Meitä kirjanpitäjiä vaivaa sellainen ammattitauti, että olemme joskus suorastaan neuroottisen kiinnostuneita kuiteista :)
Erityisen kiinnostavia meidän mielestämme ovat sellaiset kuitit, joita ei ole :). Asiakkaan tililtä on veloitettu pankkikorttiosto, mutta kuittia ei ole kirjanpitoaineiston mukana.
Yksittäinen, silloin tällöin puuttuva kuitti ei ole ongelma. Kaikiltahan meistä joskus kuitti häviää tai polttoaineautomaatti heittäytyy hankalaksi ja eikä suostu tulostamaan kuittia.
Yksittäisen puuttuvan kuitin voi korvata kirjoittamalla selvityksen ostosta: ostopäivämäärä, summa ja mistä yrityksen kulusta on kysymys.
Kirjanpito ei ole luotettavaa, jos kirjaukset tehdään toistuvasti kuittien puuttuessa selvitysten perusteella. Esimerkiksi kirjakaupasta voi ostaa lukiolaiselle oppikirjoja, lapselle askartelutarvikkeita, itselle romaanin tai yritykselle toimistotarvikkeita. Jos kuittia ei ole, osto voi olla mitä tahansa noista ja ainoastaan viimeisenä mainittu on yritykselle vähennyskelpoinen kulu.
Jos kuitteja puuttuu toistuvasti, joudumme käymään asiasta vääntöä asiakkaan kanssa.
Syy vääntöön on että haluamme asiakkaamme parasta. Jos yritykselle tehdään verotarkastus ja havaitaan että käytössä on osittain ”kuititon kirjanpito”, aiheutuu tästä asiakkaalle ikäviä seuraamuksia.
Toinen syy vääntöön on puhtaasti itsekäs; haluamme turvata oman selustamme. Tiedämme kuitenkin millaista kirjanpitoaineiston pitää olla, ja ammattilaisena meidän kuuluu ohjeistaa asiakasta ja vaatia korjaamaan puutteet aineistossa.
Miten kuittihässäkän sitten selättää mahdollisimman pienellä stressillä?
Jos käytössä on perinteinen paperikirjanpito, kannattaa yrityksen kuiteille ja laskuille varata joku oma paikka; mappi, laatikko tai kirjekuori. Sitten vaan ottaa tavaksi päivittäin tai ainakin viikoittain ottaa lompakosta kuitit, kirjoitella niihin tarvittavat selvitykset ja laittaa kuitti niille varattuun paikkaan odottamaan viemistä tilitoimistoon.
Näin toimien kuitti ei mene vahingossa roskiin, koira ei ehdi syödä sitä, lapsi ei tee siitä paperilennokkia tai sitä ei käytetä takan sytykkeenä (kyllä, olemme kuulleet kaikki nuo ja monta muutakin selitystä) :)
Jos paperikuittien säilöminen tuntuu hankalalta, kannattaa ottaa käyttöön Etasku.
Etasku on kännykkäsovellus, jonka saa käyttöön muutamalla eurolla kuussa. Kuitit valokuvataan Etaskuun ja sinne voi kirjoitella tarvittavat selvitykset. Kuitin voi kuvauksen jälkeen ihan näin kirjanpitäjänkin luvalla hävittää :). Kirjanpitäjä näkee kuitit omilla tunnuksillaan Etaskusta ja saa tiedot kirjanpitoon.