Suosittele meitä

Sähköinen kirjanpito - mitä se oikeastaan on?

11.2.2018
Tiina

Sähköisestä kirjanpidosta puhutaan nykyään paljon, mutta siitä mitä se sähköinen kirjanpito oikeastaan on, tuntuu olevan hyvin monenlaista käsitystä.

Oikeasti aitosähköinen kirjanpito on sitä, että myyntilaskut tuotetaan järjestelmässä, josta ne lähetetään verkkolaskuina ja tieto laskutuksesta siirtyy suoraan kirjanpitoon. Ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuina samaan järjestelmään, ja myös ne siirtyvät kirjanpitoon ilman manuaalisia työvaiheita. Pankin tiliotteet noudetaan pankista suoraan järjestelmään. Kirjanpidosta saa tällöin reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudesta.

Sähköisestä kirjanpidosta kuitenkin puhutaan myös silloin, kun paperinen tositeaineisto skannataan ja se lähetetään sähköisessä muodossa tilitoimistoon vaikkapa sähköpostilla.

Tämä on kuitenkin vain ”puolisähköistä” kirjanpitoa. Kirjanpitäjä tallentaa skannatuista tositteista manuaalisesti tiedot kirjanpito-ohjelmaan ja liittää skannatun tositteen kuvan. Ajallisesti tämä vie saman verran kirjanpitäjän aikaa kuin paperitositteista tallentaminen.

Puolisähköisen kirjanpidon etuna paperikirjanpitoon on tositeaineiston säilytyksen helppous. Ei ole enää mappia ensin tilitoimiston hyllyssä ja myöhemmin yrittäjän omassa arkistossa, vaan tositeaineisto saadaan näppärästi arkistoitua vaikkapa cd-levylle. Myös tositteen löytäminen jälkeenpäin (esim. ostokuitti takuuta varten) on helpompaa sähköisestä arkistosta.

Markkinoilla on pilvin pimein erilaisia sovelluksia ja ohjelmia, joita mainostetaan sähköisinä kirjanpito-ohjelmina. Niitä ne eivät valitettavasti kirjanpidon näkökulmasta ole. Ohjelmat saattavat olla sopivia laskutukseen tai kuittien säilyttämiseen, mutta ei kirjanpidon tekemiseen.

Osakirjanpitona tämmöinen laskutusohjelma toimii mainiosti, jos siitä saa ulos järkevän myyntiraportin varsinaista kirjanpitoa varten. Tällöin kannattaa tarkistaa mitä ohjelmiston toimittaja lupaa aineiston säilyttämisestä; säilyttävätkö laskuja sähköisessä arkistossaan kirjanpitolain vaatiman säilytysajan.

Myyntiraportteihin liittyy kuitenkin muutamia ongelmia ja virheen mahdollisuuksia.

Esimerkiksi erään laskutusohjelman myyntiraporttiin tulostuu iloisesti sekaisin eri verokantojen myynnit. Verottajalle kuitenkin pitää myynnit ilmoittaa verokannoittain, joten myyntiraportista joutuu laskimen ja kynän avulla perkaamaan eri verokantojen myynnit.

Monet ko. ohjelmat antavat myös korjata tehtyä laskua jälkeenpäin. Esimerkiksi marraskuussa on tehty lasku, josta on myyntiraportti jo toimitettu kirjanpitoon. Joulukuussa laskusta reklamoidaan, ja yrittäjä lupaa lähettää korjatun laskun ja käy korjaamassa marraskuussa tehtyä laskua. Jos tästä korjauksesta ei muisteta infota tilitoimistoa, niin silloin marraskuun myynti on väärin. Tai yrittäjä tekee joulukuussa reklamoidun laskun tilalle uuden laskun, ja eikä muista kertoa tilitoimistolle, että marraskuun lasku on mitätöity. Tällöin kyseessä oleva myynti tulee kirjatuksi kahteen kertaan.

Kuten sanottu, edellä mainitun kaltaisia ohjelmia on pilvin pimein, ja kukaan kirjanpitäjä ei siis voi osata käyttää niitä kaikkia, eikä voi tietää ohjelmien vahvuuksista tai heikkouksista.

Ennen kun tällaisen ”sähköisen kirjanpito-ohjelman” käyttöönottoa lähtee harkitsemaan, kannattaa olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään. Jos ohjelma ei ole kirjanpitäjälle tuttu, kannattaa pyytää ohjelman koetunnukset, joilla yhdessä kirjanpitäjän kanssa voi katsella ohjelman ominaisuuksia ja millaisia raportteja se tuottaa.

Vaikka mitään ei suositella tehtävän puolittain, löytyy puolisähköisestä kirjanpidosta kuitenkin pienelle yritykselle ihan järkeviä vaihtoehtoja. Mutta näistä pitää ehdottomasti keskustella tilitoimiston kanssa ja miettiä yhdessä mikä on paras ratkaisu. Pahimmillaan ”sähköisen kirjanpito-ohjelman” omatoiminen käyttöönotto lisää kirjanpidon kustannuksia esimerkiksi siten että ohjelmasta ei saa oikeanlaista myyntiraporttia ja kirjanpitäjän ”käsityö” lisääntyy.

Isommat yritykset ovat asia erikseen; niille puolisähköinen kirjanpito on harvoin järkevä vaihtoehto.

 

Porrassalmenkatu 29, Mikkeli
Mikkelin Yrityspalvelu Oy
Porrassalmenkatu 29
50100
MIKKELI
tiina.sulku@mikkelinyrityspalvelu.fi
www.mikkelinyrityspalvelu.fi

Aukioloajat

Ma:
8:0016:00
Ti:
8:0016:00
Ke:
8:0016:00
To:
8:0016:00
Pe:
8:0016:00
La:
Suljettu
Su:
Suljettu

Kiinnostuitko palveluistamme? Jätä yhteystietosi, otamme yhteyttä!