Suosittele meitä

Sähköinen taloushallinto – vain isoille yrityksille?

19.5.2019
Tiina

Sähköisestä taloushallinnosta usein ajatellaan, että se on vain isojen yritysten juttu.

On tietysti totta, että isossa yrityksessä sähköisen taloushallinnon edut korostuvat. Mutta kyllä hyötyjä saadaan pienemmässäkin mittakaavassa, vaikkapa yhdistystoiminnassa.  Yhdistyksen kun on kuitenkin pakko tehdä tilinpäätös, usein myös veroilmoitus sekä pitää kokouksia. Monenlaista paperinpyöritystä siis riittää.

Otavan Vpk on yhdistys, jossa on neljä aktiivisesti toimivaa osastoa ja noin 60 palokuntahenkistä jäsentä. Palokunnan hälytysosasto hoitaa nimensä mukaisesti hälytystehtäviä, nais- ja veteraaniosastot ovat mukana tukitoimissa ja nuoriso-osastossa kasvatetaan tulevia sammuttajia.

Otavan Vpk:n arkistoon on kertynyt kunnioitettava määrä punaisia mappeja, jotka sisältävät menneiltä vuosilta paitsi paljon mielenkiintoista historiaa, myös mittavat määrät tositeaineistoa. Tätä ihan toimivaa ja hyväksi havaittua toimintatapaa olisi edelleenkin voinut jatkaa, mutta viime keväänä Otavan Vpk:ssa tehtiin fiksu päätös siirtyä sähköiseen taloushallintoon.

Miten se sähköinen taloushallinto yhdistyksessä toimii?

Se toimii ihan samalla tavalla kuin yrityksissäkin.

Otavan Vpk:lle ostolaskut tulevat verkkolaskuina tai skannauspalveluun. Yhdistyksen puheenjohtaja tarkistaa ja hyväksyy laskut omalla käyttäjätunnuksellaan. Hyväksymisen jälkeen rahastonhoitaja hoitaa hyväksyttyjen laskujen maksatuksen ja kirjanpitokäsittelyn.

Myyntilaskuja Otavan Vpk:ssa kirjoitellaan harvakseltaan, koska suurin tulonlähde yhdistykselle on kaupungin avustus. Mutta silloin kun myyntilasku lähtee, se lähtee verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Kun suoritus laskuun sitten aikanaan saapuu, se kirjautuu reskontrasta automaattisesti maksetuksi. Suoritusten valvominen on siten helppoa, ja maksukehotuksetkin saa tarvittaessa tulostettua kätevästi.

Käytössä on luonnollisesti myös konekieliset tiliotteet. Kaikki tositeaineisto, joka ei ole lähtökohtaisesti sähköisenä, skannataan järjestelmään.

Tositeaineiston lisäksi sähköiseen arkistoon skannataan muitakin dokumentteja.

Pöytäkirjat, tilinpäätökset, toiminnantarkastajan kertomukset, talousarviot, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, vakuutuskirjat, kiinteistöveroliput ja kaikki muut hallinnon dokumentit ovat parin klikkauksen takana.

Oikeastaan voisikin ajatella, että juuri yhdistykset ovat niitä, jotka erityisesti hyötyvät taloushallinnon sähköistämisestä paristakin syystä

  • yhdistyksillä on harvoin palkattua henkilökuntaa. Asioita hoitavat yhdistyksen vapaaehtoiset toimihenkilöt, joiden aikaa vie työ, perhe ja ehkä muutkin harrastukset yhdistyksen asioiden lisäksi. Kun kaikki yhdistyksen dokumentit ovat helposti kaikkien niiden saatavilla (käyttäjätunnuksia voi olla vaikka jokaisella hallituksen jäsenellä omansa), ei tarvitse pitää niin paljon kokouksia asioiden läpikäymistä varten
  • yhdistykselle tulevilla laskuilla on pysyvä laskutusosoite. Jos toimihenkilöt vaihtuvat, ei tarvitse siinä yhteydessä käydä läpi laskutusosoitteiden muutosrumbaa, eikä laskuja pääse hukkumaan siirtymävaiheissa.

Jos otetaan käyttöön sähköinen taloushallinto, tarvitseeko sitten ottaa myös tilitoimiston palvelut?

Ei tarvitse. Jos yhdistyksellä on osaamista kirjanpitoasioissa ja kirjanpito aikaisemminkin hoidettu omatoimisesti, ei sähköisen taloushallinnon myötä tarvitse ottaa tilitoimistoa.

Mikkelin Yrityspalvelun kautta saa kuukausimaksulla käyttöön ohjelmistopaketin, joka sisältää osiot osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn ja kirjanpidon hoitamiseen, sekä dokumenttiarkiston. Ympäristö laitetaan Mikkelin Yrityspalvelun toimesta käyttövalmiiksi ja sen käyttöön annetaan koulutus. Lisäksi pakettiin voidaan halutessaan paketoida myös neuvontaa kirjanpitoon liittyvissä asioissa.

Jos sähköiseen taloushallintoon siirtymistä on yhdistyksessä harkittu, mutta isojen ohjelmistotalojen kanssa asiointi mietityttää, niin on hyvä tietää että ohjelmistoa ei tarvitse hankkia isosta ohjelmistotalosta. Sen saa hankittua oman kylän tilitoimiston kautta :).

Lue lisää sähköisen taloushallinnon hyödyistä! https://www.mikkelinyrityspalvelu.fi/blogi/kirja/kirjanpitoaineisto-kasaan-hankalasti-vai-helposti

Porrassalmenkatu 29, Mikkeli
Mikkelin Yrityspalvelu Oy
Porrassalmenkatu 29
50100
MIKKELI
tiina.sulku@mikkelinyrityspalvelu.fi
www.mikkelinyrityspalvelu.fi

Aukioloajat

Ma:
8:0016:00
Ti:
8:0016:00
Ke:
8:0016:00
To:
8:0016:00
Pe:
8:0016:00
La:
Suljettu
Su:
Suljettu

Kiinnostuitko palveluistamme? Jätä yhteystietosi, otamme yhteyttä!