Edustuskulut
Edustuskuluiksi luetaan ne kulut, joita yritykselle aiheutuu asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden syöttämisestä ja juottamisesta tai viihdyttämisestä. Edustamisen tarkoituksena on siis edistää liikekumppanuutta ja liikesuhteita.
Edustusmenoista saa vähentää verotuksessa 50 prosenttia, mutta arvonlisäveron vähennysoikeutta edustuskuluilla ei ole.
Yritysvierailut, jotka on järjestetty yksittäiselle asiakkaalle ja sisältävät tarjoilua, kuuluvat myös edustusmenoihin.
Sen sijaan isoille ryhmille, esimerkiksi koululaisille järjestetty vierailu, jonka tarkoituksena on luoda positiivista suhtautumista yritykseen, eivät ole edustusmenoa vaikka ne sisältäisivätkin kahvi- tms. virvoketarjoilua.
Edustusmatkat
Asiakkaille, tavarantoimittajille tai muille liiketuttaville järjestetyt virkistysluonteiset matkat ovat edustusmatkoja.
Jos matkan pääasiallinen tarkoitus on edustaminen, käsitellään matkasta aiheutuneet kulut edustusmenoina. Niitä ovat tällöin myös näiden matkojen isännyydestä aiheutuneet menot, kuten esimerkiksi yrityksen omien työntekijöiden matkakulut.
Edustusmenoja ovat myös matkakulut esimerkiksi asiakasliikkeen juhlatilaisuuteen.
Yhtiön tilintarkastajalle, hallintoelinten jäsenille tai muille luottamusmiehille järjestetyt matkat eivät ole edustusmatkoja. Jos näiden henkilöryhmien matkaa ei voida pitää liiketoiminnan tai hallinnon ja tilintarkastuksen kannalta tarpeellisena, siitä aiheutuneet kustannukset eivät ole vähennyskelpoisia myöskään muina menoina.
Koska edustusmenojen tulee liittyä tulon hankkimiseen, ei edustusmenoina voida myöskään vähentää yrittäjän tai osakkaan tai perheenjäsenen yksityismatkoista aiheutuneita menoja.
Neuvottelukulut
Neuvottelukuluiksi luetaan yrityksen sisäiset, omalle henkilökunnalle tarkoitetuista palavereista aiheutuneet kulut.
Myös viranomaisten, tilintarkastajien tai muiden asiantuntijoiden kanssa pidetyt palaverit ovat neuvottelukuluja.
Myös asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut pienet tarjoilut (esim kahvila, lounas) lasketaan neuvottelumenoiksi, kunhan dokumentaatiossa on eroteltu se, millaisesta tilaisuudesta on kyse, kenen kanssa se on pidetty ja minkä takia.
Verohallinnon ohjeen mukaan asiakasneuvottelujen yhteydessä neuvottelumenoihin voidaan lukea vain tavanomaisesta tarjoilusta johtuneet kohtuulliset menot. Ilman huolellista selvitystä neuvottelukulut tulkitaan helposti edustuskuluiksi.
Neuvottelukulut ovat verotuksessa kokonaan vähennyskelpoisia. Myös alkoholin tarjoaminen esimerkiksi firman pikkujouluissa omalle henkilökunnalle on verotuksessa kokonaan vähennyskelpoinen.
Markkinointikulut
Välillä rajanveto markkinointikulujen ja edustuskulujen välille on vaikea tehdä.
Jos yritys ostaa esimerkiksi muutamalle tärkeimmälle yhteistyökumppanille tai asiakkaalle yksilöidyn lahjan, se katsotaan edustuslahjaksi.
Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu aina edustamiseen liittyviksi.
Jos kyseessä taas on edullinen tai yleisesti jaettava lahja, pidetään sitä täysimääräisiin vähennyksiin oikeuttavana mainoslahjana.
Markkinointitilaisuudet ovat yleensä avoimia tilaisuuksia, eikä niihin ole rajattu ennalta osallistujajoukkoa.
Jos tilaisuudessa tarjoillaan myös alkoholia, verottaja tulkitsee hyvin suurella todennäköisyydellä, että kyseessä on edustustilaisuus, ja näin ollen täydet vähennykset jäävät saamatta.
Edustustilaisuudet ovat yleensä firman puolesta etukäteen rajattuja ja tilaisuuteen on kutsuttu tietyt henkilöt. Edustustilaisuudet ovat yleensä ohjelmaltaan vapaamuotoisia, mutta niihinkin voi sisältyä esimerkiksi uutuustuotteiden esittelyä.
Rajanvetäjänä markkinointitilaisuuden ja edustustilaisuuden välillä toimii siis se, onko tilaisuus osallistujien osalta avoin vai rajattu.
Kirjoittaja: Paula