Kirjanpitoaineiston kasaaminen tilitoimistoa varten ei tunnu olevan kenenkään yrittäjän lempipuuhaa.
Yrittäjä A on lykännyt tätä epämieluisaa tehtävää mahdollisimman pitkälle, mutta tarttuu viimein itseään niskasta kiinni ja toimeen.
Yrittäjä A on tehnyt myyntilaskut omalla koneellaan olevalla edullisella myyntilaskutusohjelmalla ja tulostanut jokaisesta myyntilaskusta kopion tilitoimistoa varten. Myyntilaskut ovatkin siis nätissä pinossa työpöydän kulmalla valmiina. Tai no, eivät ne enää ihan nätissä pinossa ole, koska Yrittäjä A on pöyhinyt pinoa samalla kun on verkkopankissa käydessään tarkistanut ovatko asiakkaat maksaneet laskunsa.
Maksetut ostolaskut Yrittäjä A löytää työpöydän laatikosta. Hieman Yrittäjä A:ta kyllä askarruttaa, ettei pinoon vaan vahingossa olisi joutunut maksamattomia ostolaskuja. Mutta koska Yrittäjä A on kuitenkin kohtuullisen vakuuttunut siitä, että maksamattomat ostolaskut ovat toisessa pinossa, hän laittaa ostolaskut myyntilaskujen päälle tilitoimistoon vietäväksi.
Yrittäjä A:n pöyhiessä työpöytää laskupino putoaa pöydän kulmalta. Yrittäjä A lausuu muutaman painokelvottoman sanan ja keräilee paperit lattialta. Papereiden järjestys menee totaalisesti sekaisin, mutta se ei Yrittäjä A:ta huolestuta. Hän tietää nimittäin, että hänen kirjanpitäjänsä on varsinainen taikuri, joka loihtii alta aikayksikön sekaisen paperikasan siistiksi tarkassa järjestyksessä olevaksi tositeaineistoksi.
Yrittäjä A tulostaa vielä sähköpostistaan sinne tulleen puhelinlaskun. Tässä yhteydessä Yrittäjä A huomaa että puhelinlasku onkin jäänyt maksamatta, koska se unohtunut sähköpostin syövereihin. Yrittäjä A kirjautuu verkkopankkiin maksamaan puhelinlaskun ja tulostaa samalla sinne tulleet ostolaskut. Yrittäjä A tulostaa varmuuden vuoksi muutaman vanhemmankin laskun, koska ei ole ihan varma että mitä kaikkea kirjanpitäjälle tulikaan viime kuussa vietyä.
Kaikki laskut ovat siis nyt kasassa ja Yrittäjä A laittaa ne kirjekuoreen.
Jäljellä on vielä kuittisulkeiset. Yrittäjä A kaivaa työpöydän laatikosta sekä lompakosta kaikki kuitit, ja sulloo ne kirjekuoreen laskujen seuraksi. Jokunen yksityinen kuittikin saattoi sekaan lipsahtaa, mutta Yrittäjä A tietää kokemuksesta, ettei kirjanpitäjä niitä haksahda kuitenkaan yrityksen kuluksi kirjaamaan.
Heti kun Yrittäjä A on saanut kuitit kirjekuoreen, hän muistaa että kuitteihin pitää kirjoitella selvityksiä. Kirjanpitäjä on selittänyt Yrittäjä A:lle miksi esimerkiksi tarjoilukuitteihin pitää kirjoittaa nimiä, ja Yrittäjä A kyllä tämän ymmärtää. Mutta se ei silti estä Yrittäjä A:ta puhisemasta yksinään, että miten sitä nyt kukaan voi muistaa kenen kanssa sitä toista kuukautta sitten on tullut ruokailtua.
Yrittäjä A on jo ovella lähdössä tilitoimistoon, kun hän muistaa vielä että vakuutusyhtiön lasku pitää vielä tulostaa vakuutusyhtiön verkkopalvelusta.
Koska kirjanpitoaineiston kasaamiseen menikin koko iltapäivä, Yrittäjä A joutuu lähtemään illalla liikenteeseen ja viemään kirjekuoren tilitoimiston postilaatikkoon. Oikeastaan se olikin ihan hyvä, sillä Yrittäjä A:n paperit olivat sen verran sekaisin, että olisi ollut noloa antaa ne kirjanpitäjälle käteen. Ja toisaalta aina Yrittäjä A:n käydessä tilitoimistossa, kirjanpitäjä alkaa puhua jostain sähköisestä kirjanpidosta. Sehän se kuulostaa Yrittäjä A:n mielestä varsin vaivalloiselta, ja sitä paitsi tosi kalliilta!
Yrittäjä A tietää, että muutaman päivän kuluttua tilitoimistosta tulee sähköpostia, jossa kerrotaan mm. kuinka paljon arvonlisäveroa pitää maksaa. Viesti tuleekin parin päivän kuluttua, mutta viestin sisältö ei ole sitä mitä Yrittäjä A odotti. Sen sijaan että Yrittäjä A pääsisi maksamaan arvonlisäveronsa pois, viestissä onkin lista puuttuvista tositteista, ja pyyntö toimittaa ne mahdollisimman pian. Yrittäjä A huokaa syvään, etsii puuttuvat tositteet, ja skannaa ne ja lähettää sähköpostilla tilitoimistoon.
Parin päivän päästä tulee sitten odotettu sähköpostiviesti; tieto maksettavasta arvonlisäverosta sekä tuloslaskelma. Yrittäjä A maksaa kirjautuu verkkopankkiin ja maksaa arvonlisäveron. Tuloslaskelmaan Yrittäjä A ei jaksa pahemmin paneutua; siinähän on toissa kuukauden luvut ja paljon asioita on tapahtunut sen jälkeen.
Yrittäjä B:n arjessa sen sijaan kuukauden vaihtuminen ja kirjanpitoaineisto eivät näyttele juuri minkäänlaista roolia.
Yrittäjä B on tehnyt myyntilaskut tilitoimiston ohjelmalla. Laskuja ei tarvitse tämän vuoksi tulostaa erikseen tilitoimistolle. Eikä niitä muuten tarvitse tulostaa asiakkaallekaan, koska laskut lähtevät maailmalle verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Laskujen suorituksetkin kirjatuvat automaattisesti viitteillä ja Yrittäjä B näkee yhdellä silmäyksellä laskutusohjelmastaan ketkä ovat laskunsa maksaneet.
Yrittäjän B:n sähköpostiin tulee aika ajoin viestejä, että ostolaskuja pitäisi käydä hyväksymässä. Yrittäjä B:n ostolaskut nimittäin tulevat verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta. Yrittäjä B on ottanut tavakseen noin kerran viikossa tarkistaa ja hyväksyä tulleet ostolaskut. Tässä samassa yhteydessä Yrittäjä B tekee maksettavista laskuista maksuaineistot viikoksi eteenpäin pankkiin valmiiksi, ihan vain muutamalla napin painalluksella, ilman että tarvitsee tallentaa ainokaistakaan viite- tai tilinumeroa.
Yrittäjä B joutuu myöskin Yrittäjä A:n tavoin käymään läpi kuittisulkeiset. Omat sulkeisensa yrittäjä B tekee kerran viikossa, samalla kertaa kun hoitaa viikon ostolaskut. Yrittäjä B kaivaa kuitit lompakostaan ja avaa puhelimestaan kuittisovelluksen. Yrittäjä B kuvaa kuittisovellukseen jokaisen kuitin ja sovellukseen saa kätevästi kirjoiteltua kuiteille selvitykset. Yrittäjä B tietää myös, että kirjanpitäjää kiinnostaa esimerkiksi se miksi ja kenen kanssa Yrittäjä B on ruokaillut. Kun yrittäjä B saa kaikki kuitit kuvatuksi, hän rutistaa kuitit palloksi ja nakkaa pallon roskikseen. Yrittäjä B tietää että kirjanpitäjä näkee kuitit omilla tunnuksillaan.
Yrittäjä B:n ei tarvitse odotella kirjanpitäjältä sähköpostia maksettavan arvonlisäverosta. Yrittäjä B:n maksettavan arvonlisäveron määrä ilmestyy kirjanpitäjän toimesta maksettavien laskujen joukkoon.
Yrittäjä B:n ei tarvitse tuloslaskelman osalta tyytyä toissa kuukauden lukuihin. Hän voi katsella omaa reaaliaikaista tuloslaskelmaansa koska tahansa.
No, Yrittäjä A ja Yrittäjä B ovat kärjistettyjä esimerkkejä. Kyllä paperisen kirjanpitoaineiston saa järjestelmällisyyttä noudattaen kasaan kohtuullisella vaivannäöllä ja sähköisen kirjanpitoaineiston kanssa on myös mahdollista sählätä.
On kuitenkin fakta, että sähköiseen taloushallintoon siirtyminen säästää yrittäjän aikaa. Jos aikaa säästyy vaikkapa kolme tuntia kuukaudessa, niin ajan säästölle voi laskea hinnan oman tuntiveloituksen mukaan. Jos säästyneet tunnit saa tehtyä omaa työtä omalla tuntiveloituksella, niin muutaman kympin ohjelmistomaksu alkaa kuulostaa pieneltä. Tai jos on käynyt mielessä, että olisipa kiva jos olisi aikaa postailla viikoittain jotain kivaa yrityksen facebook-sivulle tai kirjoittaa blogia, niin tässähän sitä aikaa olisi. Tai harvoin sitä vapaa-aikaakaan yrittäjällä on yhtään liikaa.
Sähköisten palveluiden käyttöönoton teemme asiakkaalle Avaimet käteen – periaatteella. Hoidamme kaiken valmiiksi ja koulutamme asiakkaan käyttämään ohjelmaa.
Lähes kaikki asiakkaamme ovat seuranneet Yrittäjä B:n esimerkkiä ja siirtyneet sähköiseen taloushallintoon. Ja mikä parasta, kukaan heistä ei mistään hinnasta haluaisi palata takaisin papereiden maailmaan!