Olen tainnut joskus mainita, että ajanhallintaan liittyvät asiat ovat minun lemppareita. Niin ne ovatkin, heti taloushallinnon asioiden jälkeen, mitä siis tulee työasioihin. Siviilipuolella on sitten toisenlaiset lempparit.
Miksi olen kiinnostunut ajanhallinnan metodeista? Ihan sen vuoksi, että olin itse muutama vuosi sitten kipeästi ajanhallintakonsultin tarpeessa. Päivät olivat sirpaleisia. Tuntui, että mitään ei saa valmiiksi ja keskeytyksiä tulee aivan liian usein.
Koska oma apu on paras apu, päätin ryhtyä itse itselleni ajanhallintakonsultiksi.
Aloitin kirjaamalla ylös ihan kaiken mitä päivien mittaan tein. Käytin tässä kellotaulun tyyppistä piirrosta, johon jokaisen tunnin kohtaan kirjoittelin aikaansaannokseni. Tulokset olivat odotetun lohduttomia: aikaa kului aivan liikaa erinäiseen pikkusälään ja poukkoiluun työstä toiseen. Tartuin siihen työhön, joka oli ekana tuli mieleen tai joka kutsui minua eniten, ilman mitään suunnitelmallisuutta.
Tajusin heti, että töiden aikatauluttaminen ja suunnittelu on nyt se kaiken A ja O. Tajusin myös, jotta pystyisin aikatauluttamaan omia töitäni, minun pitäisi myös vaikuttaa asiakkaiden toimintatapoihin. '
Olin ensin empivällä kannalla. Koska asiakashan on aina oikeassa, niin mitähän siitä seuraa, jos alkaa antaa asiakkaille ”sääntöjä”, liittyen aineistojen toimittamiseen sekä tilitoimistossa asiointiin. Osasin jostain syystä kuitenkin suhtautua asiaan hirtehishuumorilla: sittenhän minulla ei ole enää ongelmia ajanhallinnan kanssa, jos asiakkaat suuttuvat ja lähtevät. No, näin ei käynyt.
Ei se oikeasti ollut kummoinenkaan juttu kertoa asiakkaille, että se nyt vaan on meidän molempien etu, jos tositeaineisto on ajoissa tilitoimistossa, ja että asioinnille pitää varata aika, jos haluaa keskustella kanssani. Itse asiassa, se oli kaikista helpoin asia koko tässä itse itseni ajanhallintakonsultoinnissa.
Maailma on harvoin täydellinen, ja ei se ole tässäkään asiassa. Mutta se auttaa, että suurin osa asioista toimii kuin junan vessa. Muutamat tai satunnaiset poikkeamat eivät sitten aiheuta sekamelskaa. Ja tässä yhteydessä on pakko hehkuttaa sähköisen taloushallinnon puolesta: kun melkein kaikilla asiakkailla on sähköinen taloushallinto käytössä, niin aineistot ovat ajan tasalla ikään kuin itsestään tai ainakin merkittävästi paljon helpommin. Ja mikä parasta, helpottaahan sähköisyys asiakkaankin elämää.
Miten sitten aloin suunnittelemaan työpäiviäni?
Aloitin ihan varovasti niin, että mietin jokaiselle päivälle muutaman työn, jotka pitää saada tehtyä, mitenkään erityisemmin pohtimatta sitä minkä verran mikäkin työ vie aikaa tai että mihin kohtaan päivässä työ kannattaisi sijoitella. Päivän päätteeksi analysoin, että miten kävi.
Nykyään aikataulutan työt niin, että blokkaan ensin kalenterista pois lounasajan ja sovitut menot; kuten palaverit ja hammaslääkärit. Sitten sijoittelen jäljelle jääneisiin tunteihin töitä. Jos joku työ on sellainen, joka on ihan pakko saada tehtyä, niin sijoitan sen ensimmäiseksi aamulle. Sähköpostien käsittelylle varaan aikaa tunnin, ja oikeasti käytän siihen maksimissaan tunnin. Jos en joku päivä saa kaikkia sähköposteja hoidettua tunnissa, niin en ota siitä stressiä. Päivä se on huomennakin, ja todennäköisesti vielä semmoinen päivä, jolloin sähköpostia tulee vähemmän kuin tänään (siitä miten sain sähköpostikaaoksen hallintaan, kirjoittelen ehkä joskus toisen kerran). Jätän myös kalenteriin aina hieman tyhjää ja teen tämän suunnittelun viikoksi kerrallaan.
Pitääkö nämä aikataulut sitten?
Ei tietenkään ihan aina. Ja silloin kun ei pidä, niin syy on lähes poikkeuksetta minun oma, ei siis mikään ulkopuolinen tekijä. Mikä kertoo sen, että olen onnistunut vaikuttamaan asiakkaiden toimintatapoihin, mutta omiin toimintatapoihini vaikuttaminen on vielä niin sanotusti prosessissa.
Varsinkin tilinpäätösaikana, kun töitä on todella paljon, sorrun ylioptimistiin. Vaikka tiedän tasan tarkkaan, että työ vie aikaa sen kaksi ja puoli tuntia, niin varaan sille aikaa vain kaksi tuntia; siinä toivossa, että olisin niin muka tehokkaampi.
Joskus taas kalenteriin merkitty työ ei juuri silloin kutsu minua. Saatan tällöin vaikkapa ajatella, että käyn ihan vain nopeasti vilkaisemassa miltä pörssikurssit näyttävät tänään. Mikä on oikeasti paha virhe. Osakesijoittamisen lumoavaan maailman nimittäin uppoaa helposti pitemmäksikin ajaksi.
Tämä kirjoitus on tarkoitettu rohkaisuksi sinulle, joka painit ajanhallinnan ongelmien kanssa, ja olet sitä mieltä, että ei omiin eikä asiakkaan toimintatapoihin voi vaikuttaa. Kyllä niihin voi. Se ei tapahdu päivässä, kuukaudessa eikä ehkä vuodessakaan. Eikä maailmaa tietenkään saa täydelliseksi. Mutta sellaiseksi sen kyllä saa, että työnteko on paljon mukavampaa 😊
Comments