Ajopäiväkirjan avulla pystytään luotettavasti selvittämään mikä osuus ajokilometreistä on yrityksen ajoa ja mikä yksityisajoa.
Jos yrityksellä on pakettiauto ja sen kuluista haluaa täydet alv-vähennykset, saa
autolla ajaa vain yrityksen ajoja. Tämän voi todistaa aukottomalla
ajopäiväkirjalla. Tai vastaavasti, jos autolla ajetaan myös yksityisajoja,
ajopäiväkirjan perusteella tehdään tarpeelliset oikaisut alv-vähennyksiin. Jos
ajopäiväkirjaa ei ole, saattaa verottaja mahdollisen verotarkastuksen
yhteydessä tehdä asiassa omat päätelmänsä, eli arvioida yksityiskäytön määrän.
Ajopäiväkirjan pitäminen siis kannattaa, koska sen perusteella voi osoittaa
todellisen tilanteen ja välttää sen, että osa kilometreistä pannaan arvioimalla
verolle.
Jos tmi-yrittäjä käyttää omaa autoaan yrityksen ajoihin, on näistä kilometreistä
mahdollisuus tehdä veroilmoitukseen lisävähennys. Tämä lisävähennys myöskin
edellyttää, että kilometreistä on pidetty kirjaa. Veroilmoituksella pitää myös ilmoittaa
auton ajokilometrimäärä vuoden alussa ja lopussa.
Myös työsuhdeauton (autoetu) kilometreistä kannattaa ehdottomasti pitää ajopäiväkirjaa.
Autoedun verotusarvoon on mahdollista saada alennusta, jos pystyy osoittamaan, että työajoja on vähintään 30.000 km vuodessa. Tämä osoittaminen tehdään nimenomaan
ajopäiväkirjan avulla.
Vastaavasti verottaja voi vaatia, että autoedun verotusarvoa korotetaan, jos verottajan
mielestä on ilmeistä, että yksityisajoja on enemmän 18.000 km vuodessa. Jos
näin ei kuitenkaan oikeasti ole, tämän vaatimuksen voi kumota esittämällä
ajopäiväkirjan.
Jos palkansaajana ajat omalla autolla satunnaisesti työajoja ja laskutat ne
työnantajalta kilometrikorvauksina matkalaskulla, ei ajopäiväkirjan pitäminen
ole tarpeen, kunhan nämä kilometrit selvitetään matkalaskulla. Jos sen sijaan
ajelet paljon työajoja omalla autolla ja kilometrikorvauksia/matkalaskuja on
paljon, on ajopäiväkirjan pitäminen tällöin suositeltavaa. Edellä mainittu pätee
myös silloin kun olet yrittäjä osakeyhtiössä tai avoimessa/kommandiittiyhtiössä,
ja käytät omaa autoa yrityksen ajoihin ja teet matkalaskuja yritykselle.
Ajopäiväkirjan pitäminen on nykyään erittäin helppoa. On olemassa lukuisia sovelluksia,
sähköisiä ajopäiväkirjoja, jotka toimivat älypuhelimessa. Älypuhelin tallentaa
ajot aina kun sovellus on päällä ja omaa ajopäiväkirjaa voi tarkastella
netissä.
Mikään ei estä käyttämästä myös perinteisiä menetelmiä. Kirjakaupasta voi ostaa
ajopäiväkirjavihkon, taikka ajopäiväkirjaa voi pitää ruutuvihkossa tai
excelissä. Oleellista on, että ajopäiväkirja sisältää seuraavat asiat:
· ajon alkamis- ja päättymisaika
· ajon alkamis- ja päättymispaikka/ajoreitti
· matkamittarin lukema matkan alussa ja lopussa/matkan pituus km
· ajon tarkoitus
Verottaja voi hyväksyä ajokilometreistä myös jonkun muunkin selvityksen, mutta tämä on erittäin tapauskohtaista. Oikein laadittu ajopäiväkirja tuo siis varmuuden siihen, että kaikki ajot käsitellään verotuksessa oikein.