Joskus yrittäjälle välähtää kiireiden keskellä mieleen, että arvonlisäveron maksupäivä on jo ylihuomenna ja kirjanpitoaineisto levällään siellä ja täällä ja tuolla, eikä suinkaan tilitoimistossa, jossa sen jo kuuluisi olla. Mitä neuvoksi ja mitä seuraamuksia on odotettavissa?
Jos välit kirjanpitäjään ovat kunnossa, niin ei mitään hätää! Aineisto kasaan ja kiikutus pikimmiten tilitoimistoon.
Me tilitoimistossa teemme asiakkaiden aineistot siinä järjestyksessä kuin ne meille saapuvat. Matti Myöhäisellä saattaa käydä tuuri; kaikki muut ovat aineiston ajoissa tuoneet ja pystymme hyvin hoitamaan Matti Myöhäisen aineiston niin, että veroilmoitus arvonlisäverosta saadaan tehtyä ajoissa.
Jos tilanne ei ole näin onnekas, eli aiemmin tuotuja aineistoja on vielä jonossa, käy luultavasti niin että Matti Myöhäisen veroilmoitus myöhästyy. Yritämme toki parhaamme mukaan venyä ettei näin kävisi. Mutta vuorokaudessa on kuitenkin vain 24 tuntia, ja siitäkin joku osa pitäisi käyttää muuhun kuin työntekoon, ainakin jos hyvinvointiasiantuntijoita on uskominen.
Jos veroilmoitus arvonlisäverosta annetaan myöhässä, verottaja sakottaa viivästyksestä 3 euroa/pv ensimmäiseltä 45 päivältä. Eli pieni myöhästys ei paniikkiin anna aihetta, mutta turhaa ja täysin vältettävissä olevaa kuluhan tuo kuitenkin on. Myös myöhässä olevalle maksulle on maksettava viivästyskorkoa, joka on tänä vuonna 7%.
Toinen ja huomattavasti pidempi tarina olisi se, mitä vaikutuksia yrityksen toimintaan on sillä, että tieto yrityksen taloustilanteesta saadaan pari kuukautta jälkikäteen.
Onko tilitoimistolla sitten velvollisuus kysellä puuttuvan aineiston perään?
Toimeksiantosopimuksessa on määritelty mihin mennessä asiakkaan pitäisi toimittaa kirjanpitoaineisto tilitoimistoon.
Jos kysymyksessä on asiakas, jonka aineiston saamme aina ajoissa ja nyt huomaamme että aineistoa ei tässä kuussa olekaan tuotu, otamme yhteyttä asiakkaaseen. Pikkuisen huolestuneena, ettei vain olisi sattunut jotain vakavampaa.
Oma lukunsa ovat asiakkaat, joiden aineisto on aina myöhässä. Heidän kohdallaan uskomme että niin on tälläkin kerralla ja pyrimme ottamaan tämän huomioon aikataulutuksessamme.
Tuoreita yrittäjiä muistuttelemme aluksi, kunnes he pääsevät rytmiin kiinni.
Lopuksi vielä vinkki siihen, miten edellä kuvattua tilannetta ei pääse sattumaan.
Sähköistä taloushallintoa käyttävien yrittäjien ei tarvitse stressata että ehtiikö kasata ja kiikuttaa aineistoa tilitoimistoon. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa sen että kuukausikirjanpito ja maksettavan arvonlisäveron määrä on selvillä hyvissä ajoin ennen eräpäivää :) Ja ennen kaikkea, yrityksen taloustilanne on nähtävissä lähes reaaliaikaisena.