top of page

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen


Tähän aikaan vuodesta yrittäjät, joiden kirjanpito hoidetaan perinteisesti paperilla, kuskailevat edellisen vuoden kirjanpitoaineistoja tilitoimistosta kotiin omaan arkistoon; autotalliin, varastoon, vaatehuoneen perälle tai muihin vastaaviin paikkoihin. Kun mappirivistöä autotallissa tai vaatehuoneessa tutkailee, niin väistämättä tulee mieleen, että missä vaiheessa niistä voisi alkaa hankkiutua eroon.


Sähköisesti taloushallintonsa hoitavat yritykset ovat tässä suhteessa onnellisemmassa asemassa: kirjanpitoaineisto pitää toki säilyttää lakisääteisen ajan, mutta se täytä autotallia tai vaatehuonetta.



Miten kauan kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää?


Pääsäännöt ovat 6 vuotta ja 10 vuotta, sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositeaineisto säilytetään 6 vuotta ja kirjanpitokirjat tms. säilytetään 10 vuotta. Näihin pääsääntöihin on lisäksi muutama poikkeus; liittyen kiinteistöinvestointeihin, sekä hankkeisiin ja avustuksiin. Ennen kuin mappeja vuosiluvun perusteella alkaa heitellä nuotioon, kannattaa siis tarkistaa, että mitä kyseinen mappi tarkkaan ottaen sisältää. Jos samassa mapissa on tositteiden lisäksi myös kirjanpitokirjoja, niin koko mappia ei voi nakata nuotioon kun 6 vuotta tilikauden päättymisestä on kulunut.


Kuka on vastuussa kirjanpitoaineiston säilyttämisestä?


Kirjanpitoaineiston säilytyksestä vastaa aina kirjanpitovelvollinen itse. Säilytyksen voi toki rahallista korvausta vastaan ulkoistaa esimerkiksi tilitoimistolle tai ohjelmistotoimittajalle.


Jos tilitoimisto säilyttää asiakkaiden edellisten vuosien kirjanpitoaineistoja, se luonnollisesti veloittaa tästä. Varastotilan vuokraaminen mappien säilytystä varten ei ole ilmaista, kuin myöskään ilmaista ei ole pilvessä oleva säilytystila. Jälkimmäisessä maksetaan siitä, että joku huolehtii, että aineisto säilytetään tietoturvallisesti ja varmuuskopioidusti esimerkiksi useammalla palvelimella.


Kun toimeksiantosopimus asiakkaan kanssa päättyy tai yritys lopettaa toimintansa, aineisto luovutetaan tässä yhteydessä asiakkaalle, olipa aineisto sitten paperista tai sähköistä. Mutta mitä tapahtuu kirjanpitoaineistolle, jos asiakas katoaa eikä koskaan saavu hakemaan mappeja/muistitikkua tai ei lataa aineistoa sähköpostilla lähetetystä linkistä?


Kyllä, tätäkin joskus sattuu. Yleensä nämä katoamistemput liittyvät tilanteeseen, että yrityksellä on alkanut mennä huonosti. Kirjanpitolaskut ja muitakin laskuja on maksamatta, ja tilitoimisto on purkanut toimeksiantosopimuksen. Asiakkaan kirjanpitoaineisto on tilitoimistossa, joko mapeissa ja sähköisenä, ja asiakas ei kehotuksista huolimatta nouda aineistoaan. Saako tilitoimisto tässä tilanteessa heittää aineiston silppuriin tai painaa Delete- nappia? Vai onko tilitoimiston omalla kustannuksellaan säilytettävä kadonneen asiakkaan kirjanpitoaineisto lakisääteisen ajan?


Tilitoimisto on puun ja kuoren välissä. Tietosuoja-asetus kieltää aineisto säilyttämisen, koska asiakassuhde ei ole voimassa. Kirjanpitolaki taas kieltää aineiston hävittämisen.


Asiaa tiedusteltiin Kirjanpitolautakunnalta lokakuussa 2023, ja KiLa lausui näin:

”Kirjanpitolautakunnalla ei ole toimivaltuuksia ottaa kantaa kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevien laiminlyöntien mahdollisiin rikosoikeudellisiin seuraamuksiin eikä myöskään tietosuojasäännöstön vaatimuksiin. Ottaen huomioon kirjanpitoaineistolle säädetyn säilyttämisvelvollisuuden tavoite – mahdollisuus toiminnan lainmukaisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden jälkikäteisarvioinnille - kirjanpitolautakunta toteaa näkemyksenään, että hyvän kirjanpitotavan vastaista ei ole säilyttää kirjanpitoaineisto palveluntarjoajan huomassa lain edellyttämän määräajan - asianmukaisesti ja huolellisesti siten, että aineistoon on pääsy ainoastaan siihen oikeutetuilla”


Jos tuon suomeksi kääntää, niin tarkoittaa sitä, että tilitoimiston säilytettävä kadonneen asiakkaan aineisto, mutta pitää myös varmistaa, että aineisto on mahdollisimman harvan nähtävillä.


Mistäkö tämä aihe tuli mieleen?


No, ihan siitä, että tänä keväänä kevätsiivouksen yhteydessä heitin silppuriin pari kappaletta vuosia sitten kadonneen asiakkaan kirjanpitoaineistoa 😊Ja ne oli muuten viimeiset, jippii 😊

 

Commentaires


bottom of page