Kaiken kattavat tilitoimiston palvelut Mikkelistä

Verohallinnolta on postitettu huomattava määrä verotuspäätöksiä virheellisin tiedoin. Osa päätöksen tiedoista on omia verotietoja, mutta samassa päätöksessä on myös ihan puuta heinää olevaa tietoa. Tai sitten verottaja on jotenkin onnistunut paljastamaan kaikki mahdolliset kaksoiselämät; puoliso onkin myös jonkun toisen puoliso tai lapsia on verotuspäätöksellä useampi kappale kuin kotoa löytyy. Osakkaiden omistukset ja lainojen tiedot ovat yhtä iloisesti sekaisin. Tai mistä sitä tietää, jos vaikka tilapäisenä muistinmenetyksen hetkenä onkin tullut käytyä pankissa tai hankittu osakesalkku.

Toivon todellakin hartaasti, että kysymyksessä on todella ”vain” tulostustekninen ongelma, ja että tiedot järjestelmässä ovat kuitenkin oikein. Iso moka on joka tapauksessa tapahtunut, ihan jo GDPR- näkökulmasta.

Verottajan järjestelmät eivät ole mitenkään vakuuttaneet toiminnallaan. Se on tässä viime vuosina tullut todettua.

OmaVero oli susi jo ennen syntymäänsä. Ongelmat OmaVerossa vain kasvoivat sen myötä mitä enemmän sinne tuupattiin tietoa. Verojen kuittauslogiikkaa ei ymmärrä kukaan. On todella vaikeaa yrittää neuvoa asiakasta milloin vero OmaVeroon kannattaa maksaa, jotta ei aiheutuisi lumipalloilmiötä, jonka seurauksena kuitataan vaikka kaikki seuraavan vuoden erääntymättömät ennakkoverot.

Paperiakaan verottajalla ei ole erityisemmin säästelty. Verotuspäätöksiä on tullut moneen kertaan, mikä on aiheuttanut hämminkiä asiakkaissa. Aiheettomia selvityspyyntöjä on tullut poikkeuksellisen paljon. Asiakkaat ovat
hämmentyneitä ja jokaiseen selvityspyyntöön kuitenkin reagoitava. Verottajan puolelta ei kuitenkaan anneta löysää yhtään; jos asiaa ei hoideta ajoissa, niin sanktioautomaatti alkaa laulamaan.

Digitalisaatio on minusta hieno asia. Monta asiaa hoituu kätevämmin kuin ennen vanhaan. Robotiikka ei myöskään minua pelota; en oikeastaan malttaisi odottaa sitä päivää, jolloin robotti alkaisi hoitaa nämä minunkin työni :).

Julkishallinnon digitalisaatiossa mentiin kuitenkin perä edellä puuhun. Viimeisin osoitus tästä on tänä vuonna käyttöön otettu Tulorekisteri.

Olisiko mitenkään ollut mahdollista, että järjestelmiä olisi otettu käyttöön vähitellen ja ehkä testattu paremmin ennen käyttöönottoa? Nytkin tulorekisteriä on testattu oikeilla käyttäjillä, yritysten kustannuksella, koko alkuvuosi.

Suuret tsempit kuitenkin verohallinnon työntekijöille!

Odottaako yrittäjä innolla lomaa, vai onko loma yrittäjälle vain yksi suuri stressin aihe?

Ennen lomaa stressitaso on mahdollista saada tappiin hyvinkin helposti. Yrityksen kun on kuitenkin toimittava vaikka yrittäjä lomailee. Töitä pitää urakoida ennen lomaa koska deadlinet eivät tunne lomaa ja monta asiaa pitää miettiä/delegoida, jotta hommat rullaa vaikka itse onkin kuviosta ulkona.

Kun viimeiset viikot tai päivät ennen lomaa on paljon töitä ja monta asiaa mielessä, ehtiikö pää ollenkaan mukaan lomafiilikseen? Varsinkin kun yrittäjällä lomat eivät yleensä ole neljä viikkoa putkeen, vaan lyhempiä pätkiä kerrallaan. Olisi sääli, jos viikon lomasta viisi ensimmäistä päivä kuluu enemmän tai vähemmän työasioiden parissa, ja kuudentena päivänä kun vihdoin pääsee lomafiilikseen, niin viimeisenä päivänä sitten voikin alkaa surra sitä että huomenna tämä jo loppuu.

Itse olen onneksi oppinut ottamaan kaiken irti lyhyestäkin lomasta ja heti loman ensimmäisestä päivästä alkaen. Tässäpä jakoon muutama itselle hyväksi havaittu ja koettu vinkki

• Se pakollisten ennen lomaa hoidettavien töiden lista on aina pitkä kuin nälkävuosi. Mikään ei ole kuitenkaan raivostuttavampaa kuin se, että viimeisenä työpäivänä raksuttaa takaraivossa että tuo, tuo ja tuo pitää vielä ehtiä hoitaa. Tai se että ensimmäisenä lomapäivänä pitää vielä hoitaa viimeisiä työasioita tai vähintään miettiä, että tuliko kaikki varmasti hoidettua. Tämän vuoksi pusken apinan raivolla tarvittaessa vaikka pari yövuoroa hyvissä ajoin ennen loman alkua. Tällöin voin viimeisenä työpäivänä ottaa varaslähdön lomalle; hoidella ihan rauhassa muutamat viimeiset työt ja siirtää ajatukset pikkuhiljaa lomamoodiin

• Heti samana päivänä kun loma alkaa, kannattaa lähteä mökille tai reissuun. Työasiat katoavat mielestä helpommin kun ympäristö vaihtuu ja/tai aivot joutuvat askartelemaan toisenlaisten asioiden parissa. Eikä niiden toisenlaisten asioiden tarvitse olla sen kummempia kuin että miten kaasuliedellä keitettiinkään se pannukahvi, tai että miten lontoon kielellä tilattiin valkoviiniä

• On kuulemma tyhmää ottaa työkalut (tietokone ja salasanat) lomalle mukaan. Mutta otan siitä huolimatta. Juttu on vaan silleen, että pystyn lomailemaan rennommin, jos työkalut on varmuuden vuoksi messissä. Siten tiedän että voin tarvittaessa alkaa hoitaa asioita, jos tilanne jostain syystä niin vaatii

• Lomalla en lue sähköpostia. Lomaviesti sähköpostissa kertoo milloin olen tavattavissa ja miten kiireellisten asioiden kanssa pitää toimia.

No, eihän kaikki ihan noin yksinkertaista aina ole.  Selkeätä rajaa lomalle ja työlle ei, ainakaan yrittäjän elämässä, ole. Puhelin soi ja voi joutua hoitamaan jotain kiireellistä. Oleellista on, että pystyy lennossa vaihtamaan moodista toiseen. Silloin saa lyhyestäkin lomasta kaiken irti! Leppoisaa lomaa kaikille!

Sähköisestä taloushallinnosta usein ajatellaan, että se on vain isojen yritysten juttu.

On tietysti totta, että isossa yrityksessä sähköisen taloushallinnon edut korostuvat. Mutta kyllä hyötyjä saadaan pienemmässäkin mittakaavassa, vaikkapa yhdistystoiminnassa.  Yhdistyksen kun on kuitenkin pakko tehdä tilinpäätös, usein myös veroilmoitus sekä pitää kokouksia. Monenlaista paperinpyöritystä siis riittää.

Otavan Vpk on yhdistys, jossa on neljä aktiivisesti toimivaa osastoa ja noin 60 palokuntahenkistä jäsentä. Palokunnan hälytysosasto hoitaa nimensä mukaisesti hälytystehtäviä, nais- ja veteraaniosastot ovat mukana tukitoimissa ja nuoriso-osastossa kasvatetaan tulevia sammuttajia.

Otavan Vpk:n arkistoon on kertynyt kunnioitettava määrä punaisia mappeja, jotka sisältävät menneiltä vuosilta paitsi paljon mielenkiintoista historiaa, myös mittavat määrät tositeaineistoa. Tätä ihan toimivaa ja hyväksi havaittua toimintatapaa olisi edelleenkin voinut jatkaa, mutta viime keväänä Otavan Vpk:ssa tehtiin fiksu päätös siirtyä sähköiseen taloushallintoon.

Miten se sähköinen taloushallinto yhdistyksessä toimii?

Se toimii ihan samalla tavalla kuin yrityksissäkin.

Otavan Vpk:lle ostolaskut tulevat verkkolaskuina tai skannauspalveluun. Yhdistyksen puheenjohtaja tarkistaa ja hyväksyy laskut omalla käyttäjätunnuksellaan. Hyväksymisen jälkeen rahastonhoitaja hoitaa hyväksyttyjen laskujen maksatuksen ja kirjanpitokäsittelyn.

Myyntilaskuja Otavan Vpk:ssa kirjoitellaan harvakseltaan, koska suurin tulonlähde yhdistykselle on kaupungin avustus. Mutta silloin kun myyntilasku lähtee, se lähtee verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Kun suoritus laskuun sitten aikanaan saapuu, se kirjautuu reskontrasta automaattisesti maksetuksi. Suoritusten valvominen on siten helppoa, ja maksukehotuksetkin saa tarvittaessa tulostettua kätevästi.

Käytössä on luonnollisesti myös konekieliset tiliotteet. Kaikki tositeaineisto, joka ei ole lähtökohtaisesti sähköisenä, skannataan järjestelmään.

Tositeaineiston lisäksi sähköiseen arkistoon skannataan muitakin dokumentteja.

Pöytäkirjat, tilinpäätökset, toiminnantarkastajan kertomukset, talousarviot, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, vakuutuskirjat, kiinteistöveroliput ja kaikki muut hallinnon dokumentit ovat parin klikkauksen takana.

Oikeastaan voisikin ajatella, että juuri yhdistykset ovat niitä, jotka erityisesti hyötyvät taloushallinnon sähköistämisestä paristakin syystä

• yhdistyksillä on harvoin palkattua henkilökuntaa. Asioita hoitavat yhdistyksen vapaaehtoiset toimihenkilöt, joiden aikaa vie työ, perhe ja ehkä muutkin harrastukset yhdistyksen asioiden lisäksi. Kun kaikki yhdistyksen dokumentit ovat helposti kaikkien niiden saatavilla (käyttäjätunnuksia voi olla vaikka jokaisella hallituksen jäsenellä omansa), ei tarvitse pitää niin paljon kokouksia asioiden läpikäymistä varten

• yhdistykselle tulevilla laskuilla on pysyvä laskutusosoite. Jos toimihenkilöt vaihtuvat, ei tarvitse siinä yhteydessä käydä läpi laskutusosoitteiden muutosrumbaa, eikä laskuja pääse hukkumaan siirtymävaiheissa.

Jos otetaan käyttöön sähköinen taloushallinto, tarvitseeko sitten ottaa myös tilitoimiston palvelut?

Ei tarvitse. Jos yhdistyksellä on osaamista kirjanpitoasioissa ja kirjanpito aikaisemminkin hoidettu omatoimisesti, ei sähköisen taloushallinnon myötä tarvitse ottaa tilitoimistoa.

Mikkelin Yrityspalvelun kautta saa kuukausimaksulla käyttöön ohjelmistopaketin, joka sisältää osiot osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn ja kirjanpidon hoitamiseen, sekä dokumenttiarkiston. Ympäristö laitetaan Mikkelin Yrityspalvelun toimesta käyttövalmiiksi ja sen käyttöön annetaan koulutus. Lisäksi pakettiin voidaan halutessaan paketoida myös neuvontaa kirjanpitoon liittyvissä asioissa.

Jos sähköiseen taloushallintoon siirtymistä on yhdistyksessä harkittu, mutta isojen ohjelmistotalojen kanssa asiointi mietityttää, niin on hyvä tietää että ohjelmistoa ei tarvitse hankkia isosta ohjelmistotalosta. Sen saa hankittua oman kylän tilitoimiston kautta :).

Lue lisää sähköisen taloushallinnon hyödyistä! https://www.mikkelinyrityspalvelu.fi/blogi/kirja/kirjanpitoaineisto-kasaan-hankalasti-vai-helposti