullut suoritus ja monta muutakin asiaa asiakkaasta riippuen. Monta pientä tuotetta siis valmistuu ”sivutuotteena” nimikkeellä kirjanpito.

Ammattitaitoinen kirjanpitäjä myös havainnoi kirjanpitoa tehdessään monia asioita, esimerkiksi ovatko ennakkoverot riittävät suhteessa tulokseen, onko katteessa tapahtunut muutoksia tai onko yrityksen kassakirjanpito luotettavaa.

Sitäkin voisi siis pohtia että mitä tilitoimistolle maksetulla summalla saa.

Jos olen ostanut makuuhuoneen tapetoinnin, ja tulos on sovitun mukainen ja valmistuu sovitussa ajassa ja tapetti pysyy seinässä, minua ei kiinnosta miten työ on tehty ja kauanko siihen on mennyt aikaa. Sen sijaan minua kiinnostaa se, että remonttimies on tapetoidessaan huomannut katossa olevan läiskän, jonka alkuperän hän suosittelee tutkittavan, ettei katolla mahdollisesti olisi vesivahinkoa.

Tätä voisi verrata tilanteeseen, jossa kirjanpito on hoidettu oikein, täsmällisesti sekä ajallaan, ja kirjanpitäjä vielä mainitsee, että ennakkoverot tarvitsevat korjausliikkeen.

Lopputulos on kuitenkin se mistä molemmissa tapauksissa maksamme, vai mitä?

Esitäytettyjä veroilmoituksia on kopsahdellut postilaatikkoihin. Tuttuun tapaan ilmoitusta ei tarvitse palauttaa jos korjattavaa tai lisättävää ei ole. Korjaukset ja lisäykset voi tehdä palauttamalla paperilomakkeen palautukuoressa tai sähköisesti Veroilmoitus verkossa-palvelussa.

Esitäytetty veroilmoitus tulee ensi vuonnakin, mutta monen muun verotukseen liittyvän asian suhteen ollaan tänä vuonna nostalgisissa tunnelmissa.

Marraskuusta alkaen verottajan OmaVero-palvelu korvaa useita verottajan sähköisiä palveluita. OmaVeroon kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla ja siellä voi hoitaa lähes kaikki verotukseen liittyvät asiat.  Toistaiseksihan vielä esimerkiksi verokorttimuutoksia ja veroilmoituksen täydentämistä varten on kumpaankin omat palvelut.

Ensi vuoden alussa myös otetaan käyttöön Kansallinen tulorekisteri. Tämä tarkoittaa sitä että työnantajat ilmoittavat tulorekisteriin palkkatiedot viiden päivän sisällä maksupäivästä. Omia palkka- ja verotietoja voi seurata siis seurata lähes reaaliajassa OmaVerossa.

Myös verokortit muuttuvat vuoden 2019 alussa.

Jatkossa ei enää tule kahta verokorttia; päätoimelle ja sivutoimelle omaansa, vaan kaikista työsuhteista pidätetään vero saman prosentin mukaan. Jos työantajia on vain yksi, ja tulot menevät yli vuosittaisen tulorajan, työnantaja pidättää loppuvuoden tuloista enemmän veroja.

Jos työnantajia on useita, kannattaa tehdä tulojen ja verojen omatoimista seurantaa OmaVerossa. Siellähän siis näkyvät Tulorekisterin ansiosta vuoden kertyneet tienestit ja niistä pidätetyt verot. Mikäli tulot ja verot eivät ole tasapainossa, uuden verokortin voi tilata OmaVerosta, ja se pitää toimittaa kaikille työnantajille.

Keväällä 2019 myös esitäytetty veroilmoitus täydennetään OmaVerossa.

Veroilmoituksen voi täydentää myös postitse, mutta se vaatii pikkuisen enemmän vaivaa kuin nykyisin, sekä myös pienen taloudellisen panostuksen.

Täydennyksiä ei vuonna 2019 tehdä veroilmoituslomakkeelle kuten nyt, vaan erillisille lomakkeille, jotka on itse etsittävä verkosta. Verottaja ei myöskään enää lähetä ilmoituksen mukana kirjekuorta, joten kirjekuoren hankintaan sekä postimaksuun on sijoitettava omasta kukkarosta.

Veroilmoitus on myös laitettava postiin useampi päivä ennen viimeistä palautuspäivää, koska sen on oltava perillä verohallinnossa viimeistään viimeisenä palautuspäivänä. Nykyäänhän riittää että veroilmoitus on laitettu postiin viimeisenä palautuspäivänä.

Verotuksen valmistumispäivä muuttuu henkilökohtaiseksi vuonna 2019.

 Tämä tarkoittaa sitä, että maksu- ja palautuspäivät eivät ole kaikilla samat, kuten nykyisin. Joillakin maksu- ja palautuspäivät aikaistuvat huomattavasti, joillakin taas säilyvät suunnilleen ennallaan. ”Mätkyt” tulevat maksuun heinäkuun ja helmikuun välillä. Palautukset tulevat tileille heinäkuun ja joulukuun välillä. Jos saa palautusta ja verotus valmistuu ensimmäisten joukossa, niin veronpalautukset tulevat ikään kuin lomarahaksi.

Yhteenvetona voisi sanoa, että jos on jo aikaisemmin tottunut asioimaan verottajan kanssa sähköisesti, ei asiointiin muuta muutosta tule kuin se, että jatkossa kaikki hoituu samassa palvelussa. Ja sehän on ihan hyvä juttu.

Näin ammatillisesta ja tilitoimiston näkökulmasta verottajan digiloikka on hyvä, mutta samalla hieman jännittävä asia.

Tulorekisterin käyttöönotto on iso asia palkanlaskentajärjestelmien kannalta. Ensi vuoden tammikuu tulee olemaan kiireisin tammikuu ikinä; edellisen vuoden palkoista pitää tehdä vuosi-ilmoitukset ja samalla ottaa tulorekisteri käyttöön.

Myös se, miten OmaVeron toiminnallisuudet taipuvat näihin uusiin asioihin, hiukan jännittää.

OmaVeron käytön valtuutuksiin tulee myös muutoksia. Tarkoittaa sitä että asiakkaiden nykyiset valtuutukset tilitoimistolle veroasioiden hoitoon eivät päde, vaan asiakkailta on saatava uudet valtuutukset tai valtakirjat.

Verotuksesta voi esittää paljon vaikeita kysymyksiä, mutta tuohon kysymykseen on sinällään helppo vastata.

Toiminimeä ei nimittäin itsessään veroteta mitenkään, vaan toiminimen tulos verotetaan yrittäjän tulona.

Toiminimen tuloista vähennetään ensin toiminimen menot. Näin saadaan toiminimen tulos. Jos edellisiltä vuosilta on yritystoiminnasta tullut tappiota, jota ei ole vielä vähennetty verotuksessa, vähennetään tämä tappio ja siten päädytään verotettavaan yritystuloon. Tästä vielä vähennetään 5 % yrittäjävähennystä.

Tämä yritystulo jaetaan verotettavaksi ansio- ja pääomatulona.

Jotta saadaan selville, mikä osuus tulosta verotetaan ansiotulona ja mikä pääomatulona, pitää tietää edellisen verovuoden nettovarallisuus. Esimerkiksi jos lasketaan vuoden 2017 tulojen verotusta, pitää tietää mikä on vuoden 2016 nettovarallisuus.

Nettovarallisuus tarkoittaa varojen ja velkojen erotusta.

Nettovarallisuuteen luetaan mukaan vain ne varat, jotka kuuluvat elinkeinotoimintaan. Elinkeinotoiminnan varoja eivät esimerkiksi ole vakituisena asuntona käytetty huoneisto tai liiketoimintaan liittymättömät arvopaperit. Nettovarallisuuteen ei myöskään lasketa pankkitilin saldoa, mutta kassassa olevat rahat lasketaan.

Nettovarallisuuteen lasketaan myös 30 % verovuoden päättymistä edeltäneiden 12 kuukauden aikana maksettujen palkkojen määrästä.

Pääsäännön mukaan yritystuloa verotetaan pääomatulona siitä osuudesta, joka vastaa verovuotta edeltäneen verovuoden päättyessä kuuluneelle nettovarallisuudelle laskettua 20 % vuotuista tuottoa.

Pääomatulona verotettavan osuuden määrän voi valita. Pääsääntö on tosiaan 20 %, ja muut vaihtoehdot ovat 0 % tai 10 %. Tämä valinta pitää tehdä veroilmoituksella.

Tässä esimerkki tulon jakamisesta ansio- ja pääomatuloon.

Yritystoiminnan vuoden 2017 tuloista on vähennetty menot, edellisen vuoden vähentämättömät tappiot sekä yrittäjävähennys. ”Viivan alle” on jäänyt 25.000 euroa.

Edellisen verovuoden (2016) nettovarallisuus ollut 15.000 euroa ja maksettuja palkkoja ei ole.

Pääsääntö on

• 3.000 euroa (20%/15000 eurosta) verotetaan pääomatulona ja 22.000 euroa ansiotulona

Tai yrittäjä voi halutessaan valita

• 1.500 euroa (10% /15.000 eurosta) verotetaan pääomatulona ja 23.500 euroa ansiotulona
• 25.000 euroa verotetaan kokonaan ansiotulona

Pääomatulojen verokanta on 30 % ja ansiotulot verotetaan progressiivisesti.

Mikä sitten on edullisin vaihtoehto?  Esimerkkitapauksessa vaihtoehtojen välille ei todennäköisesti tule suurta eroa, mutta koska verotuksessa vähän kaikki vaikuttaa kaikkeen, edullisin vaihtoehto selviää laskemalla.

Jos yritystuloon sisältyy myyntivoittoja sellaisesta omaisuudesta, joka on kuulunut yrityksen käyttöomaisuuteen (esimerkiksi toimitilan myynnistä syntynyt myyntivoitto), nämä myyntivoitot verotetaan aina pääomatulona.

Usein kuulen sanottavan, että kirjanpitäjän työ on semmoista tylsää, tukka nutturalla papereiden pyörittelyä ja nipottamista harmaassa tylsässä toimistossa, vanhojen tätien ympäröimänä. Uskallan kuitenkin väittää toisin.

Useimmiten saan työviikon aikana olla mm. koodari, salapoliisi, ajatustenlukija ja ennustaja näiden normaalien työtehtävieni kirjanpitäjän, ostoreskontranhoitajan, myyntireskontranhoitajan, maksuliikennevalvojan, laskuttajan ja palkanlaskijan töiden ohessa. Verotietämystäkin on hyvä omata, jotta osaan palvella asiakkaita mahdollisimman monipuolisesti ja hyvin.

Mitä tulee koodariin, tarkoittaa käytännössä sitä, että on hyvä osata päätellä, tai pikemminkin arvata, miksi esimerkiksi txt-tiedostoa tai csv-tiedostoa ei saa ladattua taloushallinnon ohjelmaamme. Onko kyse vaikka tiedostossa olevasta ylimääräisestä välilyönnistä tai ylimääräisestä merkistä?  Viimeksi kokeilin merkin poistamista ja sain kuin sainkin tiedoston ladattua ohjelmaan ja ihan onnistuneesti vieläpä. Jes, hyvä minä!

Salapoliisin ominaisuuksia on myös hyvä olla kun tekee asiakkaan puolesta laskutusta ja asiakkaan antamat osoitetiedot ovat puutteelliset tai hukassa. Ei huolta, kyllä Tieke, Posti, Ytj, ja asiakkaan kotisivut lopulta kertovat mihin laskun voi laittaa tai sitten ei. Joskus tiedot ovat vanhentuneita ja laskut eivät mene sinne minne pitäisi. Sitten jatketaan salapoliisin työtä.

Ajatustenlukutaitoa tarvitaan vaikka silloin kun pitää tietää mitä asiakas tarkoittaa esimerkiksi lauseella ”laita kymppi rahaa”. Onko se se todellinen 10,00 euroa vai 10, jonka perään tulee kolme nollaa.

Tätä työtä tehdessä ennustajaeukon vikaa on myös syytä olla, sillä on hyvä osata ennustaa miten erilaiset muutokset vaikuttavat joka päiväiseen työhön ja asiakkaiden elämään. Näistä mainittakoon vaikkapa tietosuojauudistus ja kansallinen tulorekisteri.

Lisäksi meillä on etuoikeus ihan työaikana pelata älypeliä nimeltä OmaVero (OmaVero on verohallinnon verkkopalvelu, jossa kaikki ei aina toimi ihan kuin elokuvissa).  Eipä tarvitse illalla torjua dementiaa ratkomalla sanaristikoita tai sudokuja, kun on päivällä pelannut pari erää OmaVeroa :)

Palkkoja käsitellessäni olen sen sijaan huomannut, että olisi todella hyvä olla myös jonkinlainen kokemus poliitikon urasta sekä asianajajan tutkinto, sillä monenlaiset TESSIT ja lait monesti aiheuttavat harmaita hiuksia. Asiat kun on kerrottu ympäripyöreästi, mutta kuitenkin viitaten aina johonkin lakipykälään.

Eikö kuulostakin helpolta ja tylsältä? Ei minusta. Ja en edes uskalla arvata mihin kaikkeen minun tulee vielä osata taipua ja toisaalta juuri se on parasta tässä työssä. Kun et koskaan tiedä mitä uutta on vielä tulossa.

Summa Summarum.

Henkisiä harmaita hiuksia meillä saattaa jo olla. Mutta tylsyyttä, harmautta saatikka nutturoita ei meidän toimistosta löydy.

Mitähän huomenna? Arvonlisäverojen laskentaa, tilinpäätöksiä, veroilmoituksia ja palkanlaskentaa. Mutta mitä muuta? Sitäpä ei voi tietää. Ennen kuin huomenna :)

• Veera, 3. vuotta kirjanpitäjänä

Kirjanpitäjän työstä myös blogissa Mitäs jos tuntisitkin kiinnostusta numeroihin?

Verottajan sanktiot ovat viime aikoina mietityttäneet taloushallintoalalla työskenteleviä ihmisiä. Veroilmoituksen inhimillisestäkin virheestä on määrätty veronkorotuksia korkeimman mukaan. Tiedossa on tapauksia, joissa nämä veronkorotukset ovat olleet pienehköä kuukausipalkkaa nauttivan, kuten esimerkiksi tilitoimiston kirjanpitäjän, vuosinettopalkan suuruisia.

Virhe on tietysti virhe, ja on ihan ymmärrettävää, että virheestä vähän sakotetaan, mutta kyllähän summissa pitäisi joku kohtuullisuus olla.

Mutta entäs jos ei tee virhettä, ja siltikin sakotetaan?

Käyttöomaisuusosakkeiden myyntivoitto voi olla tietyin edellytyksin verovapaa. Tässä pitää olla todella tarkkana. Se, että osakkeet ovat yrityksen taseessa käyttöomaisuudessa, ei tee niistä automaattisesti verovapaita, vaan yhtiöiden välinen toiminnallinen yhteys mm. ratkaisee. Verottaja pidättää tässä oikeuden sanoa viimeisen sanan.

Yritys myi kuvatun kaltaiset osakkeet. Yrittäjä, kirjanpitäjä ja kokenut KHT-tilintarkastaja pohtivat yhdessä asiaa, tutustuivat verottajan ohjeisiin sekä oikeustapauksiin ja tulivat siihen tulokseen, että kysymyksessä on verovapaa käyttöomaisuusosakkeiden luovutusvoitto. Tilinpäätös ja veroilmoitus siis uskallettiin tehdä niin, että myyntivoitto käsiteltiin verovapaana.

Joulu tulee varmasti joka vuosi, ja yhtä varmasti tällaisessa tilanteessa verottajalta tulee selvityspyyntö, joten tilanne ennakoitiin. Veroilmoituksen liitteeksi laadittiin selvitys, jossa kuvattiin yritysten toimintaa sekä perusteltiin myyntivoiton verovapaus.

Verottajalta sitten tulla paukahti kuulemiskirje, jossa tylysti kerrottiin, että veroilmoituksesta poiketaan ja myyntivoitto verotetaan henkilökohtaisessa tulolähteessä.

Jokainen veroeuro on tietenkin tarpeen, joten ymmärtäähän sen että verottaja vetää asiassa kotiin päin. Sen sijaan sitä ei voi ymmärtää, että kylkiäisenä pätkähti veronkorotus, jonka suuruus oli neljä numeroa ennen pilkkua.  Olihan tieten tai törkeän huolimattomasti annettu olennaisesti väärä veroilmoitus.

 Veroilmoituksessa annettiin verottajan mielestä väärät luvut, mutta verottajaa ei yritetty mitenkään harhaanjohtaa. Päinvastoin; veroilmoituksen mukana annettiin oma-aloitteisesti kaikki tieto, jonka verottaja asian ratkaisemiseksi tarvitsi.

Tarkoittaako tämä nyt sitä, jos tuotto mahdollisesti olisi verovapaa, sitä ei kuitenkaan veronkorotuksen pelosta uskalla ilmoittaa verovapaana tuottona, ja siten maksaa tuotosta kiltisti verot? Tuleehan se kuitenkin halvemmaksi maksaa pelkät verot, kuin maksaa verot sekä veronkorotus.

Jälkiviisaana voi tietenkin ajatella, että olisi pitänyt kysyä asiaa ennakolta verottajalta. Mutta hullulta tuntuu sekin että jokaisessa tulkinnanvaraisessa tapauksessa pitää tiedustella verottajan kanta etukäteen.

No, tämä tilanne ratkesi onnellisesti. Verottajalle tehty reklamaatio tuotti positiivisen tuloksen veronkorotuksen osalta, joka sitten jätettiin määräämättä. Jokusen unettoman yön yrittäjä ehti kuitenkin asian tiimoilta verottajan piikkiin viettää.

Verorettelöitsijät sekä veronkiertäjät pitää toki saada kuriin. Mutta se, että veroilmoituksen inhimillisistä virheistä ja vilpittömässä mielessä annetuista veroilmoituksista määrätään mahtisanktiot, ei nyt oikein osu oikeaan kohderyhmään

Alkuvuosi tilitoimistoissa on työntäyteistä aikaa. Tilinpäätösten ja veroilmoitusten deadlinet painavat päälle ja näiden vuosittain toistuvien töiden lisäksi pitää selviytyä myös jokapäiväisistä rutiineista.

Töitä siis riittää ja päivälle kertyy helposti pituutta.

Tästäkin huolimatta viime perjantaina suljimme kirjanpito-ohjelman ja sähköpostit jo puolilta päivin. Pukeuduimme ulkoiluvaatteisiin, nappasimme luistimet mukaan ja suuntasimme Kaihun luisteluradalle nauttimaan pikkupakkasesta ja auringonpaisteesta.

Liikunta on todettu hyväksi tavaksi palautua työn rasituksista. Meidän alallamme, asiantuntijatyössä, rasitus kohdistuu aivoihin, joten kropan rasittaminen on todellakin loistavaa vastapainoa työlle.

Liikunnalle tuntuu kuitenkin joskus olevan haasteellista löytää aikaa tai motivaatiota.

Meidän toimiston henkilökunnalla tätä ongelmaa ei ole, olemme aktiivisia liikunnan harrastajia. Siispä kokosimme muille muutaman vinkin, joiden avulla liikunnasta voi helposti tehdä osan arkea

• kokeile rohkeasti jotain uutta lajia. Ei voi tietää mistä pitää, jos ei ole koskaan kokeillut

• ota arkiliikunta mukaan suuremmassa määrin. Käytä portaita, kävele lounaalle vähän kauempana olevaan lounaspaikkaan jne.

• sovi liikunnan harrastamisesta, vaikkapa kävelylenkistä, ystävän kanssa. Kun kävelylenkki on merkattu kalenteriin, siitä ei luista niin helposti

• muista että huonoin treeni on tekemättä jätetty treeni. Lyhyt tai vähemmällä teholla tehty treeni on siis parempi kuin ei treeniä ollenkaan.

• innosta liikuntaan työpaikallasi. Puoli päivää käytettynä liikuntaan tulee taatusti takaisin seuraavien päivien tehostuneessa työtahdissa.

Liikunta palkitsee hyvällä ololla suorituksen jälkeen. Tämän kun pitää mielessä, niin onnistuu sujuvasti selättämään sohvan kutsun :)

Sähköisestä kirjanpidosta puhutaan nykyään paljon, mutta siitä mitä se sähköinen kirjanpito oikeastaan on, tuntuu olevan hyvin monenlaista käsitystä.

Oikeasti aitosähköinen kirjanpito on sitä, että myyntilaskut tuotetaan järjestelmässä, josta ne lähetetään verkkolaskuina ja tieto laskutuksesta siirtyy suoraan kirjanpitoon. Ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuina samaan järjestelmään, ja myös ne siirtyvät kirjanpitoon ilman manuaalisia työvaiheita. Pankin tiliotteet noudetaan pankista suoraan järjestelmään. Kirjanpidosta saa tällöin reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudesta.

Sähköisestä kirjanpidosta kuitenkin puhutaan myös silloin, kun paperinen tositeaineisto skannataan ja se lähetetään sähköisessä muodossa tilitoimistoon vaikkapa sähköpostilla.

Tämä on kuitenkin vain ”puolisähköistä” kirjanpitoa. Kirjanpitäjä tallentaa skannatuista tositteista manuaalisesti tiedot kirjanpito-ohjelmaan ja liittää skannatun tositteen kuvan. Ajallisesti tämä vie saman verran kirjanpitäjän aikaa kuin paperitositteista tallentaminen.

Puolisähköisen kirjanpidon etuna paperikirjanpitoon on tositeaineiston säilytyksen helppous. Ei ole enää mappia ensin tilitoimiston hyllyssä ja myöhemmin yrittäjän omassa arkistossa, vaan tositeaineisto saadaan näppärästi arkistoitua vaikkapa cd-levylle. Myös tositteen löytäminen jälkeenpäin (esim. ostokuitti takuuta varten) on helpompaa sähköisestä arkistosta.

Markkinoilla on pilvin pimein erilaisia sovelluksia ja ohjelmia, joita mainostetaan sähköisinä kirjanpito-ohjelmina. Niitä ne eivät valitettavasti kirjanpidon näkökulmasta ole. Ohjelmat saattavat olla sopivia laskutukseen tai kuittien säilyttämiseen, mutta ei kirjanpidon tekemiseen.

Osakirjanpitona tämmöinen laskutusohjelma toimii mainiosti, jos siitä saa ulos järkevän myyntiraportin varsinaista kirjanpitoa varten. Tällöin kannattaa tarkistaa mitä ohjelmiston toimittaja lupaa aineiston säilyttämisestä; säilyttävätkö laskuja sähköisessä arkistossaan kirjanpitolain vaatiman säilytysajan.

Myyntiraportteihin liittyy kuitenkin muutamia ongelmia ja virheen mahdollisuuksia.

Esimerkiksi erään laskutusohjelman myyntiraporttiin tulostuu iloisesti sekaisin eri verokantojen myynnit. Verottajalle kuitenkin pitää myynnit ilmoittaa verokannoittain, joten myyntiraportista joutuu laskimen ja kynän avulla perkaamaan eri verokantojen myynnit.

Monet ko. ohjelmat antavat myös korjata tehtyä laskua jälkeenpäin. Esimerkiksi marraskuussa on tehty lasku, josta on myyntiraportti jo toimitettu kirjanpitoon. Joulukuussa laskusta reklamoidaan, ja yrittäjä lupaa lähettää korjatun laskun ja käy korjaamassa marraskuussa tehtyä laskua. Jos tästä korjauksesta ei muisteta infota tilitoimistoa, niin silloin marraskuun myynti on väärin. Tai yrittäjä tekee joulukuussa reklamoidun laskun tilalle uuden laskun, ja eikä muista kertoa tilitoimistolle, että marraskuun lasku on mitätöity. Tällöin kyseessä oleva myynti tulee kirjatuksi kahteen kertaan.

Kuten sanottu, edellä mainitun kaltaisia ohjelmia on pilvin pimein, ja kukaan kirjanpitäjä ei siis voi osata käyttää niitä kaikkia, eikä voi tietää ohjelmien vahvuuksista tai heikkouksista.

Ennen kun tällaisen ”sähköisen kirjanpito-ohjelman” käyttöönottoa lähtee harkitsemaan, kannattaa olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään. Jos ohjelma ei ole kirjanpitäjälle tuttu, kannattaa pyytää ohjelman koetunnukset, joilla yhdessä kirjanpitäjän kanssa voi katsella ohjelman ominaisuuksia ja millaisia raportteja se tuottaa.

Vaikka mitään ei suositella tehtävän puolittain, löytyy puolisähköisestä kirjanpidosta kuitenkin pienelle yritykselle ihan järkeviä vaihtoehtoja. Mutta näistä pitää ehdottomasti keskustella tilitoimiston kanssa ja miettiä yhdessä mikä on paras ratkaisu. Pahimmillaan ”sähköisen kirjanpito-ohjelman” omatoiminen käyttöönotto lisää kirjanpidon kustannuksia esimerkiksi siten että ohjelmasta ei saa oikeanlaista myyntiraporttia ja kirjanpitäjän ”käsityö” lisääntyy.

Isommat yritykset ovat asia erikseen; niille puolisähköinen kirjanpito on harvoin järkevä vaihtoehto.

Työnantajan työntekijälle maksamat koulutukset ovat aiheuttaneet runsaasti tulkinnallisia tilanteita. Verovapaus on aikaisemmin perustunut oikeus- ja verotuskäytäntöön, säännöstä asiasta ei ole ollut.

Ammatin ylläpitämiseen tai kehittämiseen tähtäävät koulutukset, kurssipäivät tms., ovat olleet verovapaita ennenkin, mutta vuoden 2018 alusta verovapaus laajeni koskemaan myös tutkintoon johtavia koulutuksia.

Aikaisemmin tutkintoon johtavan peruskoulutuksen kustannuksia ei ole yleensä voinut maksaa työntekijälle verovapaasti, vaan ne ovat olleet palkkaan verrattavissa oleva etuus.

Uuden säännöksen verovapauden edellytyksenä keskeisesti on, että koulutus tukee työntekijän nykyisiä tai tulevia tehtäviä työnantajan palveluksessa. Työnantajan intressi ratkaisee. Työntekijän aikaisemmalla koulutuksella tai työkokemuksella ei ole merkitystä. Koulutus voi käynnistyä myös työntekijän aloitteesta.

Esimerkiksi ajokortin kustantaminen voisi olla lainkohdan tarkoittamaan koulutusta, jos työntekijän tehtäviin kuuluisi yrityksen pakettiauton kuljettaminen.

Verovapauden edellytyksenä on myös se että työnantaja maksaa kustannukset suoraan koulutuksen järjestäjälle tai työnantaja maksaa työntekijälle hänen maksamansa kustannukset maksutositetta vastaan.

Verovapaus koskee myös yhtiön johtoa, osakeyhtiön osakkaita sekä avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiömiehiä. Se, että osakas on yrityksen ainoa työtekijä, ei myöskään poistaisi verovapautta.

Opiskeluun liittyvien matkakustannusten korvaaminen työtekijälle ei kuitenkaan välttämättä olisi verovapaata. Jos työntekijä suorittaa esimerkiksi ylioppilastutkintoa, ei matkakustannuksia voi korvata verovapaasti. Sen sijaan jos työntekijä suorittaa tiettyä osaa tai osia tutkinnosta, ovat matkakustannukset tällöin verovapaita.

Tämä lakimuutos tarjoaakin työantajalle erinomaisen mahdollisuuden kouluttaa, ja kannustaa työntekijöitään kouluttautumaan. Laajatkin työnantajan maksamat koulutukset voivat olla työtekijälle verovapaita, jos ne ovat työnantajan intressissä.

 

Meitä kirjanpitäjiä vaivaa sellainen ammattitauti, että olemme joskus suorastaan neuroottisen kiinnostuneita kuiteista :)

Erityisen kiinnostavia meidän mielestämme ovat sellaiset kuitit, joita ei ole :).  Asiakkaan tililtä on veloitettu pankkikorttiosto, mutta kuittia ei ole kirjanpitoaineiston mukana.

Yksittäinen, silloin tällöin puuttuva kuitti ei ole ongelma. Kaikiltahan meistä joskus kuitti häviää tai polttoaineautomaatti heittäytyy hankalaksi ja eikä suostu tulostamaan kuittia.

Yksittäisen puuttuvan kuitin voi korvata kirjoittamalla selvityksen ostosta: ostopäivämäärä, summa ja mistä yrityksen kulusta on kysymys.

Kirjanpito ei ole luotettavaa, jos kirjaukset tehdään toistuvasti kuittien puuttuessa selvitysten perusteella. Esimerkiksi kirjakaupasta voi ostaa lukiolaiselle oppikirjoja, lapselle askartelutarvikkeita, itselle romaanin tai yritykselle toimistotarvikkeita. Jos kuittia ei ole, osto voi olla mitä tahansa noista ja ainoastaan viimeisenä mainittu on yritykselle vähennyskelpoinen kulu.

Jos kuitteja puuttuu toistuvasti, joudumme käymään asiasta vääntöä asiakkaan kanssa.

Syy vääntöön on että haluamme asiakkaamme parasta. Jos yritykselle tehdään verotarkastus ja havaitaan että käytössä on osittain ”kuititon kirjanpito”, aiheutuu tästä asiakkaalle ikäviä seuraamuksia.

Toinen syy vääntöön on puhtaasti itsekäs; haluamme turvata oman selustamme. Tiedämme kuitenkin millaista kirjanpitoaineiston pitää olla, ja ammattilaisena meidän kuuluu ohjeistaa asiakasta ja vaatia korjaamaan puutteet aineistossa.

Miten kuittihässäkän sitten selättää mahdollisimman pienellä stressillä?

Jos käytössä on perinteinen paperikirjanpito, kannattaa yrityksen kuiteille ja laskuille varata joku oma paikka; mappi, laatikko tai kirjekuori. Sitten vaan ottaa tavaksi päivittäin tai ainakin viikoittain ottaa lompakosta kuitit, kirjoitella niihin tarvittavat selvitykset ja laittaa kuitti niille varattuun paikkaan odottamaan viemistä tilitoimistoon.

Näin toimien kuitti ei mene vahingossa roskiin, koira ei ehdi syödä sitä, lapsi ei tee siitä paperilennokkia tai sitä ei käytetä takan sytykkeenä (kyllä, olemme kuulleet kaikki nuo ja monta muutakin selitystä) :)

Jos paperikuittien säilöminen tuntuu hankalalta, kannattaa ottaa käyttöön Etasku.

Etasku on kännykkäsovellus, jonka saa käyttöön muutamalla eurolla kuussa. Kuitit valokuvataan Etaskuun ja sinne voi kirjoitella tarvittavat selvitykset. Kuitin voi kuvauksen jälkeen ihan näin kirjanpitäjänkin luvalla hävittää :). Kirjanpitäjä näkee kuitit omilla tunnuksillaan Etaskusta ja saa tiedot kirjanpitoon.

Kirjanpito ei ole mitään rakettitiedettä eikä ydinfysiikkaa; tämä pitää paikkansa. Kirjanpidon tekniikka itsessään onkin varsin selkeä asia opetella.

Pelkästään kirjanpidon tekniikan hallitsemisella ei kuitenkaan kovin pitkälle pääse.

Kirjanpidon tekemistä säätelevät monet lait, esimerkiksi kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki ja elinkeinotuloverolaki. Huomioon pitää ottaa myös verottajan monet ohjeistukset sekä esimerkiksi kirjanpitolautakunnan lausunnot. Lait ja ohjeet vieläpä muuttuvat aika ajoin, joten ammattilaisellekin on kohtuullisesti työnsarkaa siinä että pysyy ajan tasalla kaikista muutoksista.

Yrittäjä voi tehdä kirjanpidon ja veroilmoituksen itse, sitä ei mikään laki kiellä. Joskus yrittäjä haluaa tehdä kirjanpidon itse, ja teetättää vain tilinpäätöksen ja veroilmoituksen ammattilaisella.

Olemme vuosien aikana tarkistaneet useita itse tehtyjä kirjanpitoja, ja kokemuksella voin sanoa että yksikään niistä ei ole ollut täysin oikein.

Kysymys toki ei läheskään aina ole ollut isoista virheistä.

Virheiden korjailuun ja verottajan ilmoitusten oikaisuun menee kuitenkin moninkertainen aika verrattuna siihen jos kirjanpito ja veroilmoitus olisi alusta alkaen annettu ammattilaisen tehtäväksi. Lisäksi kustannuksia on tullut verottajan viivästysmaksujen muodossa, kun verottajalle tehtyjä ilmoituksia on jouduttu korjaamaan jälkikäteen.

Kustannustehokkain tapa itse tehty kirjanpito ei siis hyvin todennäköisesti koskaan ole.

Kirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätös, ja tilinpäätöstä tarvitaan yllättävän monessa asiassa.

Jos yrittäjä hakee lainaa, pankki kysyy tilinpäätöstä ja perustaa lainapäätöksensä siihen. Toiminimiyrittäjällä esimerkiksi lasten päivähoitomaksun määrä perustuu tilinpäätöksen osoittamiin tuloihin. Myös verotus perustuu tilinpäätökseen, joten kirjanpidon virheillä saattaa olla hyvinkin kauaskantoisia vaikutuksia.

Paitsi että kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus on tehty oikein, on tilitoimistosta yrittäjälle muutakin hyötyä.

Tilitoimistosta löytyy osaamista hyvin monenlaisiin verokysymyksiin ja osataan auttaa esimerkiksi budjetoinnissa tai hankehakemuksissa. Monet tilitoimistot myös tarjoavat asiakkailleen taloushallinnon ohjelmistoja ja sovelluksia, joilla helpotetaan yrittäjän arkea.

Eikä myöskään voine vähätellä hyvien yöunien merkitystä. Kun kirjanpito on hoidettu oikein, voi yrittäjä siltä osin olla rauhallisin mielin ja nukkua yönsä rauhassa. Ja kun takana on hyvin nukuttu yö, voi sitten täysillä keskittyä omaan liiketoimintaansa.

Kaikki yli 15-vuotiaat ovat saaneet postissa verokortin vuodelle 2018. Verokortti otetaan käyttöön helmikuun alusta.

Tammikuussa on vielä käytössä vuoden 2017 verokortti. Vuonna 2017 tienatut ansiotulot eivät kuitenkaan vaikuta tammikuun ennakonpidätykseen, vaan tulokertymä on nollattu vuoden vaihteessa.

Verokortista kannattaa tarkistaa, että vuosituloraja on oikein. Jos vuosituloraja on suunnilleen sen palkan määrä, joka vuonna 2018 tienataan, ei lopullisessa verotuksessa tule suurta yllätystä kumpaankaan suuntaan.

Jos veroprosentti on liian suuri (arvioitu liian isoille tuloille ja/tai vähennyksiä puuttuu) pitää tilata uusi verokortti. Sen voi kätevästi tilata verokortti verkossa – palvelussa.

Jos veroprosentti on liian pieni, uutta verokorttia ei välttämättä tarvitse tilata. Työnantajalle voi ilmoittaa että haluaa nostaa veroprosenttia. Työnantaja voi periä ennakonpidätyksen työntekijän pyynnöstä isommalla prosentilla, mutta verokortin tulorajoihin työnantaja ei saa puuttua.

Verokortin A-vaihtoehto tarkoittaa että perusprosenttia sovelletaan palkkakauden (esim. kuukausi) tulorajaan saakka. Työnantaja seuraa tulorajaa ja käyttää lisäprosenttia kun tuloraja ylittyy. A-vaihtoehto sopii silloin jos tulot ovat kiinteät ja säännölliset kuukausittain.

Vaihtoehto B, eli yhden tulorajan (vuositulorajan) verokortti tarkoittaa sitä että palkasta pidätetään veroa perusprosentilla tulorajan täyttymiseen saakka. Tämä sopii silloin jos töitä on vain osan vuodesta tai tulot vaihtelevat huomattavasti kuukausittain. Täytyy kuitenkin olla tarkkana tulorajan kanssa, ettei loppuvuodesta tule ikävää yllätystä; tuloraja täyttynyt ja loppuvuoden palkoista pidätetään ennakonpidätys lisäprosentin mukaan.

Veroprosenttia voi arvioida ja laskettaa Verohallinnon verolaskurilla www.vero.fi/verolaskuri.

Verokorttia ei välttämättä tarvitse toimittaa työnantajalle. Useimmat työnantajat tilaavat järjestelmäänsä sähköiset verokortit. Tällöin oletuksena on aina että käytetään verokortin A-vaihtoehtoa. Jos vaihtoehto B halutaan käyttöön, pitää verokortti toimittaa työnantajalle ko. vaihtoehto ruksattuna. Myös muutosverokortti on aina toimitettava työnantajalle.

Vaikka työnantaja onkin saanut verokortin sähköisesti, verokorttia ei kuitenkaan kannata heittää roskiin. Sitä tarvitaan, jos vaihtaa työpaikkaa vuoden aikana.

Maahantuonnilla tarkoitetaan tavaran tuontia EU:n veroalueelle; esimerkiksi suomalainen yritys ostaa tavaraa Kiinasta ja tuo nämä tavarat Suomeen. Maahantuontia on myös tavaran tuonti EU:n tullialueelta, mutta veroalueen ulkopuolelta, esimerkiksi Kanariansaarilta tai Ahvenanmaalta.

Arvonlisäverollisten yritysten maahantuonnin arvonlisäveron periminen siirtyy Tullilta Verohallinnolle 1.1.2018 alkaen.

Aikaisemman menettelyn mukaan Tulli on tullauksen yhteydessä vahvistanut arvonlisäveron määrän ja arvonlisävero on maksettu Tullille.

Jatkossakin Tulli suorittaa tullauksen ja antaa tullauspäätöksen, mutta arvonlisäveroa ei enää makseta Tullille.

Maahantuoja laskee itse arvonlisäveron perusteen ja määrän, ja ilmoittaa nämä arvonlisäveroilmoituksella.

Yrityksen kassavirran kannalta muutos on positiivinen asia.

Aikaisemmin arvonlisävero maksettiin Tullille ja vastaava vähennys arvonlisäveroilmoituksella tehtiin noin 1,5 kuukautta myöhemmin. Nyt sekä vero että vähennys kohdistetaan samalle kuukaudelle, joka on se kalenterikuukausi, jonka aikana tullauspäätös on annettu. Jos tuodut tavarat on hankittu kokonaan vähennyskelpoiseen käyttöön, ei maksettavaa arvonlisäveroa käytännössä tule.

Veron määrän laskeminen ei sinällään ole monimutkaista; veron perusteesta 24 %.

Veron perusteen laskenta lähtee Tullin määrittämästä tullausarvosta. Tullausarvoon lisätään mm. kuljetus- ja lastauskustannuksia.

Koska kuljetus tms. kustannukset lasketaan mukaan veron perusteeseen, on tällaisen palvelu myynti verotonta. Tämä saattaakin aiheuttaa haasteen kuljetusliikkeiden laskutuksessa. Heidän on osattava tunnistaa palvelut, jotka liittyvät maahantuontiin ja laskuttaa nämä verottomina. Jos kuljetusliike ei voi todentaa palvelun liittyvän maahantuontiin, se joutuu silloin laskuttamaan verollisena. Jos ostaja ei puutu virheelliseen ostolaskuun ja vähentää laskun arvonlisäveron, on silloin tapahtunut virhe. Arvonlisäveroa ei kuuluisi olla laskussa, vaan verottoman laskun summa pitäisi lisätä maahantuonnin veron perusteeseen.

Olisikin tärkeää, että maahantuoja välittäisi jo tilauksen yhteydessä kuljetusliikkeelle, että palvelu liittyy maahantuontiin. Tämä voi olla haaste, koska palvelut ovat usein ketjuttuneita. Joka tapauksessa ostolaskujen huolellinen tarkistus on entistäkin tärkeämpää. Verohallinnolta odotetaankin linjausta siitä, miten se tulee puuttumaan yllämainitun kaltaisiin yksittäisiin virheisiin.

Sanomattakin on selvää, että tullauspäätös on dokumentti, joka on aina ehdottomasti muistettava toimittaa tilitoimistoon.

Tässä vielä ”loppukevennyksenä” arvonlisäverolain 88§ pykälä, joka ”avaa” veron perustetta:

”Tavaran maahantuonnista suoritettavan veron peruste on Tullin tullikoodeksin 69–76 artiklan, Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 952/2013 täydentämisestä tiettyjä unionin tullikoodeksin säännöksiä koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen osalta annetun komission delegoidun asetuksen (EU) 2015/2446 71 artiklan ja unionin tullikoodeksista annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 952/2013 tiettyjen säännösten täytäntöönpanoa koskevista yksityiskohtaisista säännöistä annetun komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2015/2447 127–146 artiklan mukaan määrittämä tullausarvo, ellei tässä laissa toisin säädetä. (11.8.2017/523)”

Helppoa, eikö? :)blogi/maahantuonnin-arvonlisaverotus-mika-muuttuu

Verottomat kustannusten korvaukset             

Päivärahat	enimmäismäärä / euro
yli 6 h kestävä matka (osapäiväraha)	19,00
yli 10 h kestävä matka (kokopäiväraha)	42,00

Kilometrikorvaukset

42 snt / km, jota korotetaan:

• 7 snt / km perävaunun kuljettamisesta
• 11 snt / km kun työn suorittaminen edellyttää asuntovaunun kuljettamista
• 21 snt / km kun työn suorittaminen edellyttää taukotuvan tai vastaavan raskaan kuorman kuljettamista
• 3 snt / km jokaista mukana seuraavaa henkilöä kohden

Jos palkansaajalla on luontoisetuna auton käyttöetu, hän on oikeutettu saamaan 10 snt / km verovapaana korvauksena tällä autolla ajetusta ajosta.

Työmatka

Työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Mikäli palkansaajalla työn luonteen vuoksi ei ole varsinaista työpaikkaa, työmatkana pidetään matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työn suorittamiseksi asunnoltaan erityiselle työntekemispaikalle.

Työmatkana pidetään matkaa työntekemispaikalle myös silloin, jos:

• työntekemispaikka sijaitsee muualla kuin oman työnantajan tai tämän kanssa samaan intressipiiriin kuuluvan yhteisön toimipaikassa
• työskentely on tilapäistä tuloverolain 72 a §:ssä tarkoitetulla tavalla
• työntekemispaikka sijaitsee yli 100 kilometrin etäisyydellä verovelvollisen asunnosta ja
• verovelvollinen on työntekemispaikalle tehdyn matkan takia yöpynyt työntekemispaikan sijainnin vuoksi tarpeellisissa tilapäisissä majoitustiloissa.

Työmatkana ei pidetä palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa eikä työkomennuksen kestäessä tehtyjä viikonloppu- ja muita vastaavia matkoja asunnon ja erityisen työntekemispaikan välillä.

Ulkomaan päivärahat löytyvät osoitteesta www.vero.fi.

Muita verottomia korvauksia

Ateriakorvauksen määrä on 10,50 €. Jos aterioita on työmatkalla kaksi, eikä matkasta suoriteta päivärahaa, ateriakorvauksen määrä on 21,00 €.

Jos saat kaksi lämmintä ateriaa, päiväraha puolittuu, osapäiväraha puolittuu yhdestä ateriasta.

Varsinainen työpaikka

Varsinaisella työpaikalla tarkoitetaan paikkaa, jossa palkansaaja vakituisesti työskentelee. Jos palkansaajalla työn liikkuvuuden vuoksi ei ole paikkaa, jossa hän vakituisesti työskentelee, pidetään varsinaisena työpaikkana paikkaa, josta hän hakee työmääräykset, säilyttää työssä käyttämiään asusteita, työvälineitä tai työaineita, tai muuta työn tekemisen kannalta vastaavaa paikkaa.

Palkan sivukulut 2018

Sosiaaliturvamaksu (sotu) 0,86 %                                                    

Maksetaan 16-68 vuoden ikäisille maksetuista palkoista.

Palkasta pidätettävät työntekijän osuudet:

Työttömyysvakuutusmaksu

• työntekijältä 1,90 %,
•  osaomistajalta 0,65 %,
• TyEL-vakuutetulta osaomistajalta 0,92 %

Eläkevakuutus

• alle 53 vuotiaat ja 63 vuotta täyttäneet 6,35 %
• 53 - 62 vuotiaat 7,85 %

Työnantajan maksama TyEL-maksu kokonaisuudessaan (sis. työntekijältä perityn maksun):

• 25,30 % ja alaraja maksuvelvollisuudelle 58,27 €/kk

YEL iän mukaan:

• 18 - 52 vuotiaat 24,10 %
• 53 - 62 vuotiaat 25,60 %
• aloittava yrittäjä 18,80 % (48 ensimmäistä kuukautta)

YEL työtulorajat                              7.656,26 – 173.875,00 €/v

Työttömyysturvan YEL raja           12.576 €/v

Lakisääteiset vakuutukset

• Työttömyysvakuutus 0,65 % 2 083 500 euron osalta, sen ylittävältä palkkasummalta 2,60 %.
• Yrityksen osaomistajasta maksettava työnantajan työttömyysvakuutusmaksu on 0,92 %.

koskee työntekijöitä, jotka ovat 17-65 vuotiaitablogi/blogi/tarkeita-lukuja-vuodelle-2018

• Ryhmähenkivakuutus (keskimääräinen) 0,07 %
• Tapaturmavakuutus 0,10-7,0 % työn vaarallisuudesta ja vakuutusyhtiöstä riippuen

Asunto-, ravinto- ja puhelinetu 2018

Asuntoetu ja sähkön käyttöoikeus

Asuntoedun ja siihen sisältyvän lämmityksen raha-arvot ovat keskuslämmitysasunnoissa:

Alue	Edun arvo euro/kk
Helsinki 1	282,00 € + 12,40 €/m²
Helsinki 2	278,00 € + 11,30 €/m²
Helsinki 3, Espoo, Kauniainen	247,00 € + 10,40 €/m²
Helsinki 4, Vantaa	197,00 € + 10,40 €/m²
Jyväskylä, Kuopio, Lahti, Oulu, Tampere, Turku, kehyskunnat, muu Helsinki	185,00 € + 8,60 €/m²
Muu Suomi	160,00 € + 7,70 €/m²

Helsinki  –alueet näet verohallinnon sivuilta www.vero.fi.

Jos palkansaaja vastaa itse lämmöstä keskuslämmitysasunnossa, edun arvoa vähennetään 1,21 €/m²/kk.

Asuntoetuun liittyvän rajoittamattoman sähkönkäyttöoikeuden arvo on 0,78 €/m²/kk. Edun arvo ei sisällä lämmitystä sähköllä.

Autotallietu

Lämmitetyn autotallin tai hallipaikan raha-arvo pääkaupunkiseudulla on 82 € ja muualla Suomessa 53 € kuukaudessa. Kylmän autotallin tai hallipaikan raha-arvo on pääkaupunkiseudulla 53 € ja muualla Suomessa  42 € kuukaudessa.

Ravintoetu

Ravintoedun arvo on 6,50 € ateriaa kohden. Jos edun hankkimisesta aiheutuneiden kustannusten arvonlisäveron määrä on alle 6,50 € tai yli 10,40 €, edun arvona pidetään kustannusten arvonlisäverollista määrää.

Puhelinetu

Työnantajan palkansaajan kotiin kustantamasta puhelimesta muodostuvan puhelinedun raha-arvo on 20 euroa/kk. Edun arvo kattaa puheluista aiheutuneet kustannukset. Työnantajan palkansaajalle kustantaman matkapuhelimen luontoisetuarvo on 20 euroa/kk. Edun arvo kattaa puheluista, tekstiviesteistä ja multimediaviesteistä aiheutuneet kustannukset.

Autoetu 2018

Ikäryhmä A (vuosina 2016 - 2018 käyttöönotetut autot)

Vapaa autoetu:

Edun arvo kuukaudessa on 1,4 % auton uushankintahinnasta lisättynä 255 € tai 17 snt/km.

Auton käyttöetu:

Edun arvo kuukaudessa on 1,4 % auton uushankintahinnasta lisättynä 105 € tai 7 snt/km.

Ikäryhmä B (vuosina 2013 - 2015 käyttöönotetut autot)

Vapaa autoetu:

Edun arvo kuukaudessa on 1,2 % auton uushankintahinnasta lisättynä 270 € tai 18 snt/km.

Auton käyttöetu:

Edun arvo kuukaudessa on 1,2 % auton uushankintahinnasta lisättynä 120 € tai 8 snt/km.

Ikäryhmä C (ennen vuotta 2013 käyttöönotetut autot)

Vapaa autoetu:

Edun arvo kuukaudessa on 0,9 % auton uushankintahinnasta lisättynä 285 € tai 19 snt/km.

Auton käyttöetu:

Edun arvo kuukaudessa on 0,9 % auton uushankintahinnasta lisättynä 135 € tai 9 snt/km.

Jos luontoisetuautolla ajettujen työajojen määrä on kalenterivuoden aikana yli 30 000 kilometriä, edun perusarvo on 80 prosenttia arvon laskennassa käytetystä perusarvosta.

Autolla ajetuista työajoista pidettävään ajopäiväkirjaan tulee merkitä päivittäin seuraavat tiedot:

• ajon alkamis- ja päättymisajankohta
• ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
• matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
• matkan pituus
• ajon tarkoitus
• auton käyttäjä

Voit lähettää suojattua sähköpostia Tiinalle osoitteeseen: tiina.sulku@mikkelinyrityspalvelu.fi sekä Hennalle osoitteeseen: toimisto@mikkelinyrityspalvelu.fi

Toimi seuraavasti:

Mene sivulle www.turvaposti.fi.

Kirjoita kenttään "lähetä turvapostia vastaanottajalle" vastaanottajan sähköpostiosoite (katso ylempää osoitteet)  ja klikkaa "login".

Vaihtoehtoisesti voit liittää suoraan selaimeen osoitteen näin: https://www.turvaposti.fi/viesti/tiina.sulku@mikkelinyrityspalvelu.fi

Kirjoita avautuvan näytön ylimpään kenttään oma sähköpostiosoitteesi, johon saapuu turvapostipalvelimelta lähetyksesi vahvistuspyyntö.

Kirjoittele viesti ja liitä mahdollinen liite/liitteet.

Voit hyväksyä viestille ehdotetun salasanan tai vaihtaa tilalle oman salasanan. Salasana toimitetaan vastaanottajan matkapuhelimeen automaattisesti tekstiviestillä. 

Klikkaa ”lähetä”.

Turvapostipalvelimelta saat vahvistuspyynnön sähköpostiosoitteeseesi, joka sinun pitää vielä kuitata klikkaamalla viestissä olevaa linkkiä. Viestisi lähtee Tiinalle/Hennalle vasta tämän kuittauksen jälkeen.

Osakeyhtiöt eivät enää 31.10.2017 jälkeen voi maksaa oma-aloitteisesti ennakon täydennystä, vaan mahdolliset lisäverot haetaan OmaVeron kautta nimikkeellä lisäennakko.

Aikataulu on kiristynyt huomattavasti. Lisäennakko tulee nyt astuneen muutoksen mukaan hakea kuukauden kuluessa siitä kun yhtiön tilikausi päättyy. Tällöin lisäennakko voidaan maksaa täysin korottomasti. Aikaisemmin tähän oli aikaa neljä kuukautta.

Uudessa menettelyssä korkoja siis lasketaan kolme kuukautta pidemmältä ajalta kuin aikaisemmin.

Kun osakeyhtiön tilikausi päättyy, pyritään tarvittaessa laskemaan verojen määrä suuntaa-antavasti. Jos tällöin havaitaan, että ennakkoverot eivät riitä, voidaan tehdä muutoshakemus Omaveroon, josta saadaan päätös sekä maksuohjeet lisäennakon maksuun saman tien.

Tällöin tulee kuitenkin varmistua siitä, että yhtiöllä on maksuvalmius lisäennakon maksuun. Maksuaikaa on enintään kolme viikkoa. Lisäennakon jos jättää maksamatta, korkoseuraamus on viivästyskoron (7 % vuonna 2017) suuruinen.

Aikataulun kireyden vuoksi osakeyhtiön ennakkoveroja ja niiden riittävyyttä on syytä tarkkailla huolellisesti koko tilikauden ajan ja muuttaa tilikauden aikana ennakoiden määrää tarpeen mukaan.

Yhtiön verotus päättyy edelleen 10 kk:n kuluessa tilikauden päättymisestä. Esimerkiksi 31.10.2017 päättyneen tilikauden veroilmoitus tulee jättää 28.2.2018. Jos verotuksen toimittamisen yhteydessä yhtiölle tulee maksettavaksi jäännösveroa, sen eräpäivä on tässä tapauksessa 25.9.2018. Korkokertymää tulee siis ajalle 1.12.2017- 25.9.2018. Tämä korko on nimeltään huojennettua viivästyskorkoa ja sen suuruus on 2 %.

Verottajan korot ja viivästysseuraamukset eivät ole yhtiölle vähennyskelpoista kulua.

OmaVero ja sen käyttö on muutoksen jälkeen entistä tärkeämmässä asemassa.

Tuleva yrittäjä joutuu yritystoimintaa aloittaessaan miettimään monenlaisia asioita. Yksi suurista kysymyksistä on ratkaista, mikä yritysmuoto mahtaisi sopia parhaiten omaan toimintaan.

Yritysmuodon valintaan vaikuttaa esimerkiksi se kuinka paljon pääomaa tarvitaan, ja että onko perustamassa yritystä yksin vai kaverin kanssa. Eri yritysmuotojen verotustakin on hyvä miettiä etukäteen, sekä millaisia riskejä yritystoimintaan liittyy.

Toiminimi on monesti yksin yrittävälle se helpoin vaihtoehto. Se on rahan käytöllisesti joustava ja perustaminen on helpompaa ja halvempaa kuin osakeyhtiön. Se on myös vähemmän byrokraattinen kuin osakeyhtiö.

Osakeyhtiöön täytyy sijoittaa vähintään 2500 euron osakepääoma. Tämä summa on kuitenkin yrityksen käytössä perustamiskuluihin ja yrityksen toiminnan käynnistämiseen, eikä sitä siis tarvitse ”sitoa” suljetulle tilille, vaikka se onkin nimeltään sidottua omaa pääomaa.

Osakeyhtiötä kannattaa harkita silloin jos on tavoitteena kasvattaa toiminta ja palkata henkilökuntaa. Toiminimi sopii paremmin toimintaan, jossa on tarkoitus työllistää vain itsensä.

Osakeyhtiön osakkaat eivät ole henkilökohtaisesti vastuussa yhtiön velvoitteista. Toiminimiyrittäjän yrittäjän yrityksen riskit ovat samalla hänen henkilökohtaisia riskejään.

Jos yritystoiminta syystä tai toisesta päättyy, on toiminimen lopettaminen yksinkertaisista. Osakeyhtiö sen sijaan pitää purkaa vapaaehtoisen selvitysmenettelyn kautta.

Jos yritystä on perustamassa useampi henkilö, on myös vaihtoehtoina avoin tai kommandiittiyhtiö.

Arpajaisista säädetään arpajais- ja arpajaisverolaissa. Arpajaisilla tarkoitetaan toimintaa, johon osallistutaan vastiketta vastaan ja jossa osallistuja voi saada kokonaan tai osittain sattumaan perustuvan rahanarvoisen voiton. Arpajaisia on hyvin monenlaisia, esim. Toto-pelit ovat myös arpajaislain alaisia. Tässä tekstissä kerrotaan kuitenkin tarkemmin yhdistysten tms. järjestämistä tavara-arpajaisista, sekä muista arpajaisista, joita ovat esim. Facebook-arvonnat.

Tavara-arpajaiset

Maksullisia tavara-arpajaisia ja arvauskilpailuja saa arpajaislain mukaan järjestää vain yleishyödyllinen yhteisö. Myös koululuokka, työyhteisö tai vakiintunut harrastusryhmä voi järjestää pien- tai miniatyyriarpajaisia tavara-arpajaisina. Tällaisiin arpajaisiin ei tarvita arpajaislupaa.

Pienarpajaisilla tarkoitetaan vaikkapa yhdistyksen tai koululuokan tavara-arpajaisia, joissa arpojen yhteenlaskettu myyntihinta on enintään 2.000 euroa ja joissa arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa.

Miniatyyriarpajaiset ovat esimerkiksi työyhteisön keskuudessaan järjestämät arpajaiset, joissa arpojen yhteenlaskettu arvo ei ylitä 500 euroa ja joissa arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa.

Arpajaisveron määrä näissä tavara-arpajaisissa on 1,5 % arpojen myyntihinnasta. Arpajaisveroa ei kuitenkaan tarvitse maksaa jos veron määrä jää pienemäksi kuin 50 euroa kalenterikuukaudessa. Arpoja saa siis myydä 3.333,33 eurolla ilman veroa.

Muut arpajaiset

Muita arpajaisia ovat arpajaiset, joihin osallistuminen ei edellytä rahaa vaan esimerkiksi kyselyyn vastaamista tai tykkäämistä Facebookissa.

Arpajaisveron määrä on 30 % voittojen yhteenlasketusta arvosta. Veroa ei tarvitse maksaa jos veron määräksi jää vähemmän kuin 50 euroa. Tämä toteutuu, jos voittojen määrä jää alle 166,66 euroa kuukaudessa.

Voiton arvona pidetään esineen arvonlisäverollista ostohintaa. Jos esimerkiksi kampaamon Facebook-sivullaan järjestetyn arvonnan palkintona on tuotepaketti, jonka ostohinta arvonlisäveroineen 98 euroa, niin tällöin arpajaisveron määräksi tulisi 29,40 euroa (98 euroa x 30 %), joka on vähemmän kuin 50 euroa, eikä arpajaisveroa siis tarvitse maksaa.

Arpajaisvero on oma-aloitteinen vero. Jos sitä tulee maksettavaksi, niin siitä on annettava oma-aloitteisten verojen veroilmoitus ja se on maksettava oma-aloitteisesti. Kysy neuvoja tilitoimistoltasi.

Muutos on hyväksi, sanotaan. Muutos tarkoittaa yleensä sitä että joku asia on mennyt eteenpäin ja kehitystä tapahtunut. Muutos aiheuttaa joskus muutosvastarintaa. Mutta sitten kun muutosvastarinta on nujerrettu ja muutos tullut tutuksi, muutos ei olekaan enää muutos. Vaan se on ihan hyvä juttu, jota ilman ei enää osaa olla.

Talousalan ammattilaisille muutos on ollut pysyvä olotila viime vuosina. Muutokset ovat pääsääntöisesti olleet hyviä juttuja: ovat esimerkiksi tehostaneet ja reaaliaikaistaneet toimintaa.

OmaVero on verottajan verkkopalvelu, joka pikku hiljaa kokoaa yhteen kaikki verottajan sähköiset palvelut ja josta saa kattavasti kaikki verotiedot. OmaVero on ollut tämän vuoden suurin muutos.

OmaVero ei ole ollut ihan hyvä juttu.

Palvelua kyllä kovasti odotettiin. Esimerkiksi perinnässä olevat verot tulevat näkyviin järjestelmään ja siten myös kirjanpitäjän tietoon. Aikaisemmin näitä tietoja piti kysellä asiakkaalta. Selvityspyynnöt, sekä kaikki muu ”veroposti” näkyy OmaVerossa, joten nekin kirjanpitäjällä tiedossa helpommin. Nuo asiat ovatkin hyviä ja onnistuneita ominaisuuksia OmaVerossa, mutta monelta muulta osin palvelu on ollut pettymys.

Toiminnallisuuksissa on puutteita. Tiedot ovat monen klikkauksen takana. OmaVeron saldon täsmäyttäminen tarkasti kirjanpidon saldoihin on lähes mahdotonta. Tämä onkin pakottanut meidät kaikki niin tarkat ihmiset siirtymään Suurin piirtein – linjalle: jos OmaVeron saldo suurin piirtein täsmää kirjanpidon lukuihin, on kaikki silloin hyvin.

Palvelussa on myös ollut varsin paljon häiriöitä. Ilmoituksia on hävinnyt ja maksuja kuitattu omanlaisella logiikalla. En edes halua ajatella kaikkia niitä työtunteja, jotka on vietetty OmaVerossa etsien ilmoitusta, joka järjestelmäni antaman loki-kuittauksen mukaan on onnistuneesti lähetetty OmaVeroon. Tai ynnäillen summia ja koittaen saada järkeä siihen miten OmaVeroon maksettua maksua on kuitattu eri verolajeille.

Verottajan asiakaspalvelussa työskentelee palvelualtista ja ammattitaitoista väkeä. Kaikki asiat ovat siis selvinneet. Verottajan jonotusmusiikin kuuntelusta vaan on jäänyt itselle korvamato ikuiseksi ajaksi.

No, ehkäpä OmaVerosta vielä tulee se hyvä juttu. Me käyttäjät olemme aktiivisesti antaneet palautetta ja järjestelmää kehitetään koko ajan.

Tältä pohjalta kuitenkin hiukan jännittää seuraava edessä oleva muutos, joka koskee ennakkoverotusta. Muutos on jo itsessäänkin iso muutos, mutta jännittäväksi muutoksen tekee se, että tässä yhteydessä ennakkoverot siirtyvät OmaVeroon. Tarkoittaa siis että OmaVerossa jatkossa seurataan yhä isompaa ”verokönttää”.

Seuraavakin iso muutos on jo ihan nurkilla. EU-tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy toukokuussa 2018. Se pakottaa miettimään monta asiaa – sekä omia että asiakkaiden asioita – uudelleen.

Suurista muutoksista suurin on varmasti Tulorekisteri, joka tulee tammikuussa 2019. Se mullistaa merkittävästi palkkahallinnon rutiinit. Tulotietoja ei enää ilmoiteta koko vuodelta seuraavan vuoden tammikuussa, vaan heti jokaisen palkanmaksun jälkeen.

Vierivä kivihän ei tunnetusti sammaloidu :)

Verosuunnittelu? Miten veroja muka voi suunnitella? Eikös verot ole niitä, jotka kiltisti maksetaan sen mukaisesti kun veroviranomainen niitä katsoo parhaaksi maksuun määrätä? Jos veroja aletaan suunnitella, niin eikö se olekaan verojen pimittämistä ja sitten pitää alkaa pelätä, jos siitä jää kiinni?

Verosuunnittelun tavoitteena on, ihan laillisin ja verottajan hyväksymin keinoin, minimoida maksettavan veron määrää sekä ennakoida mikä olisi sopivin ajankohta veron maksamiselle.

Verosuunnittelussa ei siis ole kysymys veronkierrosta. Verosuunnittelun mielletään monesti liittyvän erilaisen yritysjärjestelyjen yhteyteen. Mutta kyllä yrityksen ”normaalissakin” toiminnassa voi verojen maksua järkevöittää tai ainakin hoitaa asiat niin ettei yhtään euroa turhaa veroa tulisi maksettavaksi.

Pienikin yritys hyötyy verosuunnittelusta.

Toiminimiyrittäjällä yleisin tilanne on että yrityksen tulos verotetaan yrittäjän ansiotulona, ja siinäpä ei välttämättä isosti verosuunnittelemista ole. Eräänlaista verosuunnittelua on kuitenkin se, että ennakkoverojen riittävyyttä seurataan vuoden aikana, ja haetaan tarvittaessa muutosta ennakkoveroihin.

Varmistamme myös jokaisen yrittäjän kohdalla ettei mitään vähennyksiä (kotitalousvähennys, työmatkavähennys) yrittäjän henkilökohtaisessa verotuksessa jäisi tekemättä.

Jos toiminimiyrittäjän viivan alle on kertynyt isompi plussa, ja yrittäjän puoliso on ollut mukana toiminnassa, pystyy toiminimen tulosta jakamaan puolisolle. Tämä on järkevää, varsinkin jos puolisolla sattuu olemaan pienemmät tulot.

Avoimessa ja kommandiittiyhtiössä saattaa olla joskus huomattavan suuri nettovarallisuus (varat miinus velat). Tämä tarkoittaa että yrityksen tuloksesta suuri osa verotetaan yhtiömiehen pääomatulona. Tämä on harmillista, jos tulot ovat pienet. Pääomatulo verotetaan kiinteällä 30% :lla ja pienistä tuloista ansiotulojen vero olisi kevyempi. Tämä voidaan hoitaa niin että yhtiömiehelle maksetaan tulos palkkana, jolloin se verotetaan ansiotulona.

Osakeyhtiön verosuunnittelu onkin jo monimuotoisempaa. Karkea pääsääntö on että jos yrittäjän rahantarve on kohtuullinen, on palkanmaksu verotuksellisesti edullisin vaihtoehto. Eri vaihtoehtojen (palkka vs. osinko) kannattaa kuitenkin aina laskea.

Usein veroasioita aletaan miettiä tilinpäätöstä tehdessä tai kun tilinpäätös on jo valmis. Tuolloin saattaa käydä niin että kaikkia vaihtoehtoja ei enää ole käytettävissä. Verosuunnittelua kannattaakin harrastaa jo tilikauden aikana. Eikä se ole yhtään sen kummempaa kuin yrityksen suunnitelmallinen toiminta, jossa verotusnäkökohdat otetaan huomioon.

12.10.2017

Kirjanpitoon liittyvät työt mielletään monesti tylsiksi.

Kirjanpitäjä on vanhahko täti-ihminen, joka paksuilla silmälaseillaan tiiraa tilikirjoja ja etsii 0,01 rahayksikön eroa loputtomista numerosarakkeista.

Toisaalta taas puhutaan modernista alasta, jossa automatiikka ja robotit pian syrjäyttävät ihmistyön. Kirjanpitäjä olikin katoavien ammattien listalla.

Mutta mikä sitten on totuus? Mitä me kirjanpitäjät olemme, nyt ja tulevaisuudessa? Tylsiä täti-ihmisiä tekemässä tylsää työtä, vai onko meitä edes olemassa?

Tilitoimistoissa eletäänkin muutosvaihetta. Paperisia kuitteja ja tositteita vielä käsitellään, mutta asiakas asiakkaalta siirrytään sähköiseen taloushallintoon ja hyödyntämään automaatiota. Automaatiosta huolimatta työn ytimenä on edelleen se tosiasia, että kirjanpidon luvuista saadaan tietoa yrityksen päätöksentekoa varten sekä verotukseen.

Kuitteja ja laskuja käsitellään tilitoimistossa jatkossakin, mutta paperisten tositteiden sijaan käsitellään sähköisiä tositteita järjestelmässä.

Automaatio myös hoitaa työvaiheita, joihin liittyy täsmäytystarpeita. Joten tuota kuuluisaa 0,01 rahayksikön eroa joudutaan etsimään yhä harvemmin .

Vaikka työhön sisältyykin jonkin verran rutiininomaisia vaiheita, aamulla narikkaan kannattaa jättää kuitenkin vain takki.

Alati muuttuva lainsäädäntö sekä asiakkaiden erilaiset ja muuttuvat tarpeet pitävät huolen siitä, että pohdittavaa riittää läpi työpäivän. Kirjanpitäjän työ ei ole myöskään pelkkiä numeroita. Ydinosaamisen, ”numero-osaamisen”, rinnalla yhä merkittävämpää roolia näyttelee osaaminen, jolla tuetaan asiakasyrityksiä heidän liiketoiminnassaan.

Automaatio mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon yrityksen taloudesta ja kirjanpitäjän tehtävänä onkin yhä suuremmassa määrin tulkita tätä tietoa ja koostaa siitä olennaiset osat yrityksen päätöksenteon tueksi.

Perinteiset vaatimukset tarkkuus ja järjestelmällisyys ovat siis edelleen valttia. Mutta yhtä tärkeitä ominaisuuksia ovat viestintä- ja yhteistyötaidot, sekä liiketoimintaosaaminen.

Myöskään siitä, että sattuu olemaan jonkinlainen nörtti, ei ole haittaa. Järjestelmät kehittyvät ja uusia sovelluksia tulee koko ajan. Niitä on opittava käyttämään ja niiden ominaisuuksia hyödyntämään.

Haittaa ei myöskään ole valtavasta tiedonhalusta sekä halusta kehittää itseään. Lainsäädäntö ja verotus muuttuvat kokoajan, kirjanpitolautakunta antaa uusia ohjeita ja oikeuskäytännössäkin tapahtuu kaikenlaista.

Eikä sivuuttaa voi alati muuttuvan toimintaympäristön mukanaan tuomia haasteita. Voisikin sanoa että koskaan et ole valmis, vaan uusia haasteita löytyy aina, jos niihin on kiinnostusta tarttua.

Tilitoimistossa tehdään siis hyvin vaihtelevia työtehtäviä.

Lainsäädäntö ja sovitut aikataulut luovat raamit, mutta työn suola ja pippuri muodostuvat asiakaskontakteista ja siitä miten asiakasta autetaan hänen omassa liiketoiminnassaan.

Lue lisää kirjanpidon palveluistamme sivuiltamme

Ensi maanantaina on liikkeen- ja ammatinharjoittajien veroilmoituksen viimeinen palautuspäivä. Osa yrittäjistä haluaa hoitaa kirjanpitonsa sekä veroilmoituksensa itse. Eihän siinä mitään, jos toiminta on pienimuotoista, ja aikaa sekä osaamista talousasioiden kanssa pakertamiseen löytyy.

Muutamalle omatoimiselle yrittäjälle iskee kuitenkin viime metreillä uskon puute omaan osaamiseen, ja soittelukierros tilitoimistoihin alkaa. Tilitoimistoissa kuitenkin varsin todennäköisesti myydään ei oota. Meillähän on kädet täynnä töitä omien yrittäjiemme veroilmoitusten kanssa.

Puhelimessa toki neuvomme tuskan hikeä veroilmoituslomakkeelle vuodattavaa yrittäjää, jos ongelma vain on sellainen, johon voi yleispätevästi ja lyhyesti vastata.

Koska tulevana viikonloppuna todennäköisesti muutama yrittäjä repii hiuksiaan veroilmoituksen kanssa, tässä pari poimintaa niistä ongelmista, joihin omatoimisesti veroilmoitustaan täyttävät yrittäjät ovat meiltä tällä viikolla neuvoja kysyneet.

Varaston muutos? Mitä tarkoittaa tuo mystinen varaston muutos?

Varasto tarkoittaa niitä myytäväksi hankittuja tavaroita, jotka vuoden vaihteessa ovat myymättä. Tavaroiden sijainnilla ei sinänsä ole väliä. Niiden ei tarvitse olla konkreettisesti missään varastossa. Ne voivat olla pakettiautossa, kampaamossa hyllyllä tai vaikkapa pahvilaatikossa vaatehuoneen perukoilla. Esimerkiksi jos vuoden vaihteessa on myymättä 3 kpl tuotetta X, jonka alviton ostohinta on 10 euroa. Tällöin varaston arvo on 3 x 10 = 30 euroa.

Jos tämä on ensimmäinen toimintavuosi, tuo 30 euroa on silloin sekä varaston arvo että varaston muutos. Jos ostot (=maksetut ostolaskut) ovat vaikkapa 300 euroa, tästä summasta vähennetään 30 euroa. Näin saadaan se hinta, joka myydyistä tavaroista on maksettu ja tämä 270 euroa laitetaan veroilmoitukselle kohtaan Ostot ja varaston muutos. Seuraavana toimintavuonna varaston muutos lasketaan seuraavasti: Alkuvarasto + ostot (=maksetut ostolaskut) – loppuvarasto. Alkuvarasto on siten tuo edellisen vuoden varasto, tässä tapauksessa siis 30 euroa.

Siitä voidaan keskustella, että esimerkiksi kampaajalla, jonka kaikki shampoot ja hiuslakat mahtuvat 30 cm leveään hyllyyn ja varaston muutos on muutamia euroja, niin onko tämä varaston muutos oleellinen asia kokonaisuuden kannalta. Minun mielestäni ei ole, mutta jokainenhan saa olla ihan niin tarkka kuin haluaa :).

Verolomakkeen kohtaan 343 merkitään vuokrat. Tähän kohtaan laitetaan todellakin vain ulkopuoliselle taholle maksetut toimitila- varasto tms. vuokrat. Toiminimi ei voi maksaa yrittäjälle itselleen vuokraa, vaikka toimitila asunnon yhteydessä olisikin. Ei siltikään, vaikka nimikkeellä ”vuokra” on rahaa yrityksen tililtä omalle tilille siirretty.

Kulut oman asunnon käyttämisestä elinkeinotoiminnassa saa toki vähentää, mutta se tapahtuu verolomakkeen sivulla 3. Tällöin on kylläkin oltava selvillä koko asuntoa koskevat kulut. Jos sähkö-, lämmitys tms. laskut vuoden ajalta ovat tallessa, näistä kokonaiskuluista voi neliöiden suhteessa vähentää yrityksen käytössä olleen tilan kulut.

Yksittäistä auton polttoainekuittia ei saa vähentää kohdassa Muut vähennyskelpoiset kulut. Ei, vaikka juuri tämä määrä polttoainetta olisikin kulunut siihen kun omalla Volkkarilla käväistiin oman ammattialan messuilla pääkaupungissa.

Jos autolla ajetaan pääasiassa (yli puolet kaikista ajokilometreistä) omia ajoja ja vain yksittäisiä yritysajoja, nämä yritysajot vähennetään veroilmoituksen sivulla 3 lisävähennyksenä kilometrikorvauksina.

Vinkkinä tähän, että yritysajoista (asiakas- ja tukkukäynnit, koulutusmatkat jne.) kannattaa pitää ajopäiväkirjaa. Yllättävän paljon pienistäkin matkoista kertyy kilometrejä, ja näistä saa ihan mukavan lisävähennyksen pienentämään verotettavaa tuloa.

Yleisenä vinkkinä vielä se, että veroilmoituksen saa kätevästi täytettyä verkossa. https://www.vero.fi/fi-FI/Yritys_ja…

Kannattaa täyttää tietoja valmiiksi paperilomakkeelle, tai ainakin miettiä valmiiksi mitä mihinkin kohtaan täyttää. Sitten on helppoa näpytellä summat verkkolomakkeelle.

Huomaa myös että elinkeinotoiminnan veroilmoitus pitää palauttaa vaikka toimintaa ei olisi ollutkaan.

Virkistävää viikonloppua veroilmoituksen parissa! Ja tutustu myös palveluihimme www.mikkelinyrityspalvelu.fi

Joskus yrittäjälle välähtää kiireiden keskellä mieleen, että arvonlisäveron maksupäivä on jo ylihuomenna ja kirjanpitoaineisto levällään siellä ja täällä ja tuolla, eikä suinkaan tilitoimistossa, jossa sen jo kuuluisi olla. Mitä neuvoksi ja mitä seuraamuksia on odotettavissa?

Jos välit kirjanpitäjään ovat kunnossa, niin ei mitään hätää! Aineisto kasaan ja kiikutus pikimmiten tilitoimistoon.

Me tilitoimistossa teemme asiakkaiden aineistot siinä järjestyksessä kuin ne meille saapuvat. Matti Myöhäisellä saattaa käydä tuuri; kaikki muut ovat aineiston ajoissa tuoneet ja pystymme hyvin hoitamaan Matti Myöhäisen aineiston niin, että veroilmoitus arvonlisäverosta saadaan tehtyä ajoissa.

Jos tilanne ei ole näin onnekas, eli aiemmin tuotuja aineistoja on vielä jonossa, käy luultavasti niin että Matti Myöhäisen veroilmoitus myöhästyy. Yritämme toki parhaamme mukaan venyä ettei näin kävisi. Mutta vuorokaudessa on kuitenkin vain 24 tuntia, ja siitäkin joku osa pitäisi käyttää muuhun kuin työntekoon, ainakin jos hyvinvointiasiantuntijoita on uskominen.

Jos veroilmoitus arvonlisäverosta annetaan myöhässä, verottaja sakottaa viivästyksestä 3 euroa/pv ensimmäiseltä 45 päivältä. Eli pieni myöhästys ei paniikkiin anna aihetta, mutta turhaa ja täysin vältettävissä olevaa kuluhan tuo kuitenkin on. Myös myöhässä olevalle maksulle on maksettava viivästyskorkoa, joka on tänä vuonna 7%.

Toinen ja huomattavasti pidempi tarina olisi se, mitä vaikutuksia yrityksen toimintaan on sillä, että tieto yrityksen taloustilanteesta saadaan pari kuukautta jälkikäteen.

Onko tilitoimistolla sitten velvollisuus kysellä puuttuvan aineiston perään?

Toimeksiantosopimuksessa on määritelty mihin mennessä asiakkaan pitäisi toimittaa kirjanpitoaineisto tilitoimistoon.

Jos kysymyksessä on asiakas, jonka aineiston saamme aina ajoissa ja nyt huomaamme että aineistoa ei tässä kuussa olekaan tuotu, otamme yhteyttä asiakkaaseen. Pikkuisen huolestuneena, ettei vain olisi sattunut jotain vakavampaa.

Oma lukunsa ovat asiakkaat, joiden aineisto on aina myöhässä. Heidän kohdallaan uskomme että niin on tälläkin kerralla ja pyrimme ottamaan tämän huomioon aikataulutuksessamme.

Tuoreita yrittäjiä muistuttelemme aluksi, kunnes he pääsevät rytmiin kiinni.

Lopuksi vielä vinkki siihen, miten edellä kuvattua tilannetta ei pääse sattumaan.

Sähköistä taloushallintoa käyttävien yrittäjien ei tarvitse stressata että ehtiikö kasata ja kiikuttaa aineistoa tilitoimistoon. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa sen että kuukausikirjanpito ja maksettavan arvonlisäveron määrä on selvillä hyvissä ajoin ennen eräpäivää :) Ja ennen kaikkea, yrityksen taloustilanne on nähtävissä lähes reaaliaikaisena.

Lue lisää kirjanpidon palveluistamme sivuiltamme

Verohallinnolta on postitettu huomattava määrä verotuspäätöksiä virheellisin tiedoin. Osa päätöksen tiedoista on omia verotietoja, mutta samassa päätöksessä on myös ihan puuta heinää olevaa tietoa. Tai sitten verottaja on jotenkin onnistunut paljastamaan kaikki mahdolliset kaksoiselämät; puoliso onkin myös jonkun toisen puoliso tai lapsia on verotuspäätöksellä useampi kappale kuin kotoa löytyy. Osakkaiden omistukset ja lainojen tiedot ovat yhtä iloisesti sekaisin. Tai mistä sitä tietää, jos vaikka tilapäisenä muistinmenetyksen hetkenä onkin tullut käytyä pankissa tai hankittu osakesalkku.

Toivon todellakin hartaasti, että kysymyksessä on todella ”vain” tulostustekninen ongelma, ja että tiedot järjestelmässä ovat kuitenkin oikein. Iso moka on joka tapauksessa tapahtunut, ihan jo GDPR- näkökulmasta.

Verottajan järjestelmät eivät ole mitenkään vakuuttaneet toiminnallaan. Se on tässä viime vuosina tullut todettua.

OmaVero oli susi jo ennen syntymäänsä. Ongelmat OmaVerossa vain kasvoivat sen myötä mitä enemmän sinne tuupattiin tietoa. Verojen kuittauslogiikkaa ei ymmärrä kukaan. On todella vaikeaa yrittää neuvoa asiakasta milloin vero OmaVeroon kannattaa maksaa, jotta ei aiheutuisi lumipalloilmiötä, jonka seurauksena kuitataan vaikka kaikki seuraavan vuoden erääntymättömät ennakkoverot.

Paperiakaan verottajalla ei ole erityisemmin säästelty. Verotuspäätöksiä on tullut moneen kertaan, mikä on aiheuttanut hämminkiä asiakkaissa. Aiheettomia selvityspyyntöjä on tullut poikkeuksellisen paljon. Asiakkaat ovat
hämmentyneitä ja jokaiseen selvityspyyntöön kuitenkin reagoitava. Verottajan puolelta ei kuitenkaan anneta löysää yhtään; jos asiaa ei hoideta ajoissa, niin sanktioautomaatti alkaa laulamaan.

Digitalisaatio on minusta hieno asia. Monta asiaa hoituu kätevämmin kuin ennen vanhaan. Robotiikka ei myöskään minua pelota; en oikeastaan malttaisi odottaa sitä päivää, jolloin robotti alkaisi hoitaa nämä minunkin työni :).

Julkishallinnon digitalisaatiossa mentiin kuitenkin perä edellä puuhun. Viimeisin osoitus tästä on tänä vuonna käyttöön otettu Tulorekisteri.

Olisiko mitenkään ollut mahdollista, että järjestelmiä olisi otettu käyttöön vähitellen ja ehkä testattu paremmin ennen käyttöönottoa? Nytkin tulorekisteriä on testattu oikeilla käyttäjillä, yritysten kustannuksella, koko alkuvuosi.

Suuret tsempit kuitenkin verohallinnon työntekijöille!

Odottaako yrittäjä innolla lomaa, vai onko loma yrittäjälle vain yksi suuri stressin aihe?

Ennen lomaa stressitaso on mahdollista saada tappiin hyvinkin helposti. Yrityksen kun on kuitenkin toimittava vaikka yrittäjä lomailee. Töitä pitää urakoida ennen lomaa koska deadlinet eivät tunne lomaa ja monta asiaa pitää miettiä/delegoida, jotta hommat rullaa vaikka itse onkin kuviosta ulkona.

Kun viimeiset viikot tai päivät ennen lomaa on paljon töitä ja monta asiaa mielessä, ehtiikö pää ollenkaan mukaan lomafiilikseen? Varsinkin kun yrittäjällä lomat eivät yleensä ole neljä viikkoa putkeen, vaan lyhempiä pätkiä kerrallaan. Olisi sääli, jos viikon lomasta viisi ensimmäistä päivä kuluu enemmän tai vähemmän työasioiden parissa, ja kuudentena päivänä kun vihdoin pääsee lomafiilikseen, niin viimeisenä päivänä sitten voikin alkaa surra sitä että huomenna tämä jo loppuu.

Itse olen onneksi oppinut ottamaan kaiken irti lyhyestäkin lomasta ja heti loman ensimmäisestä päivästä alkaen. Tässäpä jakoon muutama itselle hyväksi havaittu ja koettu vinkki

• Se pakollisten ennen lomaa hoidettavien töiden lista on aina pitkä kuin nälkävuosi. Mikään ei ole kuitenkaan raivostuttavampaa kuin se, että viimeisenä työpäivänä raksuttaa takaraivossa että tuo, tuo ja tuo pitää vielä ehtiä hoitaa. Tai se että ensimmäisenä lomapäivänä pitää vielä hoitaa viimeisiä työasioita tai vähintään miettiä, että tuliko kaikki varmasti hoidettua. Tämän vuoksi pusken apinan raivolla tarvittaessa vaikka pari yövuoroa hyvissä ajoin ennen loman alkua. Tällöin voin viimeisenä työpäivänä ottaa varaslähdön lomalle; hoidella ihan rauhassa muutamat viimeiset työt ja siirtää ajatukset pikkuhiljaa lomamoodiin

• Heti samana päivänä kun loma alkaa, kannattaa lähteä mökille tai reissuun. Työasiat katoavat mielestä helpommin kun ympäristö vaihtuu ja/tai aivot joutuvat askartelemaan toisenlaisten asioiden parissa. Eikä niiden toisenlaisten asioiden tarvitse olla sen kummempia kuin että miten kaasuliedellä keitettiinkään se pannukahvi, tai että miten lontoon kielellä tilattiin valkoviiniä

• On kuulemma tyhmää ottaa työkalut (tietokone ja salasanat) lomalle mukaan. Mutta otan siitä huolimatta. Juttu on vaan silleen, että pystyn lomailemaan rennommin, jos työkalut on varmuuden vuoksi messissä. Siten tiedän että voin tarvittaessa alkaa hoitaa asioita, jos tilanne jostain syystä niin vaatii

• Lomalla en lue sähköpostia. Lomaviesti sähköpostissa kertoo milloin olen tavattavissa ja miten kiireellisten asioiden kanssa pitää toimia.

No, eihän kaikki ihan noin yksinkertaista aina ole.  Selkeätä rajaa lomalle ja työlle ei, ainakaan yrittäjän elämässä, ole. Puhelin soi ja voi joutua hoitamaan jotain kiireellistä. Oleellista on, että pystyy lennossa vaihtamaan moodista toiseen. Silloin saa lyhyestäkin lomasta kaiken irti! Leppoisaa lomaa kaikille!

Sähköisestä taloushallinnosta usein ajatellaan, että se on vain isojen yritysten juttu.

On tietysti totta, että isossa yrityksessä sähköisen taloushallinnon edut korostuvat. Mutta kyllä hyötyjä saadaan pienemmässäkin mittakaavassa, vaikkapa yhdistystoiminnassa.  Yhdistyksen kun on kuitenkin pakko tehdä tilinpäätös, usein myös veroilmoitus sekä pitää kokouksia. Monenlaista paperinpyöritystä siis riittää.

Otavan Vpk on yhdistys, jossa on neljä aktiivisesti toimivaa osastoa ja noin 60 palokuntahenkistä jäsentä. Palokunnan hälytysosasto hoitaa nimensä mukaisesti hälytystehtäviä, nais- ja veteraaniosastot ovat mukana tukitoimissa ja nuoriso-osastossa kasvatetaan tulevia sammuttajia.

Otavan Vpk:n arkistoon on kertynyt kunnioitettava määrä punaisia mappeja, jotka sisältävät menneiltä vuosilta paitsi paljon mielenkiintoista historiaa, myös mittavat määrät tositeaineistoa. Tätä ihan toimivaa ja hyväksi havaittua toimintatapaa olisi edelleenkin voinut jatkaa, mutta viime keväänä Otavan Vpk:ssa tehtiin fiksu päätös siirtyä sähköiseen taloushallintoon.

Miten se sähköinen taloushallinto yhdistyksessä toimii?

Se toimii ihan samalla tavalla kuin yrityksissäkin.

Otavan Vpk:lle ostolaskut tulevat verkkolaskuina tai skannauspalveluun. Yhdistyksen puheenjohtaja tarkistaa ja hyväksyy laskut omalla käyttäjätunnuksellaan. Hyväksymisen jälkeen rahastonhoitaja hoitaa hyväksyttyjen laskujen maksatuksen ja kirjanpitokäsittelyn.

Myyntilaskuja Otavan Vpk:ssa kirjoitellaan harvakseltaan, koska suurin tulonlähde yhdistykselle on kaupungin avustus. Mutta silloin kun myyntilasku lähtee, se lähtee verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Kun suoritus laskuun sitten aikanaan saapuu, se kirjautuu reskontrasta automaattisesti maksetuksi. Suoritusten valvominen on siten helppoa, ja maksukehotuksetkin saa tarvittaessa tulostettua kätevästi.

Käytössä on luonnollisesti myös konekieliset tiliotteet. Kaikki tositeaineisto, joka ei ole lähtökohtaisesti sähköisenä, skannataan järjestelmään.

Tositeaineiston lisäksi sähköiseen arkistoon skannataan muitakin dokumentteja.

Pöytäkirjat, tilinpäätökset, toiminnantarkastajan kertomukset, talousarviot, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, vakuutuskirjat, kiinteistöveroliput ja kaikki muut hallinnon dokumentit ovat parin klikkauksen takana.

Oikeastaan voisikin ajatella, että juuri yhdistykset ovat niitä, jotka erityisesti hyötyvät taloushallinnon sähköistämisestä paristakin syystä

• yhdistyksillä on harvoin palkattua henkilökuntaa. Asioita hoitavat yhdistyksen vapaaehtoiset toimihenkilöt, joiden aikaa vie työ, perhe ja ehkä muutkin harrastukset yhdistyksen asioiden lisäksi. Kun kaikki yhdistyksen dokumentit ovat helposti kaikkien niiden saatavilla (käyttäjätunnuksia voi olla vaikka jokaisella hallituksen jäsenellä omansa), ei tarvitse pitää niin paljon kokouksia asioiden läpikäymistä varten

• yhdistykselle tulevilla laskuilla on pysyvä laskutusosoite. Jos toimihenkilöt vaihtuvat, ei tarvitse siinä yhteydessä käydä läpi laskutusosoitteiden muutosrumbaa, eikä laskuja pääse hukkumaan siirtymävaiheissa.

Jos otetaan käyttöön sähköinen taloushallinto, tarvitseeko sitten ottaa myös tilitoimiston palvelut?

Ei tarvitse. Jos yhdistyksellä on osaamista kirjanpitoasioissa ja kirjanpito aikaisemminkin hoidettu omatoimisesti, ei sähköisen taloushallinnon myötä tarvitse ottaa tilitoimistoa.

Mikkelin Yrityspalvelun kautta saa kuukausimaksulla käyttöön ohjelmistopaketin, joka sisältää osiot osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn ja kirjanpidon hoitamiseen, sekä dokumenttiarkiston. Ympäristö laitetaan Mikkelin Yrityspalvelun toimesta käyttövalmiiksi ja sen käyttöön annetaan koulutus. Lisäksi pakettiin voidaan halutessaan paketoida myös neuvontaa kirjanpitoon liittyvissä asioissa.

Jos sähköiseen taloushallintoon siirtymistä on yhdistyksessä harkittu, mutta isojen ohjelmistotalojen kanssa asiointi mietityttää, niin on hyvä tietää että ohjelmistoa ei tarvitse hankkia isosta ohjelmistotalosta. Sen saa hankittua oman kylän tilitoimiston kautta :).

Lue lisää sähköisen taloushallinnon hyödyistä! https://www.mikkelinyrityspalvelu.fi/blogi/kirja/kirjanpitoaineisto-kasaan-hankalasti-vai-helposti